Meillä kaikilla on ollut noita päiviä.
Päivät, jolloin pääset toimistolle kello 9.00, perustuvat tuottavuuteen. Sinulla on ilmatiivis suunnitelma suorittaa kaikki tehtäväluettelosi tiedot.
Seuraava asia, jonka tiedät, on klo 18.30, ja olet lyönyt vain yhtä asiaa jatkuvasti kasvavasta luettelostasi. Siinä vaiheessa olet liian väsynyt tekemään mitään muuta, joten vietät kotimatkanne miettimällä, missä kaikki aika meni.
Kun olin kokenut tämän useamman kerran kuin haluaisin myöntää, lopetin lopulta miettiä mitä tapahtui.
Tajusin, että parhaat aikomukset ovat ohi, koska no, kukaan ei ole saari: Meillä kaikilla on kollegoja, jotka kilpailevat huomioomme, sähköposteja, jotka eivät koskaan lakkaa tulemasta, ja kokouksia, jotka imevät koko ajan.
Kulttuurissa, jossa aika on korkeatasoista, arvokkaimpia työntekijöitä ovat ne, jotka eivät vain hallitse omaa aikansa, vaan myös hoitavat muiden ihmisten aikaa tehokkaasti - antavat käytännössä itselleen enemmän kiinteistöjä päivässä saadakseen omat tapansa tehdä.
Joten tapa parantaa aikahallintaa on ratkaista ongelma toisille. Tarkoituksena on auttaa ihmisiä auttamaan sinua.
Hajottaaksesi sen toimintakykyisellä tavalla, olen luonut kolme suurta ämpäri ihmisiä, joiden kanssa olet tekemisissä säännöllisesti: uuden vuokralaisen, joukkuetoverisi ja pomosi.
1. Uusi vuokra: Auta heitä priorisoimaan
Uuteen yritykseen liittyminen on samalla innostavaa ja uuvuttavaa. Useimmat ihmiset haluavat tehdä suuren vaikutuksen varhaisessa vaiheessa todistaakseen, että yritys teki oikean valinnan palkkaamalla heidät.
Mutta kokemukseni mukaan - sekä blokin uutena lapsena että veteraanikauppana - on aivan liian helppoa juuttua tietoihin, nimiin ja järjestelmiin. Jokainen uusi työntekijä ei tarvitse olla enemmän tietoa, vaan tapa priorisoida se. Tällä tavoin he voivat ottaa vastaan työn tärkeimmät näkökohdat ja alkaa luonnehtia ymmärtämällä, että kaikki muu tulee ajan myötä.
Se voi kuulostaa aikaa vievältä, mutta se on helpompaa kuin luulet ja se voidaan suorittaa lyhyellä 30 minuutin yhteisharjoituksella.
Kokeile tätä: Kirjoita kaikki tehtävät, joita heidät pyydetään suorittamaan. Ilmoita tehtävien tärkeysaste (korkea, keskitaso, matala), paras henkilö esittämään kysymyksiä (POC) ja kuinka paljon aikansa heidän tulisi käyttää siihen (esim. 10% viikosta).
On tärkeää olla varovainen, että tasot ja aika, jonka asioiden tulisi kestää, voivat muuttua tai muuttua. Ajatuksena on asettaa kaikki tarvitsemansa, mikä antaa sinun joutua pudottamaan kaiken tunnin välein selittämään ja vastaamaan kysymyksiin.
2. Ryhmätoverisi: kommunikoi selkeästi ja johdonmukaisesti
Olipa kyse kokouksiin osallistumisesta ilman tarkoitusta, työn uudelleen tekemiseen huonon viestinnän takia tai tehtävien lyömiseen ilman selkeää suuntaa, tärkeintä on, että aika tuhlataan. Jos haluat tuntea olevansa saavutettu, kun lähdet ovesta joka päivä, sinun on löydettävä tapa vähentää näitä asioita.
Jos haluat hallita työtoveriasi tavalla, joka parantaa ajanhallintaa, sinun on saatava erittäin hyvä kommunikointi.
Yksi idea on lähettää kannen esikatselut. Kun jaat esityksen, sinulla ei ole usein mahdollisuutta käydä tuloksellista keskustelua seuraavista vaiheista tai otteista, koska ihmiset käsittelevät edelleen tietoja. Tästä seuraa useita kokouksia.
Esityksen varhainen lähettäminen lievittää loputonta kokousjonoa ja loputtomia sähköpostiketjuja. Se myös rohkaisi ihmisiä tulemaan kokoukseen valmistautuneina, mikä johti parempaan ja keskittyneempään keskusteluun. Joskus olen jopa huomannut, että voin eliminoida kokouksen kokonaan, jos kaikki ovat linjassa.
3. Johtaja: omista työsi virrat
Mitä vanhempi henkilö tulee, sitä venytemmäksi hän tuntuu. Tosiasiassa, se ei ole tuore työmäärä, joka on ylivoimainen pomollesi - se on sen painon tunne, että olet vastuussa kaikesta. Se, mitä kukaan tässä tilanteessa haluaa, on joku, joka voi auttaa heitä korvaamaan henkisen stressin.
Suorana raporttina on helppo tapa hallita tässä esimerkissä: omista työsi virrat.
Pomosi pitäisi pystyä jakamaan sinulle jotain, eikä hänen tarvitse huolehtia siitä, ennen kuin se on kirjautumis- tai lopullisessa hyväksymisvaiheessa. Jos he voivat antaa sinulle tehtävän ja pitävät sitä käytännössä poistettuna heidän tehtäväluettelostaan, olet tehnyt itsestäsi arvokkaan. Säästät heille aikaa, mutta annat heille myös kaivattua henkistä tilaa ja helpotusta keskittymiseen muualle.
Tämä vaatii luottamusta, joka on avain saada vapautta asettaa oma aikataulu ja rajat. Jos esimiehesi voi luottaa siihen, että saat työtä, he ovat vähemmän huolissaan taktiikasta, kuinka teet työsi: kun tulet sisään, työaikasi jne.
Etkö ole varma kuinka hyvin ajanhallintataitosi pinoavat? Ota tämä tietokilpailu nähdäksesi kuinka paljon sinun on mentävä parantamiseksi. Ja älä unohda kultaisen tunnin hyödyntämisen hyötyä. Juuri tätä aihetta käsittelevä artikkeli selittää, kuinka tiettyjen työesineiden suunnittelu kyseisen ajanjakson ajan tekee sinusta mielenkiintoista tuottavaa.
Jos lähestyt ajanhallintaa näkökulmasta auttaaksesi työtovereitasi tehokkaammin, se säästää paljon enemmän aikaa pitkällä tähtäimellä. Tuntuisitko kokeilemaan näitä? Kerro minulle mielipiteesi Twitterissä.
