Jos olet ammattilainen, joka asuu maapallolla 2014, niin tunnet hyvin sen kauhean nimeltään aikataulutuspostiketjujen erityisen merkin.
Se alkaa: ”Meidän pitäisi täysin kiinni pian!” Siirtyy eteenpäin kohdalla ”Entä kuukauden toinen viikko kaukana?” Ja 19 sähköpostiviestiä myöhemmin, käärivät todellisen päivämäärän ja ajan kalenteriin. Erityisen huonoissa aikataulujen sähköpostiketjuissa mielestäni vietetään enemmän aikaa löytääkseen kiinni kuin todellakin.
Yhden näiden jälkeen olen päättänyt kokeilla jotain uutta. Kun tiedän varmasti seuraavan kokouksen (tai seuraavan kahvin, juomien tai lounaan), aion suunnitella sen henkilökohtaisesti ennen lähtöä. Ryhmä korkeakoulukavereita, jotka kiinni muutaman kuukauden välein? Aikataulu ennen lähtöä pöydästä. Upea yhteyshenkilö mentorin kanssa? Seuraava on kalenterissa, ennen kuin siirrymme tietä.
Toistaiseksi on ollut yötä ja päivää. Olen nähnyt suurimman voiton ryhmissä sekä ammatillisessa että henkilökohtaisessa ympäristössä. Heti kun useampi kuin kaksi kalenteria on pelattu, nopea henkilökohtainen keskustelu on miljoona kertaa helpompaa kuin asynkroninen sähköpostiketju, jossa sinulla on aina virkamiehet, jotka vastaavat niin myöhään, että kaikkien saatavuus on muuttunut ja sinun on aloitettava uudestaan. Ja huomattava bonus on ollut, että kaikki tuntevat olonsa hyväksi juuri yhdessä viettämästä ajasta, joten tahdonvoima tehdä aikatyötä on kaikkien aikojen korkein.
Tarinan opetus? Joskus ohittaa sähköpostin kokonaan ja tehdä hyviä, vanhanaikaisia henkilökohtaisia aikatauluja säästää päivän.
