Me kaikki haluamme olla paras itsemme työssä, mutta monille meistä on yksi asia, jota emme vain voi ravistaa: myöhästyminen.
Greg Savage -käyttäytymis manifesti ”Ei sinua, ole myöhässä”, “olet ruuhka ja itsekäs” on jaettu ja postitettu tuhansia kertoja sen julkaisemisesta lähtien vuonna 2010. Puhumattakaan siitä, tiedät, että se ei ole hyvä näyttää, kun esiintyy henkilöstökokoukseen, kun kaikki ovat jo istuneet. Mutta sen sijaan, että tunteisit surkeana, että sinut kutsuttiin, mitä voit tehdä asialle omassa elämässäsi?
Käsittele sitä mikrotasolla.
Jos työskentelet toimistoympäristössä, joka käyttää Microsoft Outlookia tai Google-kalenteria, tässä on kaksivaiheinen taktiikka olla sekä ajoissa että täysin valmistautunut jokaiselle kalenterisi kokoukselle. Koska sekä Outlookissa että Google-kalenterissa on oletushälytykset asetettu soimaan 10 minuuttia ennen suunniteltua tapaamista, käytä tätä ikkunaasi varmistaaksesi, että olet todella valmis seuraavaan. Sitten, kun se sammuu:
10 minuuttia ennen
Käytä tätä aikaa varmistaaksesi, että sinulla on mitä tarvitset, riippumatta siitä onko kyseessä kokous, jota johdat tai jota vain osallistat. Kun hälytys soi, lopeta mitä olet tehnyt aiemmin ja vastaa seuraaviin kysymyksiin:
- Onko minulla kaikkia oikeita materiaaleja?
- Ovatko ryhmäni jäsenet valmiita?
- Olenko valmis päivityksiin tai ilmoituksiin, jotka minun on tehtävä?
- Onko kokoushuoneen tila ja välineet valmiita?
- Pitäisikö minun antaa ilmoittaa ihmisille, jotka käyttävät tällä hetkellä tilaa, jonka minulle on varattu?
Tietenkin sinun ei tarvitse odottaa juuri ennen kokousta näiden kysymysten käsittelemiseksi (itse asiassa on hyödyllistä tehdä niistä osa aamurutiiniasi). Kohtaamalla heitä nyt, teet kuitenkin omalta osaltasi varmistaaksesi, että 1 pm -kokouksesi ei ala sitä, että odotat kopiokoneella.
5 minuuttia ennen
Jos kaikki menee hyvin viiden ensimmäisen minuutin aikana, heittäkää itset selälle ja suunnata suoraan kokouspöydälle. Vaikka tunnetkin harhautusta odottaessasi, vältä houkutusta palata työpöydällesi tai aloita uusi merkittävä tehtävä. Kylpyhuonematka ja uuden sähköpostin lähettäminen voi viedä odotettua kauemmin ja saattaa myöhästyä kokoukseen loppujen lopuksi.
Sen sijaan tunnusta, että halu tarkistaa vielä yksi asia tehtävälistaltasi ja käytä sitä ajankäytön asiantuntijaa, jota Eva Wisnik kutsuu “pysäköintialueeksi”. Pidä koko päivän päivä työpöydälläsi yksi Post-it-huomautus, jotta muistiin merkitään ne -kriittiset tehtävät, jotka hyppäävät päähänsä kuin ponnahdusikkunat (ajattele UPS-tilauksen seuraamista, uutisten kotisivujen skannausta tai sosiaalisen median syötteiden tarkistamista). Yllättäen olen huomannut, että esineiden lisääminen pysäköintialueelle antaa resoluution tunteen, vaikka en suorittaisi niitä tuolloin.
Sitten, viimeisten viiden minuutin aikana ennen kokouksen alkamista, kun kaikki ovat (toivottavasti) tulossa huoneeseen, katso, voitko tyhjentää jonkin näistä tehtävistä erästäsi.
Riippuen siitä, kuinka suuri toimistotilasi on, saatat joutua säätämään ”10 minuuttia” kerrosten välisen matka-ajan huomioon ottamiseksi, mutta periaate on edelleen voimassa: lopeta, valmistaudu ja mene. Tekemällä tämän, et aio olla vain ajoissa, vaan olla aikainen. Mikä parasta, tunnet olosi tuottavaksi ja näet hyvältä joukkueellesi. Voi, ja kenenkään ei tarvitse tietää, että tarkistit tykkääsi ennen kokousta - se on pieni salaisuutemme!
