Hallitus on kuuluisa pysähtyneisyydestä. Kun sanat "kärjessä", lausutaan, ne viittaavat yleensä yksityiseen sektoriin (tai '90-luvun alun taitoluistelun rom-comiin). Tällaisella toimialalla on usein pelattava kiinniottelu, ennen kuin voit tehdä innovaatioita. (Koin tämän ensi käden auttaessani New Yorkin osastoja aloittamaan online-maksujen suorittamisen - hyvin Amazonin ikään saakka.)
Mutta jos olet valinnut uran hallituksessa - tai muussa hitaasti muuttuvassa teollisuudessa - mahdollisuudet ovat sinä edistyksen nimessä. Työskennellessäni valtion toiminnassa, minun tehtäväni oli korvata vanhentuneet, tehottomat prosessit sellaisilla, jotka toimivat paremmin, nopeammin ja halvemmin. Joskus onnistuin, ja joskus epäonnisin, yksiselitteisesti. Mutta epäonnistuminen ei ole mitään, ellei tehokas opettaja. Tässä on joitain kokemuksia, jotka olen oppinut pyrkiessään tehokkaampaan hallitukseen, joka voisi auttaa ketään, joka yrittää vaikuttaa muutokseen merkittävän byrokratian edessä.
1. Etsii parempia käytäntöjä, ei parhaita käytäntöjä
Johdon puhe on tunkeutunut jopa hallitusten joukkoihin: "Hyödynnetään synergististä lähestymistapaa innovointiin kohti vankkaa ratkaisua!"
Ehkä suosikki näiden väsyneiden ilmaisujen pitkän luettelon joukossa on idea parhaista käytännöistä, lause, joka heitetään ympäri kuin cowboy rodeolla. New Yorkin kaupunginhallinnossa projektipäällikkönä osa työtäni oli tutkia, miten muut hallitukset ja yksityiset yritykset hallitsivat jotakin osaa toiminnastaan, ja selvittää, olisiko meillä jotain hyötyä toistamalla heidän menestykseensä. Pidimme foorumeita ja laatimme PowerPoint-esityksiä ylenmääräisesti, kaiken nimissä, jonka avulla voimme määritellä käytännön, kutsua sitä parhaaksi ja lupaamme omaksua sen.
Mutta kuten tajusin, ajatus siitä, että jokin on parasta, tarkoittaa sitä, että sitä ei voida ylittää. Se viittaa siihen, että olet etsinyt tyhjentävästi. Siinä oletetaan, että periaatteen soveltaminen yhdessä ympäristössä toimii yhtä hyvin toisessa. Käytäntö parhaista käytännöistä on oikealla tiellä, mutta jos haluat todella vaikuttaa muutokseen, joudut säätämään tavoitteesi parempiin käytäntöihin. Se ei ole vain semantiikkaa; se on täydellinen uudelleenmäärittely tavoitteeseen.
Parempi käytäntö tarkoittaa, että kun paras toimintatapa on tunnistettu tai toteutettu, työsi ei ole kaukana valmista. Parempien käytäntöjen yhteydessä otetaan huomioon, että voidaksesi pysyä pelisi huipulla - onko kyseessä puiston ylläpito, rikoksen vähentäminen tai jotain hiukan yksityistä sektoria -, käytäntösi ei saa koskaan lakata kehittymästä.
2. Katso datan ulkopuolelle
Entinen New Yorkin kaupunginjohtaja Michael Bloomberg tweettoi kerran: ”Luotamme jumalaan. Kaikki muut tuovat tietoja. ”Elämme tietopohjaisen päätöksenteon aikakaudella. Ja tämä on suurelta osin positiivinen kehitys - kaikki, jota numerot eivät tue, on vain mielipide, teoria, joka odottaa todistamista. Ongelmana on, että käsittelemme tietoja tosiasioina, ja numerot, kuten George Washington, eivät kykene valehtelemaan.
Tämä ei ole totta. Ensinnäkin samoilla numeroilla voidaan kertoa erilaisia - jopa vastakkaisia - tarinoita. Kuinka yli 16 unssin virvoitusjuomien myyntikiellon kannattajat esittivät tapauksensa? Numeroita. Ja kuinka heidän vastustajansa tekivät heidän? Käyttämällä samoja numeroita eri tilanteessa. Kuten Mark Twain sanoi kerran, ”tosiasiat ovat itsepäisiä, mutta tilastot ovat joustavampia.” Lisäksi jokainen tietoja keräävä valtion työntekijä ei ole tavallinen Nate-hopea. Tiedonkeruun ja analysoinnin puutteet johtavat usein siihen, että tulkitsemme väärin mitä numeroita yritetään kertoa.
Oppitunti: Kyllä, päätösten tulisi perustua tietoon, mutta yksinomaan siihen keskittyminen peittää osan kuvasta, ja on tärkeää täydentää kylmiä, kovia numeroita laadullisella tutkimuksella. Jos esimerkiksi haluat tietää, kuinka uusi asetus vaikuttaa pieniin yrityksiin, kysy heiltä. Työkaluilla, kuten SurveyMonkey, tällainen maalaus voidaan tehdä rajoitetuilla resursseilla. Se tarjoaa vivahteen, jota tiedot eivät voi, ja vihjaa harmaasävyille mustan ja valkoisen välillä.
3. Buy-in on avain
Sinulla on idea, laatinut toteutussuunnitelman ja kehittänyt budjetin. Se on helppo osa. Nyt sinun täytyy vakuuttaa nykyiset valtuudet puolustaa muutosta. Saatat kutsua tätä toimeenpanosponsoriksi, mutta mitä se todella tarkoittaa, on varmistaa, että muutoksen toteuttamiseen valtuutetut henkilöt ovat täysin mukana. Paras tapa hankkia tällainen sisäänosto on esittämällä tarkoituksenmukaiset ennustetut tulokset: säästää dollaria, poistettava paperi, uusi aloite tavoittaa asiakkaat. Olet ehkä keksinyt Porschen ideoita, mutta jopa Porsche tarvitsee kaasua tuuman siirtämiseen.
Mutta sisäänosto ylhäältä alas ei ole ainoa laji, joka tasoittaa tietä huomattaville muutoksille. Ajattele kaikkia ihmisiä, joita tämä muutos saattaa koskea, ja yritä välttää sokeuttamasta heitä sen kanssa. Oletetaan, että otat käyttöön uutta tekniikkaa nopeuttaaksesi prosessia, jolla toimistotyöntekijät suorittavat päivittäisen kirjanpidon. Ota tämä henkilöstö mukaan alusta alkaen, vedä heidän turhautumisensa ja ideansaan ja sisällytä ne kohtuullisessa määrin lopputuotteeseen. Joukko ihmisryhmiä, joita on kuunneltu ja sisällytetty muutosprosessiin sen sijaan, että se olisi heille asettanut, on todennäköisemmin ottamassa muutoksen asteelle (ja jopa tervetullut siihen).
4. Etsii muutoksia, jotka palvelevat eniten, mutta eivät kaikkia
Tässä on osa, jossa otan takaisin osan sanomistani. Vaikka on tärkeää kerätä palautetta useilta sidosryhmiltä muotoilessasi muutosta, jonka toivot toteutettavan, yrittäminen miellyttää kaikkia voi olla resepti muuten vankan idean hitaalle ja tuskalliselle kuolemalle. Liiallinen räätälöinti oli erityisen usein takaisku teknologiaprojekteissa, joissa työskentelin projektipäällikkönä. Vain parhaimmillaan kehitettäessä parasta mahdollista tuotetta joukkue joutui usein vaatimuksiin, joiden rakentaminen vie kokonaisen viikon, mutta palvelee vain 2% käyttäjistä.
Joskus joudut vetämään maagisen punaisen kynän ulos ja yksinkertaistamaan. Ajattele palvelemasi yleisöä ja tärkeimpiä prioriteetteja, joita aiot saavuttaa. Kaikkia asioita, jotka pitävät sinua ylellisyytenä tai pienen erityisen kovien ihmisten ryhmän pyynnönä, olisi harkittava leikkauslohkossa. Se säästää aikaa ja rahaa. Viime kädessä on parempi, että miellytät enemmistöä toimittamalla tuloksia nopeasti ja tehokkaasti kuin pettämään kaikkia, koska olet hukkunut yksityiskohtiin.
5. Ole kärsivällinen
Muistakaa lopuksi, että muutos hallituksessa - tai muussa byrokraattisessa teollisuudessa - on mahdollista, mutta se on hidasta. Joskus sinun on odotettava poliittisen tuulen muutosta suuntaan. Joskus lainsäädäntöprosessi tai sopimus pysyy juuttuneena hankintatoimistoon.
Yksi ilahduttavimmista muutoksista, jotka sain saada käsiinsä, oli verkkomaksuprojekti, joka toi New Yorkin kaupunginosat pois paperitšekkien ja pääkirjakirjojen jääkaudesta ja uudelle vuosituhannelle sähköisten maksu- ja kirjanpitojärjestelmien avulla. Se ei suinkaan ole seksikäs, mutta säästää kaupunkia miljoonia dollareita. Ja kesti täydet neljä vuotta siitä, kun tiedotusasiakirja leijui pöydäni yli, kunnes täysimittainen ohjelma oli käynnissä ja käynnissä.
Jos olet tekemässä pikakorjauksia, sinun on vaikea löytää niitä missä tahansa hallitusten (tai muuten byrokraattisten toimistojen) ympäristössä. Mutta usko minua: Iso muutos on odottamisen arvoinen. Itse asiassa todennäköisesti miksi teemme ensisijaisesti työn.
