Jos kysyisit ura-ammattilaisilta, mitä he ajattelevat postilaatikostaan, useimmat sanoisivat, että se on sielua imevä musta aukko seurantaviesteistä, ärsyttäviä henkilökunnan kirjeenvaihdoksia ja uutiskirjeitä tai lehdistötiedotteita Wazoo-palvelusta. Ja jos kysyisit myös näiltä ihmisiltä, näkevätkö he koskaan käyvänsä läpi koko postilaatikonsa joka päivä, useimmat huijaisivat ajatusta sellaisesta mahdottomasta featista.
Viime viikolla päätin kuitenkin ottaa vastaan haasteen, joka saa useimmat ammattilaiset kuristamaan: Tein sopimuksen päästäksen postilaatikkoon nollaan joka ilta ennen nukkumaanmenoa.
Joten tein sen? Vastaus on kyllä. Oliko se helppoa? Helvetti
Vaikka en usko, että voisin koskaan päästä alas postilaatikkoon nollaan joka päivä elämäni aikana, opin kuitenkin joitain tärkeitä oppitunteja matkan varrella, jotka auttavat minua hallitsemaan postilaatikkoani eteenpäin.
Suurin? Mikään asioista, jotka auttoivat minua eniten, eivät olleet uraauurtavia. Ne olivat strategioita, jotka kuulen kerta toisensa jälkeen tuottavuusasiantuntijoilta ja sähköpostimoggeilta - kyse oli vain niiden tosiasiallisesta toteuttamisesta ja seuraamisesta.
Haluan jakaa tässä huomautuksessa muutamia asioita, jotka sinun on tosiasiallisesti tehtävä, jotta postilaatikkosi olisi vähemmän kamala.
1. Laita ”Vastaa sähköpostiin” aikatauluusi
Olen kirjoittanut tästä aiemmin, mutta yksi niistä asioista, jotka piti tehokkaimpana yrittäessäsi päästä postilaatikkoon nollaan joka ilta, ei ollut tarkistaa postilaatikoitasi jatkuvasti. Sen sijaan estoin tietyt palat päivittäin päivittäin sähköpostiviestien käyttämistä varten: minulle 30–60 minuuttia aamulla, lounaalla ja myöhään iltapäivällä oli runsaasti aikaa saada asiat neliöön.
Se näyttää vastaintuitiiviselta (olin epäilemättä skeptinen), mutta keskittymällä siihen tehtävään eikä mihinkään muuhun, pääsin postilaatikkooni läpi tavallista nopeammin. Aikajanan ottaminen rohkaisi minua myös käyttämään sähköpostiviestejä nopeammalla nopeudella sen sijaan, että olisin tyytyväinen mihinkään siihen, että en tuntenut vastaavan tai häiritsevästä merkityksetöntä viestiä sen sijaan, että poistaisin sen.
Lisäksi vastaamalla sähköposteihini tietyissä ajanjaksoissa, se näytti siltä, että se ei ollut loputonta työtä, vaan pikemminkin vain toista tehtävää luettelossa, jonka läpi oli paljon helpompaa päästä käsiksi. Ennen tätä viikkoa en tajunnut, että postilaatikkoni oli aina mielessäni, ja olin jatkuvassa pelossa tarkistaakseni sähköpostitiliäni koko päivän. Koska siitä tuli osa aikatauluani, kuten kaikkea muuta, en kysynyt, milloin minun piti lähettää seuraava sähköposti; Tein vain aikaa siihen.
Oli myös erittäin mukavaa "kirjautua sisään" istunnon lopussa ja olla huolta siitä, mitä tapahtuu kyberavaruudessa.
2. Vastaa useimpiin sähköposteihin heti
Henkilökohtaisesti noin 65–70% postilaatikossani olevista sähköposteista vaatii nopeita vastauksia, joiden kirjoittaminen vie minut tai minuutti. Liian usein minulla on huono tapa jättää ne postilaatikkooni ja sanoa: "Eh, nämä ovat helppoja. Pääsen heidän luo myöhemmin. ”Mutta kuten tajusin, se vaati tosiasiallisesti enemmän aikaa ja energiaa lukea ne, käsitellä ne tarpeeksi päättääkseen, että ne olivat riittävän helppoja lykätä myöhempään ja palata myöhemmin takaisin ja käsitellä he uudelleen vastaamaan.
Pakottaessani itseäni vastaamaan noihin kirjeenvaihtoihin silloin tällöin arvokkaan ”sähköpostiin vastaamisen” aikana, pystyin saamaan lisää asioita postilaatikostani ja mielestäni - ja liikkumaan lähemmäksi sitä vaikeinta postilaatikon nollaa.
3. Vie muita sähköpostiviestejä strategiselle ajalle
Asensin viime viikolla Boomerang-sovelluksen Gmailiin sen jälkeen, kun erittäin kiireinen ystäväni vaati jatkuvasti hankkimaan sen ("Se on hengenpelastaja!", Hän jatkoi sanomista). Ja minun on myönnettävä: Hänellä oli oikeus.
Hyvin yksinkertaisesti, Boomerang antaa sinun ajoittaa uudelleen, kun sähköpostit ilmestyvät postilaatikkoosi. Vaikka saattaa kuulostaa huijaamalta, että vain ajoitetaan kaikki myöhempää käyttöä varten ("Pääsin postilaatikkoon nollaksi tänä iltana ajoittamalla 45 sähköpostia, jotta ne näkyvät postilaatikossani huomenaamuna!"), Tarkoituksena on olla strateginen sen suhteen, kuinka käytät sitä.
Esimerkiksi, koska suositun yliopistoihin pääsyä käsittelevän verkkosivuston perustaja, lukion työntekijät lähettävät minulle jatkuvasti korkeakoulujen esseeluonnoksia muokattavaksi, jota teen mielelläni. Ei kuitenkaan ole hauskaa, kun luonnokset istuvat postilaatikossani päiviä kerrallaan, ja minulla ei ole aikaa muokata niitä toisen kerran, kun ne ilmestyvät. Sen sijaan käytin Boomerang-aikataulua heidän palaamiseen, kun minulla oli enemmän aikaa muokata niitä (minun tapauksessani se on perjantaina iltapäivällä).
Pystyessä aikatauluttamaan, mitä tuli postilaatikkooni, kun se muutti huomattavasti tuottavuudeni ja kuinka paljon pystyin saamaan aikaan.
Toinen tapa tehdä tämä, postilaatikon nero Alex Cavoulacos kirjoitti täällä järjestelmästä sähköpostien strategiseksi hallitsemiseksi, jotka vaativat erityyppisiä ponnisteluja tarrojen ja kansioiden avulla. Siitä puhuen:
4. Käytä tarroja tai kansioita
Merkitse sanani: Älä käytä postilaatikoita jonkinlaisena kaatopaikkana kaikkien sähköpostiviestien upottamiseen; Käytä tarroja, välilehtiä tai kansioita (riippumatta siitä, mitä sähköpostipalveluntarjoajasi kutsuu heitä) järjestääksesi ja arkistoimaanksesi kaiken vastaanottamasi oikein.
Minulla on yli 30 erilaista tarraa sähköpostitililläni, ja vaikka se saattaa kuulostaa pakkomielleltä tai erityiseltä, se auttaa minua noutamaan nopeasti tarvitsemani viestit ja arkistoimaan asiat, kun olen valmis niiden kanssa, mikä tekee postilaatikostani tuntuvan paljon vähemmän pelottavalta.
Esimerkiksi, tällä hetkellä minulla on pari edestakaista kirjeenvaihtoa meneillään joidenkin Prospektin työntekijöiden kanssa. Sen sijaan, että jättäisin jatkuvasti kyseiset sähköpostit postilaatikkooni koko ajan, olen arkistanut ne vastaaviin Prospect-liittyviin kansioihin, jotta ne aukeavat vain, jos on uusi viesti. Tämä tyhjentää fyysisesti jo käsittelemäni asiat postilaatikossani, mikä tekee muut asiat puolestaan tuntemaan itsensä paljon hallittavimmaksi.
5. Peruuta sähköpostilistojen tilaaminen
Tämä vinkki on melko itsestään selvä: päästä eroon kaikista pörröistä. Menetkö vain suoraan postilaatikon roskakorikuvakkeeseen, kun tietyt uutiskirjeet saapuvat? Tilaa vain. Ja älä edes vedä ”Mutta voin lukea tämän myöhemmin!” Tekosyytä. Nyrkkisääntöni on, että jos poistan uutiskirjeen kolme kertaa peräkkäin, lopetan tilauksen paikan päällä.
Luin henkilökohtaisesti paljon uutiskirjeitä erilaisille keikoille, joten päästäkseni läpi blogin käytin Boomerangilla löytääkseni sopivampia aikoja uutiskirjeille, joista pidin ilmestyvän postilaatikossani, ja peruutin kaiken muun.
Poistamalla itseni näistä sähköpostilistoista, olen pääosin estänyt minua vastaanottamasta useita kymmeniä uusia sähköposteja päivittäin. Ennen tunsin, että vietin puolet postilaatikoistani vain poistamalla uutiskirjeitä ja muita massapostituslistoja, joista minun ei enää tarvitse huolehtia. Tuntuu siltä, että postilaatikkoni koskee henkilökohtaisia sähköposteja, jotka on suunnattu nimenomaan minulle, ja pitämäni uutiskirjeet ovat asioita, joita todella odotan lukevan.
Kokeiluni taaksepäin oliko sen arvoista yrittää päästä postilaatikkoon nollaan päivittäin?
Mielestäni lyhyt vastaus on kieltävä, sinun ei pitäisi liikuttaa taivasta ja maata nähdäksesi niin oh-ihana “Ei uutta sähköpostia!” -Palkinta Gmailissa joka ilta ennen sänkyä. Tämä kokeilu kuitenkin osoitti minulle, että minun ei tarvinnut olla kymmeniä (ellei satoja) sähköposteja istumaan postilaatikossani koko ajan; oli tapoja vähentää viestejä ja siksi vähentää sähköpostin aiheuttamaa stressitasoa. Olen nyt tietoisempi siitä, että sähköposteihin vastaamisen ei tarvitse olla jatkuvaa työtä - se on vain yksi lovi päivittäisessä tehtäväluettelossani, mikä puolestaan saa minut tuntemaan oloni vähemmän ahdistuneeksi siitä.
Muuttamalla sähköpostitapojani tein koko sähköpostiviestien vastaanottamisen ja lähettämisen prosessin itselleni paljon helpompaa - ja säästin aikaa tekemällä sitä. Kuka ei rakasta sitä?
