Voittoa tavoittelemattoman voittoa tavoittelemattoman organisaation pääjohtaja Leslie halusi tehdä uudelleen esitteen organisaation ohjelmasta, joka auttoi riskialttiita nuoria pysymään koulussa, ja asetti vastuulle toimistopäällikön Emman.
Emma vietti tunteja päivittää kuvia, värejä ja fontteja. Hän oli ylpeä rohkeammasta, kirkkaammasta keksinnöstään, innostuneena osoittaakseen sen pomolleen.
Kun hän kuitenkin teki, siellä oli selvästi ongelma. ”Voi”, Leslie totesi uudesta esitteestä, “Se näyttää hyvältä. Mutta miksi kopio on edelleen sama? ”
Tainnutettu, Emma ei voinut uskoa korviinsa. Hän ei ollut koskaan ajatellut kopion tarkistamista. Ja Leslie ei ollut koskaan ehdottanut sitä. Kuinka kaksi yksinkertaista asiaa puhuvaa ihmistä voisi tulkita niin eri tavalla?
Leslie ja Emma kokivat klassisen kysymyksen, jonka George Bernard Shaw on kuolematon, "Viestinnän suurin ongelma on illuusio siitä, että se on tapahtunut."
Työpaikalla on ihmisiä, jotka, kuten Leslie, eivät ole kovin hyviä ideoiden välittämiseen sinulle. Ja kun he eivät tee sitä, se voi luoda esteitä. Se voi lähettää kehräämään väärän viestinnän osaksi. Tuhlattua aikaa, pelättyä työtä ja väärinkäytöksiä voi syntyä, kun kollegasi tai pomo ei kommunikoi haluamansa kanssa tehokkaasti.
Voit toivoa koko päivän, että nämä ihmiset kommunikoivat selkeämmin. Mutta sen ei todennäköisesti pitäisi olla sinun strategia. Kokeile toivomisen sijasta seuraavia kolmea tekniikkaa saadaksesi selkeämmän ja tehokkaamman viestinnän muilta.
1. Kun otat toimeksiannon
Emma luuli kuulevansa sitä mitä pomo halusi. Loppujen lopuksi he seisoivat samassa huoneessa puhumassa keskenään. Mutta todellisuudessa Leslien ohjeet ”esitteen uudelleensuunnittelu” olivat epämääräisiä ja puutteellisia.
Upea strategia saada muut olemaan tiiviimpiä ja tarkempia on kysyä selvyyttä tarjoavia kysymyksiä.
Näin se kuulostaa Emmalta: "Leslie, kun sanot" uudista esite ", voitko kertoa minusta tarkemmin, mitä tarkoitat sillä ja mitkä ovat odotuksesi?"
Emma olisi huomannut melko nopeasti, että hänellä ja hänen pomollaan oli ainutlaatuisia ideoita lopputuotteesta. Sitten hän olisi voinut porata pidemmälle lisää kysymyksiä, tiedusteleen kaikesta grafiikasta ja värimaailmasta ensimmäisen luonnoksen määräaikaan saakka.
Kysymykset ovat salainen aseesi työpaikalla. Jos olet epävarma, pyydä muita selventämään odotuksiaan. Kysy, kunnes olet varma, että ymmärrät. Tulet hämmästymään siitä, kuinka se virtaviivaistaa kaikkea kaikkea.
2. Kun olet kokouksessa
Oletko koskaan käynyt kokouksessa, joka antoi kokouksille huonon nimen? Olen nähnyt johtajia, jotka miettivät näennäisesti ilman selkeää tarkoitusta tai toivottua lopputulosta. Tämän lisäksi johtaja kuulostaa prosessoivan ajatuksiaan ääneen, enemmän kuin hän helpottaa ryhmäkeskustelua. Kukaan ei ole varma siitä, mitä pitää vakavasti ideana ja mitä jättää huomiotta. Ja kaikki ajattelevat työpöydän kasaan. Jonkin ajan kuluttua joukkue unohtaa, mikä oli edes puhumisen tarkoitus, ja henkisesti tyhjentää tiloja, erosi tarkistaakseen sähköpostia puhelimiinsa.
Kokouksen epäonnistuminen voi olla vaikea paikka pyytää pomoa tai työtovereita olemaan tehokkaampia puheessaan. Mutta voit, ja sinun ei tarvitse olla siihen huolestunut. Keskeytä vain kun on tauko ja kysy selvennystä.
”Bob, huomaan huoneessa joitain turmeltuneita kulmakarvoja. Vaikuttaa siltä, että jotkut meistä eivät seuraa sinua tästä aiheesta. Voitko kävellä meitä taaksepäin muutaman askeleen ja tarkastella tärkeimpiä kohtia korkealla tasolla? Haluan olla varma, että tiedämme, mitä tarvitset meiltä. ”
On todennäköistä, että saat nyynä sopimuksesta ja muut hyppäävät ilmaisemaan sekaannusta. Saat tarvitsemasi tiedot, samoin kuin kollegasi, jotka epäilemättä kiitos myöhemmin puhumisesta.
3. Kun käsittelet sähköpostia
Suurin osa viestinnästä työpaikoilla tapahtuu sähköpostitse, ei yllättäen. Joten kun saat pitkän ystävänsä, kohtelemattoman tomeen Angelalta, projektikaveriltasi, haluat itkeä.
Kestää 30 minuuttia vain käydä läpi kappaleita, selvittää, mitä hän sanoo, selvittää, onko sinun tehtävä jotain, ja sitten selvittää, kuinka vastata. Yksi silmäys ja muistat miksi vihaat avaamaan tämän naisen sähköpostia. Voisit turhautua päätäsi seinää vasten.
Sen sijaan harjoittele kysymään tarvitsemasi tyyppiä, ilman vastakkainasettelua. Kysy Angelalta, olisiko hän avoin uusimaan sähköpostinsa uudelleen, jotta voit vastata nopeammin. Ja muista, jos aiot pyytää jotakuta tekemään jotain toisin, kerro hänelle, miksi se on hyvä myös hänelle.
Hei Angela, huomaan, että sähköpostisi ovat usein pitkiä ja yksityiskohtaisia. On hienoa, että annat niin paljon tietoa, mutta kun etsin nopeasti, en aina pysty salaamaan, mitä tarvitset minulta ja milloin - ja inhoan puuttuvia määräaikoja tai tulkitsevan ohjeita väärin. Voisitko asettaa pääkohdan kärkeen, jotta voin vastata sinulle nopeammin tai edes tehdä aiheesta yksityiskohtaisempaa? Esimerkiksi 'Toimenpide, jota tarvitaan perjantaihin klo 9.00 | ACME-projekti "muistuttaa minua asettamaan sen heti aikatauluihini."
Olet todennäköisesti saanut korkealaatuisempaa sähköpostia Angelalta heti, ja olet tehnyt kollegallesi palvelusprosessin auttamalla häntä kommunikoimaan ammattimaisemmin. Hemmottele itseäsi takana.
Olisi hienoa, jos kaikki kommunikoivat tavalla, joka ei jätä mitään mielikuvitukselle. Todellisuus on, että kommunikoimme monimutkaisissa meluisissa työpaikoissa, joissa on häiriötekijöitä ja stressiä. Kun tapahtuu tärkeitä keskusteluja, on hyvä käytäntö auttaa ympäröivääsi kommunikoimaan tiiviisti siten, että poimit tarvitsemasi tiedot heiltä. Se voi olla hieman epämiellyttävä, kun yrität ensimmäistä kertaa, mutta pitkällä tähtäimellä saat paremman ja mukavamman tehdä niin. Bonus, se säästää tunteja stressiä ja väärin suuntautunutta energiaa prosessissa.
