"Päästä eroon kaikesta paperista."
Olin projektipäällikkö, joka työskenteli New Yorkin kaupunginjohtajassa, ja tämän tehtävän minulle annettiin suorittaa. Byrokratiassa, jossa työskenteli satoja tuhansia työntekijöitä, tuhansia paperipohjaisia prosesseja ja rajoitettu budjetti uutta tekniikkaa varten, minua pyydettiin laatimaan suunnitelma melkein kaiken digitalisoimiseksi.
Tämä oli pelottava projekti, jos olisin koskaan nähnyt sen. Se oli itse asiassa melkein mahdotonta ottaen huomioon rajoitukset, joissa työskentelin. Mutta en voinut heittää käteni ylös ja sanoa ei. Minulla oli työtä ja minun piti aloittaa jostain.
Projektipaperin poistaminen ei ollut ehdotonta menestystä. Itse asiassa se oli lähempänä määrittelemätöntä epäonnistumista. Jos kävelet tänään mihin tahansa New Yorkin toimistoon, löydät ehdottomasti paperia, joka on kasattu työpöydälle, postilaatikoihin ja lähteisiin ja roskakoriin.
Projekti kuitenkin opetti minulle enemmän siitä, kuinka aloittaa ylivoimainen tehtävä kuin mikään menestys, jota minulla on koskaan ollut. Näin oppin ottamaan jotain näennäisesti ylitsepääsemätöntä ja käsittelemään sitä pureman kokoisina kappaleina.
1. Ota iso kuva
New York Cityssä on kymmeniä osastoja, joista jokaisessa on kymmeniä osastoja, jokaisella on omat sisäiset prosessinsa. Tiedostokaappeissa ja laatikoissa on jo paperia, ja paperia on vielä luotava, kun asiakkaat ja työntekijät täyttävät lomakkeita ja sovelluksia. Minun oli mahdotonta tietää, mistä aloittaa, ennen kuin arvioin kaikkia siellä olevia paperinvalmistusprosesseja. Mitkä tuottivat eniten paperia? Mitkä lainaavat itsensä digitalisointiin ja millä niistä oli monimutkaisia tekijöitä, kuten tarve vastaanottaa rahaa? Mikä tuottaa suurimman bang alhaisimmalle dollarille?
Vietin muutaman viikon kiinteät tavarat jokaiseen osastoon saadakseni tunteen pyrkimyksen laajuudesta. Tämän alustavan arvioinnin tekeminen voi auttaa määrittelemään laajuuden sekä sen sisä- ja ulkopuolelle kuuluvat asiat. Sen avulla voit kommunikoida ylemmän korkea-asteen edustajien kanssa tehtävän laajuuden ja saada palautetta siitä, mikä heistä välittää. Ja se auttaa sinua navigoimaan tiesi loogiseen lähtökohtaan.
2. Löydä esimerkki menestyksestä pienemmällä asteikolla
Projektipaperin poistamisen tapauksessa terveysosasto oli äskettäin ryhtynyt toimiston muutoksen käynnistämään paperin vähentämisprojektiin. He eivät halunneet ottaa kaikkia paperitietojaan, jos heidän ei tarvinnut, mutta he eivät tienneet, mitkä otettavat ja mitkä jättää taakse. Joten he panivat täytäntöön monivaiheisen projektin: Määrittele, mikä laillisesti tarvitaan säilyttämistä, tuhoa mikä ei ja skannaa mitään, jolle ei tarvinnut paperiversiota. He olivat ottaneet tekniikan ja henkilökunnan käyttöön sen toteuttamiseksi, ja heillä oli tuloksia, joita se osoitti.
Yksi koko ei aina sovi kaikkiin, ja uusia näkökohtia ilmenee, kun suurennat tietyn projektin mittakaavaa. Mutta esimerkki menestyksestä ei tarjoa vain todistettuja menetelmiä saman tavoitteen saavuttamiseksi, jonka aiot saavuttaa, vaan se voi myös antaa sinun oppia muiden epäonnistumisista. Se tarjoaa mallin, jota voit käyttää lähtökohtana. Saatat joutua muuttamaan, laajentamaan tai mukauttamaan sitä omien tavoitteidesi mukaiseksi, mutta on helpompaa reagoida johonkin kuin aloittaa täysin tyhjältä kankaalta.
3. Tunnista matalalla roikkuvat hedelmät
Kyllä, ”matalalla roikkuvat hedelmät” on varmasti jonkin verran käytettyjen toimistojen žargonien luettelossa, joten kutsutaan sitä mitä se on: helppoa tavaraa. Tavaraa, joka maksaa vähiten ja vie vähemmän aikaa. Projektipaperien poistamisen tapauksessa tämä tarkoitti asioita, kuten päästä eroon vanhentuneesta paperityöstä, yksinkertaisten online-lomakkeiden luomista ja tietueiden hävittämistä kauan ennen niiden voimassaoloajan päättymistä.
On olemassa joitain syitä aloittaa helppokäyttöisillä juttuilla. Ensinnäkin, se antaa sinulle joitain lovia vyölläsi. Tämä eteenpäin liikkumisen tunne, niin pieni kuin se saattaa olla, on tärkeä psykologinen voitto. Se antaa sinulle vauhtia, polttoainetta haastavammalle työlle eteenpäin. Ja toiseksi, sen avulla voit osoittaa edistymisen hankkeen sidosryhmille ja luoda usko kykyynsi toimittaa tulevaisuuden työvaiheisiin.
4. Aseta suurimmat esteet
Vaikka merkitsisitkin pieniä menestyksiä, on tärkeää ottaa tämä mahdottoman uhkaavan haasteen tunne ja hajottaa se konkreettisiksi esteiksi. Ilman nimeämistä on paljon vaikeampaa kehittää strategioita niiden voittamiseksi. Paperinpoistomaailmassa eräs este oli verkkomuotoon syötettyjen tietojen kaappaamisen monimutkaisuus, ja toinen oli sähköisten allekirjoitusten lakisääteisten vaatimusten täyttäminen.
Näiden esteiden asettaminen voi johtaa havaitsemiseen, että havaittu este ei ole niin suuri haaste kuin alun perin oletitte. Se voi vaihtoehtoisesti tuoda esiin suuren esteen, jonka olet aiemmin ajatellut olevan vähäinen. Tietäen, mitkä esteet ovat jo varhaisessa vaiheessa, estät sinua sokeuttamasta, kun olet jo polvisylinä. Se voi myös auttaa sinua rivittämään resurssit, joita tarvitset niiden käsittelemiseen, olipa kyse sitten poliittisesta tuesta, rahoituksesta tai asiantuntijaohjeista.
5. Lopeta työ
Kiinalainen filosofi Lao Tzu sanoi kuuluisasti: ”tuhannen mailin matka alkaa yhdellä askeleella.” On myös totta, että tuhannen mailin matka koostuu neljästä pienemmästä 250 mailin matkaa tai 10 matkaa 100 mailia. Hajottamalla pelottava projekti hallittavissa oleviin vaiheisiin tekee siitä paljon vähemmän pelottavaa. Ja se antaa sinulle realistisia välitavoitteita, jotka sinun on pyrittävä askeleen ensimmäisen ja vaiheen välillä.
Yritetään digitalisoida paperipohjaisia prosesseja New Yorkin kaupunginhallituksessa oli useita vaihtoehtoja työn asteittaisesta lopettamisesta. Yksi lähestymistapa oli puuttua tiettyyn määrään osastoja kerrallaan. Toinen oli aloittaa määrittämällä, mikä paperi voidaan poistaa, jatkamalla sen digitalisointiin tarkoitetun tekniikan käyttöönottoa, ja lopuksi kouluttamalla henkilökuntaa ja mainostamalla uutta tekniikkaa asiakkaille. Loogisin tapa lopettaa valtavan määrän työtä vaihtelee itse työn luonteesta riippuen, mutta se on aina tekemisen arvoinen, ennen kuin pääset liian syvälle.
6. Aseta odotukset
Mitä tahansa teetkin, älä lupaa liikaa, mitä et ole varma, että pystyt toimittamaan. Kysy mitä tarvitset, jotta se tapahtuisi. Ja jos et saa sitä - onko kyse ihmisistä, rahasta tai tekniikasta -, selitä miten voit vaikuttaa aikajanaasi. Joskus toimeenpaneva toimija pyytää jotain ilman ymmärtämistä sen saavuttamiseksi tarvittavasta työstä, mutta kun olet koonnut arviointisi ja tunnistanut esteet, pystyt kommunikoimaan tämän vivahteen kanssa.
Pään pudottaminen ja toiseen suuntaan juokseminen on yleinen ja joskus perusteltu reaktio kaikkein ylivoimaisimpiin hankkeisiin. Mutta se on taatusti vie sinut minnekään. Jopa kaikkein pelottava tehtävä voidaan sekoittaa oikeilla näkymillä, vankalla ymmärryksellä edessä olevasta työstä ja joukolla realistisia ja saavutettavissa olevia virstanpylväitä matkalle matkalla.
