Oletko koskaan lopettanut miettimään kuinka tärkeä kirjoittaminen on päivittäisessä työssäsi? Muutamia kenttiä lukuun ottamatta suurin osa meistä vastaa viestinnästä sähköpostitse. Lisäksi: Meitä voidaan kehottaa kirjoittamaan ehdotuksia, lisäämään sivuja käsikirjaan tai luomaan tekstiä painava kansi uuden idean esittämistä varten. Lisäksi joudut ehkä jo lähettämään kirjoitusnäytteen tulevaa työtä varten.
Joten vaikka et välttämättä ole ammattilainen “kirjailija”, asioiden lukumäärä, joka joudut kirjallisesti läpi joka päivä, ei ole vähäinen.
Tämä tarkoittaa, että et halua vain varmistaa, että käytät "sen" ja "se" oikein, vaan haluat myös valita muutaman muun "kirjallisesti" -ruudun.
Koska jos et, lähetä sähköpostit näin:
OK, tämä saattaa olla liioittelu. Mutta se ei ole niin kaukana.
Joten miten korjaat sen? Ja kuinka kiinnität kirjoittamisen eteenpäin (joutumatta laittamaan tuntityötä?). Kuinka sinusta tulee vahvempi puhuja ja kirjoittaja? Se ei oikeastaan ole niin vaikeaa - aloita tämän tarkistusluettelon käsittely ja sinusta tulee parempi kirjailija nopeasti.
Onko olemassa lauseita?
Jos olet epävarma, lue ääneen ja varmista, että pystyt - ja kollegasi - seuraamaan, mitä yrität sanoa. Ellet ole edistyksellinen kirjailija, jolla on taipumus pitkille ja monimutkaisille viivoille, valitse lyhyt, suoraviivainen lause.
Yllä olevassa esimerkissä ensimmäinen virke on suoritettu (siksi olet todennäköisesti eksynyt alusta alkaen).
Näin sen pitäisi lukea:
Onko se mitä sanot selkeä?
Istuvuus vahvoihin sanasanoihin on hienoa, mutta vain jos olet positiivinen, käytät niitä oikein. On parempi, että hallitset kirjoittamasi sanoilla, joita tunnet, sen sijaan, että heität suurta ja toivoisit sen saavan sinut näyttämään fiksulta. Ja jos kyse on räikeästä väärinkäytöstä - kuten yllä olevassa asennuksessa -, se on todella huono.
Onko kirjoittaminen keskusteltavaa?
Tietysti, tuotteesta riippuen, et halua mennä liian rentoksi, mutta et halua myöskään, että sanasi luetaan liian jäykästi tai kuulostavan erittäin muodolliselta, etenkin jos et halua jatkaa sitä julkisivua koko sen ajan, mitä voisi olla jatkuva vaihto.
Käyttämällä sellaisia lauseita kuin “haluan keskustella”, “jos pidät”, ja koskaan käyttämättä supistuksia, voit tehdä tylsää kirjoittamista. Ellei työsi ehdottomasti sitä edellytä, törmäät lähestyttävämpiin (lue: ihminen), jos työskennellä kirjoittamisessa keskustellen.
Onko sinulla muutoksia paikallaan tarpeen mukaan?
Lue se ääneen ja tarkista, että siirtyminen kappaleesta toiseen on järkevää ja sujuu hyvin.
Vaikka on hienoa avata maanantaiaamuna oleva sähköpostiviesti, joka sisältää huomautuksen viikonloppusta, tuntuu oudolta, kun se pudotetaan sähköpostin keskelle - tavalla kuin se on yllä.
Käytätkö oikeita välimerkkejä?
Tiedätkö eron puolikoolon ja kaksoispisteen välillä? Käytätkö pilkkua johdonmukaisesti (oxford-pilkut koko ajan, jos se on sinun suosikkisi)?
Tähän liittyy useita asioita: ”Toivottavasti sinulla oli hyvä viikonloppu: ihmettelen, voisiko asettaa aika puhua puhelimitse” - mutta yläosassa on kaksoispisteen väärä käyttö.
Tarkista homofonisi
Tiedätkö, ne sanat, jotka kuulostavat samalta, mutta jotka on kirjoitettu eri tavalla ja joilla on erilainen merkitys. (Joitakin esimerkkejä: he ovat siellä, heidän.)
Tai yllä olevassa esimerkissä saatat olla kiinni virheestäsi.
Onko iso isot kirjaimet oikein?
Tämä on hankalaa, ja monet ihmiset kirjoittavat väärin isojen sanojen isojen kirjainten käytön, kun vain oikeat sanat tulisi kirjoittaa.
Ryhmää tai osastoa ei tarvitse käyttää isoilla kirjaimilla tässä sähköpostiviestissä. Ne ovat yleisiä substantiivit - eivät oikeita.
Se tuntuu tarpeeksi helppolta, eikö niin? No, tämä sähköposti näyttää tältä, jos Fiktiivinen Ben noudattaisi näitä neuvoja:
Sinun ei tarvitse olla kaikkien aikojen paras kirjailija - se ei ole tässä tavoite. Mutta käytännöllisesti katsoen jokainen teollisuus arvostaa ihmisiä, jotka tietävät, kuinka kieliopillisesti korjata lauseita ja jakaa ideansa selvästi. Se tekee sinusta paremman sähköpostin, paremman esittäjän, paremman työnhakijan ja kaiken kaikkiaan paremman kommunikaattorin.
