Jos et voi viedä itseäsi poistumaan toimistosta, kun kello kello kello 18.00 joka päivä, tiedät, miltä tuntuu aina olla vielä yksi asia jäljellä. Tietysti se lyö peukaloiden kahlaamista, kunnes pystyt kiirehtimään ulos savupaisteessa (tietenkin sarjakuvatyylinen). Mutta se voi olla myös merkki siitä, että jossain tapaa aikaasi olisi voinut paremmin hallita päivän aikana.
Ahkera, kunnianhimoinen ihminen on yleensä huolissaan siitä, kuinka he viettävät päivään. Se on jotain freelancereita, kokopäiväisiä työntekijöitä, taiteilijoita, yrittäjiä - kuka tahansa todellakin - jotka ovat yhtä mieltä.
Entä jos sanoisin, että siellä on kätevä pieni työkalu nimeltään Toggl, joka voi auttaa sinua olemaan entistä tunnollisempi ja tehokkaampi? Tämä ilmainen ohjelma on suunniteltu antamaan sinulle enemmän selkeyttä ja tietoa päiväsi jakautumisesta. Sen päätarkoitus on yksinkertainen: tallentaa tarkalleen kuinka monta minuuttia kuluu jokaiselle tekemällesi tehtävälle. Ja sen tekeminen on yhtä helppoa kuin “Käynnistä” ja “Pysäytä” painamalla, kun työskentelet tai syötät sen todellisen tuntijakson, jonka aikana suoritat tietyn tehtävän.
Perusominaisuudet ovat ilmaisia, mikä tarkoittaa, että voit tallentaa tehtäviä varten tehtäviä tehtäviä, tarkastella kuinka eri projektit pinottuvat toisiinsa ja kuinka paljon aikaa ne vievät yhdessä. Voit myös saada viikoittaisen yleiskuvan työnkulusta. Ohjelma, joka on saatavana selaimessa, työpöydällä tai mobiililaitteellasi, antaa sinun työskennellä ilmaiseksi omallasi tai jopa viiden hengen ryhmässä. Se toimii yhtä hyvin ryhmälle kuin yksilöillekin - eri jäsenet voivat kaikki seurata yksittäisten projektin osiensa jakautumista.
Lisäominaisuudet, kuten lisää joukkueen jäseniä, maksavat sinulle, mutta minun tarkoituksiini ilmainen versio oli hienosti.
Tarkoituksistani puhumalla, miten ja miksi päätin käyttää sitä. Ehkä se auttaa sinua selvittämään, kannattaako tutustua itse.
Mitä tiesin ennen kuin aloitin Togglin käytön
Perustasolla minulla oli käsitys siitä, kuinka aikani käytettiin, ja että pystyin jakamaan vastuuni pieniksi, keskisuuriksi tai suuriksi energian ja ajan kulutuksen suhteen. Laadin tehtäväluetteloni vastaavasti ottaen huomioon, tiedänkö, että jonkin pitäisi kestää noin 15 minuuttia vai kaksi tuntia.
Tiedän myös, mitkä tottumukset antavat minulle olla tuottavampi. Alkaen varhain päivästä, asettamalla aika viikoittain viikoille yksityiskohtaisen tehtäväluettelon laatimiseksi ja tarjoamalla itselleni joustavuus taukoihin, autan minua pysymään virrattomana ja työtehtävissä. Mutta koska minulla on kauko-asema, jonka avulla voin enemmän tai vähemmän asettaa oman aikataulun, minulla on myös joustavuus ottaa pidempiä taukoja ja työskennellä (tai olla tekemättä töitä) parittomina aikoina.
Joten olin kiinnostunut Togglin käytöstä ymmärtääksesi kuinka kellonaikajakaumani laski ja kuinka voisin saada vielä enemmän irti päivästä. Nämä ovat tärkeät erot tunnustettavaksi: Aloin käyttää alustaa arvioidessani hyviä motivaatioita ja parantamistavoitteitasi jo mielessäni .
Mitä olen oppinut Togglin käytön jälkeen
Tarkka kuinka kauan jokainen projekti vie
Saatuaan konkreettisen ajan referenssiin tuntui siltä kuin olisin yhtäkkiä hinnoitellut jokaiselle projektille. Ja kyseisen konkreettisen numeron asettaminen perspektiiviin sai minut tietoisemmaksi paitsi ajan viettämisessäni myös siihen, mihin hankkeisiin olen samaa mieltä ja haluan käyttää vaivaa.
Tässä on esimerkki tehtäväluettelon näyttämisestä eriteltynä:
Aikaseurantaprojekti on projekti itsessään
Olen valmis panostamaan, ettet ole tottunut painamaan painiketta aina, kun aloitat ja lopetat tehtävän. Ei myöskään minä. Koska en ollut tottunut ohjelmaan, ellei antanut itselleni muistutuksia, unohdin aloittaa seurannan. Toggl yrittää tehdä tämän sinulle niin helpon kuin mahdollista - verkkosivusto on suoraviivainen ja tarjoaa muistutustoiminnon.
Erillisten projektikohtien tekeminen (kuten esimerkiksi luonnosteleminen, luonnosteleminen, muokkaaminen ja lataaminen esimerkiksi erillisinä kappaleina artikkelin luomisesta) antoi minulle myös mahdollisuuden luoda henkisesti esteitä tehtävien välille - mikä tarkoitti, että en enää vuota yhdestä toiseen, kuten zombi autopilotissa.
Se on helppo unohtaa tai päästää irti, joten jos olet tosissasi yrittäessäsi ymmärtää tuottavuuskäytäntöjäsi, sinun on myös oltava varovainen varoittamaan ajastinta aina, kun aloitat uuden tehtävän.
Hitaat päivät tekevät valtavan eron
Tunnetko ne aamuisin kun heräät tunteessasi olosi levännyksi? Et aio painaa kaikkia vihreitä valoja päivittäin, mutta Toggl auttaa sinua ymmärtämään kuinka paljon energiatasoillasi voi olla vaikutusta tehokkuutesi tasoon. Kun muotoilen ja lataan esimerkiksi Musein sunnuntaista inspiraatiota koskevaa uutiskirjettä, kaksi kuvaa espressoa voi tarkoittaa eroa 30 minuutin ja tunnin rakentamisessa.
Päivän aikana on enemmän aikaa kuin luulin
Varsinkin etätyöntekijänä olen ehdottomasti leirillä, että jos mieleni ei ole täysin keskittynyt käsillä olevaan tehtävään, minun on pidettävä tauko tai ohjattava energiani uudelleen, kunnes pystyn kiinnittämään täyden huomion projektiin. Mutta tämä tarkoitti myös sitä, että päiväni alkaisivat aikaisin ja vetäisivät pidempään kuin normaali työpäivä, koska minulla on joustavuus ottaa miellyttäviä lounaita, käydä polveilevia kävelyretkiä inspiraation saamiseksi tai nukkua myöhään mielentilasta riippuen.
Togglin avulla pystyin visualisoimaan aikakäyttöni kokonaiskuvan tietyssä viikossa. Ja katsomalla kuinka asiat neliömäisesti saivat minut sopeutumaan, kun esiintyin parhaiten ja nopeimmin, ja kun mieleni oli jumissa, pohtiin kaikkia mahdollisuuksia seuraavan kauden Greyn anatomiaan (kyllä, se on silti tuulettava). Tässä on kuinka lukumäärän tunteminen sai minut entistä paremmaksi tulevan viikon strategisessa suunnittelussa:
Saman tehtävän ajan kulutuksen tarkastelu eri päiväaikoina auttoi minua ymmärtämään, milloin minulla on enemmän energiaa tiettyihin toimintoihin. Muistatko, kun kerroin, että viikkotiedotteen rakentaminen vie vähemmän aikaa aamukahvin jälkeen kuin sen jälkeen, kun olin huivannut lounaan? Tietäen, että se on säästänyt pari tuntia viikossa jättämällä enemmän suoraviivaisia tehtäviä silloin, kun mieleni vielä keskittyy.
Samoin eri tehtävien ajan kulutuksen tarkasteleminen samaan aikaan vuorokauden aikana antoi minulle mahdollisuuden selvittää, milloin päivässä minusta tuntui parhaiten työskentelevän jotain. Jos pääsin raskaiden tehtävien toteuttamiseen aikaisin, tunsin oloni rentoutuneemmaksi (ja vähemmän syylliseksi) kuin päivinä, jolloin ryntäsin ensin sähköpostit läpi aamulla päästäkseni kaikkeen muuhun.
Ennen kuin löysin Togglin, ajattelin, että työhön liittyvä stressi oli annettu - että täysimääräinen potentiaalisi käyttäminen tarkoitti välttämättä tuntien ylittämistä tietyinä päivinä tai toisten työlounaan valitsemista. Jokainen, joka on omistautunut työlleen, tietää mitä tarkoitan: Tuntien asettamisen on oltava konkreettista näyttöä merkityksellisestä työstä ja sitoutumisesta asemaan.
Mutta mitä olen oppinut tästä kokeilusta, on se, että itsesi säästö ei tee sinusta vähemmän sijoitettua työhön. Jos jotain, se osoittaa, että olet sitoutunut ajamaan kotituloksia mahdollisimman tehokkaasti.
Aikakäytön seuraaminen voi täysin avata silmäsi siihen, mikä tekee ja ei toimi sinulle. Ja jos yrityksesi vahvempi voimavara ei auta verenpaineesi laskeutumisessa, niin sinulla on vielä muutama tunti liikkumavaraa viikossa.
