Muutama vuosi sitten astuin johtotehtäviin, jossa ensimmäistä kertaa olin vastuussa kuuden ryhmän ohjaamisesta. Koska MBA-tutkintoni on kädessä ja perusteellinen analyysi Myers-Briggs-tyypistäni, ajattelin, että olisi helppoa hallita ja motivoida ihmisiä, joiden kanssa työskentelin.
Mutta vaikka nämä työkalut osoittautuivat hyödyllisiksi, ne eivät valmistelleet minua kokonaan manageriksi olemisen vaikeimpaan osaan: vuotuisten suoritusarvioiden antamiseen. Osoittautuu, että johtajat pelkäävät heitä yhtä paljon kuin työntekijät! Luonnollisesta vastenmielisyydestään huolimatta arvostelut ovat kuitenkin väistämätön (ja tärkeä) osa työtä ja kriittinen osa tiimisi kasvua. Joten, jos tavoitteena on olla supertähtijohtaja, on aika tulla arvosteluihin niin hyviä kuin mahdollista.
Tässä hengessä tässä on miten päästä alkuun.
Perusteet
Saatat olla houkutus heittää yhteen mielenkiintoisimman palautteen työntekijöillesi viikkoa ennen tarkistusta, mutta luultavasti jo tiedät, että sinun ei pitäisi. Sinun tulisi käsitellä prosessia vuoden mittaisena aktiviteettina ja ajatella sitä hyvissä ajoin ennen aikaa. Suunnittelu auttaa antamaan kattavampaa palautetta, ja kun katsauskausi kiertää ympäri, ei sinulle tai työntekijöillesi ole yllätyksiä - ja siihen sinun pitäisi pyrkiä.
Aloita selvittämällä paras vuodenaika arvioiden suorittamiseen. Selvitä, onko organisaatiollasi suositeltava aikataulu tai prosessi (useimmat suuret yritykset tekevät) ja harkitse milloin budjetointiprosessi tapahtuu tai milloin sinulla on mahdollisuus jakaa bonuksia. Jos sinulla on joustavuutta, haluat välttää suuren volyymin työkaudet, koska valmistelu- ja palauteprosessi voi olla vaativa ja intensiivinen, eikä kukaan halua tehdä arvosteluja kiireisen kauden aikana.
Seuraavaksi rakenna vuosittainen aikajana vastaavasti ja viesti ajoitus työntekijöillesi. Mitään arvosteluista - sisällöstä ajoitukseen - ei pitäisi koskaan tulla yllätyksenä.
Oletetaan nyt, että helppouden vuoksi tarkistuskausi on vuoden lopussa, joulukuussa. Vuotuisen aikataulun tulisi näyttää seuraavalta:
Tammikuu (vuoden alku)
Aseta tavoitteet ja odotukset
Keskustele vuoden alussa työntekijöiden kanssa jakaaksesi vuosittaiset tavoitteesi ja odotuksesi joukkueellesi. Sitten tapaa heidät erikseen asettaaksesi omat suoritustavoitteensa. Tämä ei vain takaa, että jokaisella on selkeät odotukset vuodelle, se antaa myös molemmille selkeän ääriviivat, joita sinun on noudatettava joka kerta, kun keskustelet seuraavien kuukausien tuloksista.
Paras tapa asettaa tavoitteita on käyttää SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults oriented, T ime-sidottu) -kehystä. (Tarvitsetko alustan? Tutustu perustietoihin täällä.) Ja muista, että vaikka tavoitteiden tulisi olla kunkin henkilön roolille ominaisia, niiden tulisi myös olla linjassa selvästi organisaation tavoitteisiin, jotta työntekijät näkevät kuinka heidän suorituksensa vaikuttaa koko joukkueeseen.
Kirjoita kokousten jälkeen yrityksen tavoitteet ja kunkin työntekijän tavoitteet ja kirjoita ne sähköpostiin. Työntekijät arvostavat sitä, että tietävät työskentelevän samasta kopiosta kuin sinäkin, ja heillä on selkeä etenemissuunnitelma, jota noudatetaan ympäri vuoden.
Maaliskuu, kesäkuu ja syyskuu (joka kolmas kuukausi tai kuukausittain)
Pidä Touch-Base -kokouksia
Johtajat paniikitsevat usein yhteenvetoon ja kommentteihin ihmisten suorituksista katsausten aikana, mutta totuus on, että minkä tahansa vuosittaisessa kokouksessa kaatamasi pitäisi olla uutta tietoa. Sen sijaan sinun pitäisi seurata työntekijöidesi tavoitteita ja antaa heille palautetta ympäri vuoden. Ajattele nämä kokoukset vuoden alussa etukäteen riippumatta siitä, haluatko tehdä kuukausittaisia tai neljännesvuosittaisia sisäänkirjautumisia, jotta niitä ei työnnetä takaisin polttimeen.
Valmistele lyhyt esityslista ennen kutakin kokousta. Sinun tulisi tarkistaa työntekijän vuosittaiset tavoitteet, keskustella hahmotelluistasi odotuksista ja käsitellä mahdollisia kysymyksiä tai lisätehtäviä. Jos on olemassa neljännesvuosittaisia mittareita tai pitkän aikavälin projektipäivityksiä tarkistettavaksi, nyt on aika tehdä se.
Haluat myös viettää aikaa antamalla jokaiselle epävirallista palautetta hänen suorituksestaan, mukaan lukien kiitosta tarvittaessa ja käsiteltäessä kaikkia meneillään olevia tai mahdollisia kysymyksiä. (Kyllä, tämä on vaikea osa.) Yksi asia, jonka olen havainnut hyödylliseksi, on kehittää kommentteja käyttäytymisen suhteen, jonka jonkun tulisi aloittaa , lopettaa tai jatkaa : Ehkä haluat työntekijän alkavan kopioida sinulle sähköpostia sähköpostitse muut johtajat, lopeta pitkien lounastapausten tekemisen tai jatka projektien kääntymistä ennen määräaikaa. Tee myös tämä keskustelu ja pyydä jokaista työntekijää jakamaan omat ajatuksensa ja kysymyksensä.
Jokaisen näiden tapaamisten jälkeen tee muistiinpanoja itsellesi keskustelustasi. Luota minuun - kun vuoden loppua pyörii, sinulla on ilo saada nämä muistiinpanot auttaaksesi sinua tekemään yhteenveto vuodesta ja muistamaan, mistä keskustelet ihmisten kanssa parin ensimmäisen vuosineljänneksen aikana.
Lokakuu / marraskuu (kaksi kuukautta ennen tarkistusta)
Pyydä työntekijöitä valmistelemaan
Aikataulu muutama kuukausi ennen varsinaisia arvosteluja, virallisen tapaamisen päivämäärät jokaisen joukkueen jäsenen kanssa. Tässä vaiheessa sinun pitäisi myös pyytää heitä aloittamaan kootun kokoelman vuotuiset tulokset. Aloita kaikista virallisista lomakkeista, joita yritys haluaa sinun käyttävän, tai luo omia, ja pyydä jokaista työntekijää laatimaan yhteenveto hänen tärkeimmistä työtehtävistä, nykyisestä projektityöstä sekä yhteenveto tavoitteista ja saavutuksista.
Voi olla myös hyödyllistä saada jokainen työntekijä suorittamaan kirjallinen itsearviointi. Tämä ei vain autta työntekijöitä tuntemaan, että heillä on sananvaltaa prosessissa, vaan haastaa heitä ottamaan rehellisen kuvan omasta työkäyttäytymisestään, mikä on hyödyllistä puhuttaessa heidän suorituksestaan. Parhaisiin itsearviointeihin sisältyy 6-10 avointa kysymystä, kuten: Mitkä saavutukset olet tämän vuoden ylpeimmistä? Missä olet menettänyt joukkueesi tai itsesi odotukset ja tavoitteet? Mitkä ovat kasvualueesi ja kuinka käsittelette niitä? Onko joitain asioita, joita esimiehesi voi tukea edistääksesi ja menestyäsi entistä paremmin?
Marraskuu (Kuusi viikkoa ennen tarkistusta)
Valmistele itsesi johtajaksi
Sillä välin sinun pitäisi viettää kuukaudet ennen arvosteluita kokoamalla omat muistiinpanosi ja tuloksesi jokaiselle työntekijälle. Aluksi kerätä sekä työntekijöiden suorituksen määrällisiä mittareita, kuten myyntiraportit, puhelutiedot ja määräaikaraportit, että laadullisia toimenpiteitä, joihin voi kuulua asiakkaiden palautetta tai henkilökohtaista havaintoasi. Vedä ne muistiinpanot, jotka olet ottanut vuoden aikana myös kosketuspohjakokouksiin.
Yksi yleinen työkalu on 360-asteen arvostelu, joka perustuu työntekijän itsearviointiin ja vertaisarviointeihin sekä ylemmän ja alaisen palautteeseen. Löydät hyvin yksinkertaisen version osoitteesta HowsMyWork.com tai laajemman version osoitteesta Inc.com. Älä epäröi mukauttaa näitä malleja vastaamaan omia tarpeitasi.
Kun tarkistat tuloksia, kysy itseltäsi seuraavaa: Onko tämä henkilö saavuttanut tavoitteensa, odotuksesi ja yrityksen menestysindikaattorit? Jos ei, miksi - ja voitko muuttaa tätä? Jos kyllä - onko palkintoja, tunnustuksia tai suurempia projekteja, jotka voit osoittaa vahvistamaan tähtiä esiintyviäsi? Täältä bonukset tulevat!
Joulukuu (1 kuukausi ennen tarkistusta)
Valmistele dokumentaatio
Kun olet tehnyt kaiken tutkimuksen, on aika koota kunkin työntekijän itsearviointi, kaikki ulkoiset palautteet ja kaikki asiaankuuluvat tiedot. Käytä näitä tietoja arviointilomakkeiden, palautetta selittävien kirjallisten kirjeiden ja puhepisteiden laatimiseen kasvoillesi - keskustelu keskusteluun.
Ensin selvittää käytettävä muoto tai rakenne. Sinulla on jonkin verran joustavuutta täällä, mutta valitse rakenne, joka tuntuu molemmilta kattava ja auttaa työntekijääsi seuraamaan. Voit esimerkiksi strukturoida katsauksen yhdessä asettamiesi tavoitteiden ympärille, puhua niiden läpi kerrallaan tai työntekijän suurten hankkeiden ympärille, käydä projektikohtaisesti ja keskustella asiaankuuluvista tavoitteista.
Sitten, riippumatta siitä, missä muodossa päätät, sinun on yksilöitävä molemmat alueet vakuutusta ja rohkaisua varten sekä kaikki huolenaiheet (tai alueet, joilla työntekijä voi jatkaa kasvuaan). Valitse jokaisesta kategoriasta 2-3 tärkeintä aluetta, joihin keskittyä, jotta keskusteluesi tuntuu sisällöltään, mutta silti keskittyneeltä. Kehitä keskustelupisteitä, joita keräämäsi tiedot tukevat, ja liitä jokaiselle pisteelle sitten yhteenveto tulevaisuuden odotuksista ja tähän tavoitteeseen liittyvät toimintakohteet. (Työntekijät - etenkin hyvin toimivat työntekijät - vihaavat tullessaan arvostelun tunteelle, kuin heillä ei olisi mitään siitä, tai jos he eivät ole varmoja siitä, mitä tehdä seuraavaksi. Joten alueilla, joilla joku menee hyvin, sinun tulisi miettiä seuraavista vaiheista ja tulevista tai ”venyvistä” tavoitteista.)
Kun kaikki nämä resurssit ovat kädessä, olet valmis keskustelemaan mielekkäästi jokaisen ryhmäsi jäsenen kanssa.
Joulukuun loppu
Pidä henkilökohtainen arviointikokous
Nyt on aika istua työntekijöidesi kanssa virallista tarkistusta varten. Tämä on prosessin haastavin osa, mutta se on myös tärkein. Joten pysy kuulolla sarjamme seuraavaan osaan, jossa opit kuinka suorittaa arvostelu - mukaan lukien käsitys eri persoonallisuustyyppien käsittelemisestä ja palautteen tehokkaasta hankkimisesta.
