Kuluraporttien jättäminen sijoittuu oikealle siellä juurikanavilla hauskani mittakaavassa. Huolimatta siitä, että yritys velkaa minulle laillisesti paljon rahaa, pelkään melkein aina, että minun on toimitettava nämä raportit.
Tämän luultavasti juuret ovat ensimmäisessä työssäni yliopistosta, kun kysyin pomolta ohjeita siitä, mitkä kulut olivat aiheellisia tulevalle työmatkalle. Hän sanoi vain: "Käytä parhainta arviointiasi."
Umm, kiitos. Koska en ollut koskaan käynyt työmatkalla, minulla oli tunne, että paras ratkaisuni poikkesi todennäköisesti hänen omasta.
Mutta mielestäni siinä oli kohta. Kun minusta tuli johtaja ja työntekijäni kysyivät minulta saman kysymyksen, löysin vastaavan epämääräisen vastauksen. Halusin testata henkilöstöni nähdäkseni, kuinka he selviytyivät itsestään ilman valvontaa - jos he menivät villi-villiin ja puhalsivat satoja dollareita viinaan yhtenä yönä, voisin kyseenalaistaa heidän päätöksentekokykynsä (ja kyllä, voin myös antaa heille luovutuksen ylennys sen henkilön tilalle, joka käsitteli haastetta järkevästi).
Tarinan moraali? Kun pomosi sanoo “Käytä parhainta arvostelusi” viettäessäsi yrityksen senttiä, hän tarkoittaa sitä. Se, kuinka käsittelet kulujasi, kertoo paljon sinusta työntekijänä, ja se voi myös vaikuttaa maineesi pomosi kanssa.
Onneksi olen kehittänyt muutamia temppuja vuosien varrella - ja nämä ovat hyödyllisiä auttamaan pitämään itseäni kurissa, kun kerän kuitit.
Katso ja opi
Paras tapa mitata, kuinka paljon sinun pitäisi käyttää, on katsella kokeneempia kollegoitasi. Mahdollisuudet ovat, että syöt, juo ja pysyt samoissa paikoissa, joten sinulla on runsaasti mahdollisuuksia pysähtyä ja nähdä mitä he tekevät ensin.
Tässä on esimerkki: Kun lähdet yhdessä kollegoidesi kanssa päivälliselle, anna kaikkien muiden tilata ensin ja kiinnitä huomiota jokaisen tilauksen kustannuksiin. Kun on vuorosi, varmista, että valitsesi on edullisin tai samalla alueella kuin ryhmän halvemmat tilaukset. Ei, vain siksi, että pomosi tilasi mignon-tiedoston, ei välttämättä tarkoita, että sinun pitäisi seurata esimerkkiä. Mutta kun veteraanimatkailijat tilaavat kaikki Cobb-salaatteja, seuraa heidän esimerkkiä, ja pomosi ei koskaan kyseenalaista aterian hintaa.
Entä jos matkalla ei ole ketään muuta? Yritä tehdä tutkimusta etukäteen. Kysy muilta kollegoilta, kuten ”Olen menossa Chicagoon - voisitko ehdottaa muutamia ruokapaikkoja?” Selvitä, missä muu joukkue yleensä käy, ja sinulla on muutama paikka, jonka tiedät olevan turvallista kuluttaa.
Älä ole ahne
Tämä luultavasti näyttää itsestään selvältä, mutta voin kertoa teille kokemuksesta, että on helppo tuntea, että voitte elää vähän, kun toimistosi lentää ympäri, maksaa hotellistanne ja lähettää teidät mielikuville illallisille asiakkaiden kanssa. Ja vaikka saatat nähdä muiden ihmisten elävän sen takia, koska he tietävät jonkun muun hakevan välilehteä, on parempi veto pitää kulutustasi mahdollisimman pieninä.
Nyrkkisääntö: Jos et osta sitä omalla rahalla, älä kuluta sitä. Lasillinen viiniä päivällisellä? Hieno. Lasillinen viiniä, plus kolme cocktailia, pari sovellusta ja jälkiruoka? Sen tarve ei tule olemaan helppo perustella.
Älä ole halpaa
Vaikuttaa kohtuulliselta, että sinun ei pitäisi kuluttaa ylimääräistä rahaa yritykselle, mutta entä halvemmat tuotteet? Voitko kustantaa aamulatteesi ja bagelisi töihin matkoilla? Varmasti teknisesti, voit pyytää yritystäsi korvaamaan sinulle 4, 67 dollaria, jonka olet maksanut pienestä kahvista ja bagelista, mutta takaa, että et voita mitään pisteitä, kun pomo näkee tämän eritellyssä raportissasi.
Minulla oli esimerkiksi yksi työntekijä toimittamassa kustannusraportti 1 dollarin pysäköintimaksulle asiakaskokouksesta. Vitsailetko? Annoin hänelle dollarinsa takaisin, mutta siitä lähtien olen aina tuntenut, että hän yritti polttaa yritystä kaikesta voitavastaan.
Kyllä, yrityksesi pitäisi maksaa kohtuulliset kulut, kun olet edustamassa yritystäsi, mutta nikkeliä vähentävät kulut saavat sinut näyttämään epäammattimaiselta ja epäkypsältä, puhumattakaan väärästä. Tässä on hyvä kokeiluversio: Jos kyseessä on jotain, jonka ostat yleensä itsellesi tavallisena työpäivänä, älä kuluta sitä (vaan pidä kuitit siinä mahdollisuudessa, että pomosi maksaa myös pienistä asioista).
Pyydä aina kuitit
Tässä huomautuksessa, menojen pitämisen kohtuullisissa rajoissa vieressä, kuittien pitäminen on tärkein asia, joka muistetaan, kun olet toimistossa toimiston ulkopuolella. En voi edes laskea kuinka monta kertaa työntekijät ovat lähettäneet kuluraportteja ilman todisteita menoista. Riippumatta siitä, kuinka paljon luulet pomosi luottavan sinuun, hän ei voi vain sanoa sanaasi, jonka kulut 256 dollaria viimeisellä työmatkalla.
Kun kysyin yhdeltä työntekijältä, miksi hän ei sisällyttänyt kuittiaan suhteellisen pienistä kuluista - yhden, jonka olen täysin hyväksynyt - hän myönsi olevansa huolissaan siitä, että en ehkä hyväksy tätä tuotetta, joten hän vain “unohti” kysyä kuittia. Hänellä oli oikeus: en hyväksynyt sitä. Mutta ei siksi, että vastustin hankintaa - koska minulla ei ollut todisteita siitä, että se todella tapahtui.
Pikavinkki: pyyhkäise hotellin kiinteä kirjekuori huoneestasi ja pidä sitä kukkarossasi tai salkussa. Kääri iso kuminauha lompakkosi ympärille muistuttaaksesi sinua kysymään kuitti - pudota sitten kuitti kirjekuoreen heti kun saat sen. Ja jos kustannuksissa on jotain epätavallista, kirjoita se takana ennen arkistointia.
Jokaisella yrityksellä ja jokaisella pomoilla on erilainen lähestymistapa kulujen käsittelyyn, mikä tarkoittaa, että kaikissa tilanteissa ei ole vaikeaa ja nopeaa sääntöä. Noudata kuitenkin näitä ohjeita, ja pomollasi ei ole koskaan syytä kyseenalaistaa parhainta arviointiasi.
