Onko sinulla koskaan uppoutuvaa tunnetta, kun palaat sähköpostiisi muutaman vietetyn päivän (tai jopa tunnin) kuluttua ja näet, että vastaamatta jääneiden viestien määrä on jo saavuttanut hallitsemattomat mittasuhteet?
Luottamaton postilaatikko voi tuntua ylivoimaiselta aukolta, josta et koskaan kaivaa itseäsi ulos. Mutta sen ei tarvitse olla niin! Muutamalla yksinkertaisella vaiheella voit järjestää postilaatikkosi, hallita saapuvaa postia ja vähentää vakavasti sähköpostisi ahdistusta.
Poista se
Tiedän, että tämä vaikuttaa monilta pelottavilta, mutta suosittelen, että käytät postilaatikoitasi vain siihen, mihin se on tarkoitettu: uusi posti. Ajattele etanapostia analogiana. Jos laitat jokaisen vastaanottamasi paketin tai kirjeen keittiöpöydällesi jättämättä sitä pois tai heittämättä sitä pois, keittiöstäsi tulee pian hallitsematon paperikasa. Saapuneet postilaatikko toimii samalla tavalla - se on tehokkain, kun tyhjennät sen.
Aloita poistamalla kaikki saamasi sähköpostiviestit, joita et koskaan halua enää käyttää (kuten ilmoitus tämän viikon myynnistä lennoille Mauille - valitettavasti ei tänä vuonna). Ole kuitenkin harkittu ja älä poista kohteita, jotka saatat haluta kirjaa loppupuolella (kuten kuitti Amazon-ostostasi).
Kokeile sitten tallentaa haluamasi sähköpostit asianmukaisiin kansioihin tai (Gmail-käyttäjille) arkistoida ne. Tavoitteenani on aina pystyä näkemään kaikki postilaatikossani olevat sähköpostiviestit vierittämättä alas tai napsauttamalla ”sivua 2.” Minusta tuntuu, että olen vähemmän stressaantunut, kun pystyn nopeasti katsomaan kaikkea mitä minun on käsiteltävä, kaikki yhdellä sivulla. Ja olkaamme rehellisiä: jos sähköposti on sivulla 2, sitä ei todennäköisesti käsitellä muutenkaan.
Lopeta tilaus
Suurin postilaatikon tukkija on tavaraa, jonka saat toistuvasti. Eikä vain sähköisten uutiskirjeiden syyttäminen - Facebook, Twitter ja nyt tilaamasi yhdeksän päivittäistavaraussivustoa täyttävät myös postilaatikkosi päivityksillä.
Joten seuraavan kerran, kun jätät puoli tusinaa sähköpostiviestiä edes avamatta niitä, ota huomioon poistamasi tiedot. Jos heität sähköpostiviestejä samasta lähteestä kolme kertaa avamatta niitä, on aika peruuttaa tilaukset. Saapuneet postilaatikko kiittää sinua.
Yhdistä, yhdistä, yhdistä
Yhä useammin ihmisten on käsiteltävä useita postilaatikoita. Työosoitteesi, .edu-osoitteesi, ammattimaisesti kuulostava [email protected], ehkä jopa se vanha Hotmail-tili, jota lukion ystäväsi eivät näytä poistavan heidän osoitekirjoistaan.
Useimmissa tapauksissa sinun on pidettävä henkilökohtaiset ja työviestit erillään, mutta jos sinulla on joustavuutta, useiden sähköpostiosoitteiden yhdistäminen antaa sinulle vähemmän paikkoja kirjautua sisään ja hallita. Yksi vaihtoehto on lopettaa vanhempien osoitteidesi käyttäminen, mutta voit myös valita, että yksi sähköpostiosoite välitetään edelleen toiselle - joten sinut suojataan riippumatta siitä, missä ihmiset lähettävät sinulle sähköpostia, mutta silti pystyt pitämään kaiken arkistoidun samassa paikassa.
Tee postilaatikostasi työtä
Yksi Gmailin suosikkiominaisuuksista on automaattinen suodatus: Harjoittelet postilaatikkosi tietääksesi mihin lähettää sähköpostia ja miten se merkitään. Kaikki äidiltäni tehdään ”Perhe” ja korkeakoulujen ystäväryhmän sähköpostiluetteloon lähetetyt asiat merkitään vastaavasti. Sillä tavalla, kun etsin jotain myöhemmin, se on aina helppo löytää.
Voit käyttää Gmailia myös joidenkin sähköpostien ohittamiseen postilaatikkoosi automaattisesti. Jos esimerkiksi maksat kaapelilaskun automaattisesti, kuten minäkin, voit arkistoida sen automaattisesti ja lisätä otsikon ”Talous”. Sinun ei tarvitse koskaan nähdä sitä, mutta jos tarvitset sitä, tiedät mistä löytää se.
Suunnittele myöhemmin
Tiedät ne sähköpostit, joihin tiedät, että pääset vasta myöhemmin, mutta pelkäät unohtaa? Nyt on Boomerang-niminen laajennus (tällä hetkellä saatavana Gmailiin ja Outlookiin), joka sopii erinomaisesti heidän käsittelemiseen. Voit ajoittaa sähköpostin katoamaan ja palaamaan myöhemmin - kun olet valmis käsittelemään sitä - jättämällä postilaatikkosi selvemmäksi siihen asti.
Boomerangilla on myös muita (melko elämää muuttavia) bonuksia. Sen avulla voit ajoittaa sähköpostin lähettämisen myöhemmin, ja se antaa myös asettaa toistuvia sähköposteja. Voit myös pyytää Boomerangia muistuttamaan sinua, jos joku ei ota sinuun yhteyttä. Esimerkiksi, kun lähetän sähköpostia Julielle maanantaina perjantaille tarvitsemastani raportista, voin pyytää Boomerangia saattamaan kyseisen sähköpostiketjun palaamaan postilaatikoni yläosaan torstaina klo 10.30, jos hän ei ole vielä vastannut. Ja jos hän vastaa, Boomerang tietää, ettei hän halua tuoda sähköpostia torstaina. Loistava, eikö niin?
Oletko valmis aloittamaan? Suorita jonkin aikaa tällä viikolla korjataksesi postilaatikkoasi. Se voi viedä muutaman tunnin, mutta lupaan, että pitkällä aikavälillä säästösi aika (ja stressi) tekee kaikesta vaivasi.
