Sovelltamalla tiettyjä suodattimia Gmail-tiliisi voit määrätä erilaisia käyttäytymismalleja, mukaan lukien tietyt sähköpostit merkittyinä, riippumatta siitä, tallennetaanko ne automaattisesti vai poistetaanko ne, tai jos ne on merkitty tähdellä. Voit jopa halutessasi lähettää jonkun sähköpostin toiseen osoitteeseen, jos haluat.
Miten luodaan sääntöjä Gmailissa
Sääntöjen luominen Gmailissa on melko yksinkertainen prosessi, kun ymmärrät käyttöliittymän sijainnin ja mitkä konfiguroitavat asetukset ovat käytettävissä.
On todella kaksi tapaa päästä siitä. Voit luoda säännön tyhjästä ja anna kaikki pyydetyt tiedot tai voit valita yhden tai useamman sähköpostin, joka täyttää haluamasi säännöt ja luo suodattimet otsikon tai sisältötietojen perusteella. Tässä opetusohjelmassa olemme antaneet sinulle mahdollisuuden seurata joko polkua, vaikka jälkimmäinen on yleensä jonkin verran yksinkertaisempi.
Sääntöjen luominen tyhjästä
- Jos haluat luoda säännön tyhjästä, avaa ensin Gmail-käyttöliittymä verkkoselaimessa.
- Napsauta alanuolta oikealla puolella sijaitsevaa alas-nuolta Hae postia ruutuun, joka löytyy näytön yläosasta.
- Näyttöön tulee pop-out-ruutu, joka sisältää seuraavat mukautettavat vaihtoehdot, joista jokainen soveltuu uuteen sääntöön.
alkaen: Tämän vaihtoehdon avulla voit määrittää yhden tai useamman lähettäjän.
To: Tällä asetuksella voit määrittää yhden tai useamman vastaanottajan.
Aihe: Tämän vaihtoehdon avulla voit määrittää osittaisen tai täydellisen tekstin viestin otsikkoriviltä.
Onko sanat: Tämän vaihtoehdon avulla voit suodattaa viestejä tietyn ruumiin sisältämien sanojen perusteella.
Ei ole: Tämän vaihtoehdon avulla voit suodattaa viestejä tietyn sanan perusteella, joka ei ole kehossa.
Koko: Tämän vaihtoehdon avulla voit suodattaa viestejä niiden koon perusteella, joko korkeampi tai pienempi kuin tietyn perusviivan mittaus.
Päivämäärä sisällä: Tämän vaihtoehdon avulla voit suodattaa viestejä niiden lähettämisen perusteella valitsemalla useita ennalta määritettyjä aikavälejä.
Hae: Tämän vaihtoehdon avulla voit rajoittaa suodatinta tiettyihin kansioihin tai tarroihin, jos haluat.
Kiinnitys: Kun se on valittuna, sovelletaan vain tätä sääntöä liitteisiin liitettyihin tiedostoihin.
Älä lisää keskusteluja: Kun se on valittuna, sovelletaan vain tätä sääntöä todellisiin sähköpostiviesteihin eikä chat-keskusteluihin.
- Kun olet tyytyväinen merkintöihisi, napsauta Luo suodatin painiketta. Voit myös valita, mitkä olemassa olevat viestit täyttävät syötetyt kriteerit valitsemalla Hae painiketta.
- Kun olet napsauttanut Luo suodatin näyttöön tulee useita vaihtoehtoja, joista jokainen sisältää valintaruudun, mukaan lukien seuraavat: Ohita Saapuneet (Arkistoi se), Merkitse luetuksi, Star it ja Poista se, muiden joukossa. Aseta valintamerkki niiden vieressä, jotka määrittävät käyttäytymisen, jota haluat käyttää tähän sääntöön. Voit esimerkiksi halutessasi arkistoida tietyt kriteerit täyttävät viestit automaattisesti varmistaen, etteivät ne koskaan pääse saapumaan postilaatikkoosi.
- Kun olet tyytyväinen käyttäytymisasetuksiin, napsauta Luo suodatin painiketta uudelleen. Uusi sääntösi on nyt luotu ja aktivoitu.
Sääntöjen luominen olemassa olevista sähköposteista
- Luo sääntö nykyisistä sähköposteista avaamalla ensin Gmail-käyttöliittymä verkkoselaimessa.
- Valitse viestit, jotka täyttävät uuden säännön kriteerit asettamalla kunkin vieressä olevan valintaruudun.
- Klikkaa Lisää -painiketta, jota edustaa kolme pystysuoraan kohdistettua pistettä ja jotka sijaitsevat Gmail-työkalupalkin oikealla puolella - joukko kuvakkeita, jotka sijaitsevat Hae postia laatikko ja viestisi.
- Kun pudotusvalikko tulee näkyviin, valitse Suodata tällaiset viestit vaihtoehto.
- Näyttöön tulee pop-out-ruutu, jossa on useita muokattavia vaihtoehtoja, jotka soveltuvat uuteen sääntöön. Nämä vaihtoehdot on kuvattu edellisessä opetusohjelmassa yllä. Ero tässä on se, että jotkut saattavat jo olla valmiiksi saamiesi viestien yksityiskohtia.
- Kun olet tyytyväinen merkintöihisi, napsauta Luo suodatin painiketta. Voit myös valita, mitkä olemassa olevat viestit täyttävät syötetyt kriteerit valitsemalla Hae painiketta.
- Kun olet napsauttanut Luo suodatin näyttöön tulee useita vaihtoehtoja, joista jokainen sisältää valintaruudun, mukaan lukien seuraavat: Ohita Saapuneet (Arkistoi se), Merkitse luetuksi, Star it ja Poista se, muiden joukossa. Aseta valintamerkki niiden vieressä, jotka määrittävät käyttäytymisen, jota haluat käyttää tähän sääntöön. Voit esimerkiksi halutessasi arkistoida tietyt kriteerit täyttävät viestit automaattisesti varmistaen, etteivät ne koskaan pääse saapumaan postilaatikkoosi.
- Kun olet tyytyväinen käyttäytymisasetuksiin, napsauta Luo suodatin painiketta uudelleen. Uusi sääntösi on nyt luotu ja aktivoitu.
Miten hallita sääntöjä Gmailissa
Kun olet luonut sääntöjä, voit halutessasi muokata tai jopa poistaa joitain niistä, kun aika kuluu. Gmail-suodattimia voidaan hallita tekemällä seuraavat vaiheet.
- Voit hallinnoida Gmail-sääntöjä avaamalla Gmailin käyttöliittymä verkkoselaimessa.
- Klikkaa asetukset painiketta, jota edustaa hammaspyöräkuvake ja joka sijaitsee näytön oikeassa yläkulmassa.
- Kun avattava valikko tulee näkyviin, valitse asetukset.
- Gmailin asetukset käyttöliittymä tulee nyt näkyviin. Klikkaa Suodattimet ja estetyt osoitteet.
- Näyttää nyt luettelon nykyisistä suodattimissasi olevista säännöistä, joista kukin seuraa muokata ja poistaa linkki.Täältä voit muuttaa tai poistaa yhden tai useamman säännön.
Muut Gmail-säännöt, joiden avulla voit pysyä järjestäytyneinä
Saatavilla on muutamia lisäominaisuuksia, jotka auttavat sinua pysymään järjestäytyneinä saapuvan sähköpostisi osalta, ja ne sisältävät sekä Gmail-osoitteesi itse muutoksia.
Aliasien luominen
Yksi Gmailin vähemmän tunnetuista ominaisuuksista antaa mahdollisuuden muodostaa useita ensisijaisia sähköpostiosoitteita käyttäviä aliaksia. Tämä voidaan tehdä yhdellä kahdella tavalla käyttämällä plusmerkkiä tai ajanjaksoa.
Kummassakin tapauksessa kaikki näihin aliasoitteisiin osoitetut sähköpostit lähetetään edelleen samaan Gmail-tiliin. Tämä voi olla hyvin kätevä suodatustarkoituksiin, koska voit yksinkertaisesti luoda säännön, joka kertoo tietyn aliaksen tekijöistä ja määrittää minkä tahansa käyttäytymisen haluamasi säännön.
Hyödynnä plus-merkkiä (+), aseta se sen jälkeen, kun sähköpostiosoitteesi on pääosaa ja mitä lisättyä tekstiä haluat lisätä. Voin esimerkiksi luoda [email protected] nimimerkin nimeltä [email protected] ja tarjota sanottu alias kenelle tahansa, joka haluaa ottaa yhteyttä Lifewire-artikkeleihini. Sinun ei tarvitse rekisteröidä tätä aliaksia Gmail-käyttöliittymässä, sillä Google käyttää vain merkkejä, jotka löytyvät ennen plus-merkkiä, kun reitittää viestin postilaatikkoosi.
Jos haluat käyttää ajanjaksoa (.), Sijaitse sen sijaan missä tahansa Gmail-osoitteessa ennen @ -symbolia. Google jättää nämä ajanjaksot olennaisesti huomiotta, joten voit luoda niin monta aliaksia kuin haluamasi tahansa haluamassasi muodossa. Esimerkiksi jokainen seuraavista voi olla kelvollisia osoitteiden [email protected] aliaksia: [email protected], [email protected], [email protected]. Et voi kuitenkaan lisätä muita merkkejä tällä menetelmällä.
