Kaikki tietävät, että on tärkeää oikaista materiaaleja työnhaun keskellä sekä työpaikkaviestinnässä. Ja se näyttää melko helppolta tehtävältä; loppujen lopuksi annat kirjoituksellesi vielä yhden tarkastelun, eikö niin?
No, ei aivan. Oikein tehtäväksi oikoluku vie hieman enemmän aikaa ja vaivaa kuin nopea viimeinen luku.
Itse asiassa peruskirjoitus ja kielioppi ovat vasta alkua. Seuraavaksi olen käyttänyt toimituksellista asiantuntemustani käydä läpi kaikki asiat, jotka sinun pitäisi todella tarkistaa todistettaessa (että useimmat ihmiset unohtavat). Käytä sitä eräänlaisena tarkistusluettelona seuraavan kerran, kun etsit asiakirjoja tai sähköposteja ennen kuin napsautat "lähetä".
1. Oikeinkirjoitus ja kielioppi
Hei, sanoin, että se oli alku. Se näyttää yksinkertaiselta, mutta pienet oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet voivat vahingoittaa vakavasti vaikutelmaa lähettämästäsi. Joten aloita tarkistamalla huolellisesti, että olet asettanut jaksot paikoilleen, että olet käyttänyt usein sekoitettujen sanojen oikeaa versiota etkä ole vahingossa kirjoittanut väärin jotain, mitä oikeinkirjoituksen tarkistus ei tunnista.
Pro-vinkki: Etkö ole varma kielioppisäännöstä? Katso Grammar Book tai Grammarly saadaksesi apua. Tai jos se on niin hämmentävä, että joudut etsimään sitä, saattaa olla syytä yksinkertaistaa virkettä, jotta aihe poistetaan kokonaan.
2. Oikea substantiivit
Tämä on asia, jonka ihmiset usein unohtaa, kun he katsovat kirjoitustaan oikeinkirjoituksen ylitse: Vilkaise oikeita substantiivit varmistaaksesi, että ne kirjoitetaan oikein. Jos toimeenpanijalla on pitkä ja monimutkainen nimi (tai jopa se, joka voidaan kirjoittaa monin tavoin, kuten Smith tai Smyth), tee nopea haku Googlessa tai työntekijähakemistossa varmistaaksesi, että olet kirjoittanut sen oikein. Suorita sama toiminimien, toiminimien ja sijaintien kanssa.
Pro-vinkki: Kun olet siinä, tarkista myös, noudattavatko yritykset omien nimien outoja käyttösääntöjä, kuten kaikkia pieniä kirjaimia tai useita sanoja ilman välilyöntejä yhdistämällä - nämä ovat helppo erehtyä, mutta voivat olla huono virhe, etenkin jos lähetät sähköpostia jonkun kanssa kyseisestä yrityksestä. Upea esimerkki tästä on onefinestay, jolla ei ole isoa kirjainta ja joka yhdistää kolme sanaa yhteen.
3. Verbivirtaukset
Verbi-ajat ovat ärsyttäviä, koska monta kertaa ihmisten puhuessa ja kirjoittamisessa ja kuinka oikeassa kieliopeessa sanotaan, että sinun pitäisi puhua ja kirjoittaa, on valtava ero. Lue lauseesi uudelleen, jotta voit varmistaa, ettet sekoita verbijärjestelmiä tai käytä useita lauseita samassa lauseessa (tämä tapahtuu usein lauseissa, joissa luetellaan useita toimintoja).
Pro-vinkki: Purduen OWL: llä on kätevä verbi jännittynyt huijauskortti, jotta näet kuinka erilaiset verbi-ajat liittyvät toisiinsa.
4. Lauserakenne
Katso lauseiden pituutta. Huomaatko paljon pilkuja, puolipisteitä ja -yhteyksiä? Jotkut lauseistasi voivat olla suoritettuja, joten katso, voitko puhdistaa ne tekemällä niistä lyhyempiä. Muista: Joskus on parempi hajottaa asiat ja tietää, että kaikki on luettavissa kuin yrittää kovasti kuulostaa vaikuttavalta ja lopulta hämmentää lukijaasi.
Pro-vinkki: Monilla ammattilaisilla on taipumus käyttää liian monta puolipistettä (syyllinen kuin ladattu). Jos haluat kirjoittaa selkeämmin, yritä päästä eroon muutamasta niistä ja luoda erillisiä lauseita.
5. Muotoilu
Tämä voi olla erityisen tärkeää, jos lähetät ansioluettelon tai saatekirjeen. Katso asiakirjaasi kokonaisuutena (tai pyydä jotain muuta tekemään sitä) ja kritiikki sen ulkonäöstä. Onko marginaalit liian leveät? Onko fontti liian pieni tai vaikea lukea? Voisitko käyttää lihavoitua tekstiä tehdäksesi jotain helpompaa rajata? Haluat, että lähettämäsi teos näyttää yhtä hyvältä kuin miltä se kuulostaa.
Pro-vinkki: Yleinen sääntö, jota haluan noudattaa, on, että älä koskaan käytä samassa asiakirjassa enemmän kuin kahta muotoilutiedostoa (lihavoitu, kursivoitu, alleviivattu, funky-marginaalit, pieni kirjasinlaji). Lihavoituna, kursivoituna ja alleviivattuina puhumalla, älä koskaan käytä useampaa kuin yhtä kerrallaan. Jonkin asiakirjan lihavointi ja alleviivaus ei tee asiasta erityisen tärkeätä; se saa sinut näyttämään hullualta.
6. Johdonmukaisuus
Varmista, että kirjoittamasi on johdonmukaista kaikkialla, varsinkin jos käytät numeroita, symboleja tai supistuksia. Sanotko esimerkiksi ”työtoverit” ja “työtoverit” työssäsi? Päätä, kumpaa haluat käyttää. Käytätkö ”%” tai “prosenttia” puhuaksesi ansioluettelosi tilastoista? Kumpikaan ei ole väärässä, mutta on tärkeää valita yksi ja käyttää sitä johdonmukaisesti koko ajan.
Pro-vinkki: Jos joudut päätöksen väsymykseen tekemällä kaikki nämä pienet valinnat johdonmukaisuuden suhteen, noudata vain AP-tyylin sääntöjä, joita useimmat toimittajat käyttävät.
7. Idioomat
Jos käytät puhekuvioita, varmista, että olet tosiasiallisesti käyttänyt niitä oikein. Esimerkiksi, ihmiset sekoittuvat usein "kerran hetkessä" ja "kerran ja toisessa", samoin kuin "eivät voineet välittää vähemmän" ja "voisivat välittää vähemmän". Google puheluihin ennen kuin lähetät heidät tekemään varmasti he ovat kaikki.
Pro-vinkki: Jos siirryt Google-reitille, suosittelen tarkastelemaan useita lähteitä (ainakin neljää tai viittä) varmistaaksesi, että kaikki ovat yhtä mieltä siitä, mikä on idioma. Kerroin kerran Googlelle puhehahmon, ja kävi ilmi, että kyseisen sanan ensimmäinen hakutulos oli täysin väärä - oho!
8. Kokonaisvirtaus
Varsinkin kun olet muokannut ja tarkastellut työtäsi, sen on helppo alkaa kuulostaa hajanaiselta tai epäjohdonmukaiselta. Joten kun olet suorittanut yhden oikoluvun, varmista, että se kulkee kaikki loogisesti yhdessä helposti seurattavien siirtymien kanssa.
Pro-vinkki: Yritä lukea työtäsi hitaasti ääneen, jotta havaitset ongelmia kirjoitustasi kuulostaessa. Jos sinusta tuntuu mukavalta tehdä niin, katso voitko lukea sen ääneen myös jollekin muulle. Monta kertaa muut ihmiset pohtivat pieniä asioita, jotka luulet sopiviksi, mutta jotka lukevat toisin kuin muut.
Oikoluku on muutakin kuin vain virheiden löytämistä; se varmistaa, että kaikki ankkasi ovat peräkkäin ja että pienet asiat vastaavat toisiaan.
Bottom line? Ole yksityiskohtien mestari.
