Olet tehnyt paljon työtä Excel-laskentataulukkoasi, älä anna sen liukua pois, koska olet unohtanut salasanasi. Käytä näitä vinkkejä, jotta työsi pysyisi turvallisena ja tallennettaisiin seuraavan kerran, kun tarvitset tätä tärkeätä tiedostoa. Tai, jos haluat jakaa työsi, oppii tekemään sen helposti PDF-tallennustoiminnon avulla.
Käytä Excel Save Shortcut -näppäimiä
Työpöytätiedostojen tallentamisen lisäksi käyttämällä Tallenna-vaihtoehtoa Tiedosto-valikko tai Tallenna-kuvaketta Nopea pääsy -työkaluriviExcelillä on mahdollisuus tallentaa näppäimistön pikavalintanäppäimillä. Tämän pikakuvakkeen näppäinyhdistelmä on:
ctrl + S
Jos tiedosto on tallennettu aiemmin, hiiren osoitin muuttuu tiimalasin kuvakkeeksi tallennuksen aikana. Muussa tapauksessa, jos työkirja tallennetaan ensimmäistä kertaa, Tallenna nimellä valintaikkuna avautuu.
Ensimmäinen tallennus
Kun tiedosto tallennetaan ensimmäistä kertaa, on määritettävä kaksi tietoa Tallenna nimellä valintaikkuna, mukaan lukien tiedoston nimi ja sijainti, johon se tallennetaan.
Tiedostonimet voivat sisältää enintään 255 merkkiä, mukaan lukien välilyönnit.
Tallenna usein
Koska käytät ctrl + S pikakuvake on niin helppo tapa tallentaa tietoja, on hyvä säästää usein - vähintään viiden minuutin välein - jotta tietoja ei menetettäisi tietokoneen kaatumisen tapahtuessa.
Paikkojen tallentaminen
Excel 2003: n jälkeen on usein voitu käyttää usein käytettyjä tallennettuja paikkoja kohdassaTallenna nimellä . Tällöin sijainti on helposti saatavilla viimeisten kansioiden luettelon yläosassa. Rajoittamattomien paikkojen lukumäärää ei ole rajoitettu. Tallenna tallennuspaikka:
- Klikkaatiedosto> Tallenna nimellä.
- VuonnaTallenna nimellä -ikkunassa, siirrä hiiren osoitin haluttuun kohtaan allaViimeisimmät kansiot - ruudun oikeassa reunassa on näkyvissä pientä vaakasuuntaista kuva-aluetta kyseiselle paikalle.
- Klikkaatappikyseiselle paikalle. Kuva muuttuu pystysuuntaisen kuvan pino-pudotusvalikosta, mikä osoittaa, että sijainti on nyt kiinnitetty Viimeisimmät kansiot lista.
- Voit poistaa sijainnin napsauttamallapystysuora työntökuvauudelleen vaihtaa se takaisin vaakatasoon.
Tallenna Excel-työarkit PDF-tiedostoina
Yksi Excel 2010: ssa käyttöönotetuista ominaisuuksista oli mahdollisuus muuntaa tai tallentaa Excel-laskentataulukotiedostoja PDF-muodossa. PDF-tiedosto (Portable Document Format) sallii muiden tarkastella asiakirjoja ilman, että he tarvitsevat tietokoneeseen asennettua alkuperäistä ohjelmaa, kuten Excelia.
Sen sijaan käyttäjät voivat avata tiedoston ilmaisella PDF-lukijaohjelmalla, kuten Adobe Acrobat Reader -ohjelmalla. PDF-tiedostolla voit myös antaa muiden näkevän laskentataulukon tietoja antamatta heille mahdollisuutta muuttaa sitä.
Aktiivisen laskentataulukon tallentaminen PDF-muotoon
Kun tallennat tiedoston PDF-muodossa, oletuksena vain nykyinen tai aktiivinen laskentataulukko - joka on laskentataulukko ruudulla - tallennetaan. Excel-laskentataulukon tallennus PDF-muodossa Excelin avullaTallenna nimellä tiedostotyypin vaihtoehdot ovat:
- Klikkaatiedostovälilehtinauha Voit tarkastella käytettävissä olevia valikkovaihtoehtoja.
- Klikkaa Tallenna nimellä avaa Tallenna nimellä -valintaikkuna.
- Valitse sijainti tiedoston tallentamiseenTallenna sisään linja.
- Kirjoita tiedoston nimiTiedoston nimirivi alareunassa.
- Napsauta alaspäin osoittavaa nuoltaTallenna nimellä linja.
- Selaa luetteloa ja etsi ja napsauta PDF (* .pdf)vaihtoehto, jotta se näkyisiTallenna nimellä rivi ruutuun.
- KlikkausTallentaaTallenna tiedosto PDF-muotoon ja sulje valintaikkuna.
Tallenna koko työkirja PDF-muodossa
Kuten mainittiin, oletusarvoTallenna nimellä vaihtoehto tallentaa vain nykyisen laskentataulukon PDF-muodossa. Tallenna koko työkirja PDF-tiedostona seuraavasti:
- Avaa Tallenna nimellä valintaikkuna.
- Avata Lisää vaihtoehtoja.
- KlikkaaPDF (* .pdf) vaihtoehto tehdä Asetukset-painike näkyviin valintaikkunan Tallenna nimellä -tyyppi -rivillä.
- Napsauta painiketta avataksesivaihtoehdotvalintaikkuna.
- valita Koko työkirjaJulkaise, mitä -osaa.
- KlikkauskunnossapalataTallenna nimellä valintaikkuna.
- KlikkausTallentaatallentaa työkirjasi PDF-muotoon ja sulje valintaikkuna.
Asetukset-painike tulee näkyviin vain, kun tiedostotyyppi on PDF (* .pdf) muunnettu Tallenna nimellä -valintaikkunassa. Se antaa sinulle useita valintoja siitä, mitä tietoja ja tietoja tallennetaan PDF-muodossa.
Automaattinen tallennus OneDrive-laitteeseen
Jos käytät Microsoft Office 365, Excel automaattisesti autosave työnsä aina, kun valitset yrityksen OneDrive-pilven tallennus tallennuspaikaksi. Uusi toiminto tallentaa asiakirjan muutaman sekunnin välein, jolloin sinun ei tarvitse jatkuvasti painaa Save-painiketta tai mitä tahansa vastaavaa pikavalintapainiketta.
Jos AutoSave-toiminto toimii, sinun on tallennettava asiakirjat OneDrive-kansion sijaintiin. AutoSave-toiminto ei toimi minkään muun tietokoneen tai Macin sijainnin kanssa.
Jos sinulla on Office 365 ja tallentat tiedostot OneDriveiin, varmista, että AutoSave -toiminto on otettu käyttöön tarkistamalla valintaikkuna Excel-näytön vasemmassa yläkulmassa. Kun se on käytössä, kytkin sanoo Päällä. Voit poistaa ominaisuuden käytöstä ja tallentaa työsi käsin napsauttamalla vaihtaaksesi sen Pois päältä.
