Suurin osa sähköpostiviesteistämme luultavasti pidetään tärkeinä, mutta varmasti ne eivät ole niitä kaikkia. Jotta voimme erottaa tärkeät viestit muista, kuten roskapostista tai viesteistä, jotka eivät tarvitse meitä välittömästi, voi vaikuttaa voimakkaasti sähköpostin lähettämiseen käytettyyn aikaan.
Useimmat sähköpostipalvelut ja -ohjelmat käyttävät mitä kutsutaan viestin prioriteetit merkitä, mikä on tärkeää ja mikä ei ole tärkeätä. On olemassa kaksi ensisijaista tapaa, joilla viestiprioriteettejä voidaan käyttää - manuaalisesti ja automaattisesti, ja vaikka se saattaa tuntua oudolta, voit jopa merkitä viestin alhaiseksi prioriteetiksi tai merkityksettömäksi.
Kuinka se toimii
Riippuen sähköpostipalvelusta ja ohjelmasta, jota voit käyttää, voit ehkä merkitä viestin manuaalisesti tärkeiksi tai merkityksettömiksi. Kun olet valmis lähettämään sähköpostiviestin, jos se on sisällytetty ominaisuus, voit sanoa, että sähköposti on tärkeä ja että se olisi sinällään merkitty vastaanottajalle tai voit vähentää sen merkitystä, jotta he eivät ole velvollisia käsittelemään sähköpostitse heti.
Viestejä, jotka ovat erittäin tärkeitä, voidaan lihavoittaa Saapuneet-kansioon tai merkitä punaisella, kun taas vähemmän tärkeät viestit saattavat olla harmaasivat tai siirretty alaspäin luettelossa. Ominaisuudet riippuvat vastaanottajan sähköpostiohjelmasta.
Jotkut sähköpostipalveluntarjoajat asettavat sähköpostin ensisijaisuuden automaattisesti, vaikka lähettäjän ei ole määritellyt tärkeyden tasoa. Se olettaa ensisijaisen tason ja suodattaa sen Saapuneet-kansion "Tärkeää" -osioksi. Tämä ominaisuus perustuu ennustettuun käyttäytymiseen, ja palvelu muuttuu jatkuvasti sen mukaan, kenelle lähetät sähköpostia ja onko viesti luotu automaattisesti tai oikealta henkilöltä.
Muut sähköpostiasiakkaat voivat jopa antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa sähköpostiviestien tärkeyttä. Tämä on usein se, mitä tarvitaan, jos vastaanottaja käyttää aina korkeaa / tärkeää prioriteettilistaa, kun heillä ei pitäisi olla, mutta se on yhtä hyödyllinen, jos haluat, että kaikki lähettäjän sähköpostiviestit on merkitty tärkeiksi, jotta et menetä niitä jäljessä.
Miksi se koskee
Mitä haluaisit mieluummin: sähköpostiohjelmaa, joka hälyttää joka kerta, kun saat viestin - jopa roskapostia - tai joka automaattisesti suodattaa, mitä mieltä hän ei ole tärkeä, ja jättää sinut tärkeimmille sähköpostiviesteille erillisessä kansiossa tai, Saapuneet-kansion yläosassa?
Kun vietät vähemmän aikaa tarkastelemalla merkityksettömiä sähköposteja, voit viettää enemmän aikaa työskentelemällä tai vastaamalla sähköpostiviesteihin, jotka tarvitsevat tarkennuksen ja huomiota juuri nyt. Se on yksi parhaista tavoista viestittää paremmin ja tulla kuulluksi nopeammin, mutta helposti nähdä, mikä on tärkeää, kun saat kymmeniä tai enemmän uusia viestejä päivittäin.
Käytettävästä sovelluksesta riippuen sähköpostiasiakas voi toimittaa ilmoituksen uudesta sähköpostista vain, jos se pitää viestin tärkeänä. Voit helposti nähdä, kuinka hyödyllinen tämä on poistaa kaikki ilmoittamattomat sähköpostit ilman, että ne todella poistetaan.
Viestien merkityksen ilmoittaminen on yhtä tärkeää sähköpostin kuin kasvotusten suhteen, eikä se ole paljon vaikeampaa. Kaikki se on päättää korkean tai matalan prioriteetin välillä, kun lähetät sähköpostia.
Kuinka tehdä se
Useimmissa sähköpostiohjelmissa voit asettaa viestin prioriteetin kirjoittaessasi sähköpostia. Se sijaitsee tavallisesti sävellajilla, koska voit asettaa tärkeän tason sähköpostitse.
Voit muuttaa viestin etusijaa tai sallia erikoisen, suodatetun Tärkeä katsella kaikenlaisia sähköpostiasiakkaita ja webmail-palveluita. Esimerkkejä ovat Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com ja Yahoo Mail.
