Sähköposti on korvannut mailit suurta liiketoimintaa ja henkilökohtaista viestintää varten. Jotta lähetät parhaat sähköpostit, sinun täytyy olla tietoinen muutamista sääntöistä. Sähköpostietikettipoliisi ei tule sinun jälkeen, jos et noudata niitä, mutta ne ovat ohjeita, joiden avulla voit välttää virheitä, kuten loukkaavan jokuasi, kun et halua ymmärtää, ja väärinkäsityksiä, kuten loukkaantua, kun et ole tarkoittanut .
Nämä keskeiset säännöt sähköposti etiketti auttavat meitä kaikkia kommunikoimaan paremmin sähköpostitse, ja se kannattaa tietää ne.
01/25Ota toinen esitys ennen kuin lähetät viestin
Kirjoita kerran, näytä kaksi kertaa, ja vältä kiusallisia sähköposteja, joissa on väärä teksti, mennä väärälle vastaanottajalle tai vastaanottajalle. Niin:
- Keskeytä hetki, kun olet suorittanut sähköpostiviestin.
- Katso vastaanottajan nimiä.
- Lue sähköpostiviesti.
Vain silloin sinun pitäisi valitaLähettää. Unssin ennaltaehkäisy on kymmeniä parannuskeinoa.
Gmailissa ja muutamissa muissa sähköpostipalveluissa voit ottaa käyttämättömän ominaisuuden, joka antaa sinulle pari sekuntia voidaksesi mitätöidä mahdolliset vahingot jopa virheellisen sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen. Jos tämä ei ole käytettävissä, yritä jättää Vastaanottaja-kenttään tyhjäksi tai antamalla oma sähköpostiosoitteesi, joten sinua muistutetaan ottaaksemme viimeisen kuvan ennen lähettämistä.
02/25Älä oletusarvoisesti vastaa kaikkiin
Jos "Vastaus" on hyvä, niin "Vastaa kaikille" on oltava parempi. Onko se oikein?
Muista vastaanottajien postilaatikot ja älä lähetä vastaustasi ihmisille, jotka eivät tarvitse sitä.
03/25Pidä sähköposteja lyhyinä
Älä pelkää vastaanottajia liian paljon tekstiä. Kirjoita lyhyt ja helppokäyttöinen viesti.
04/25Käytä Lainaus-ominaisuutta oikein
Luuletko, että alkuperäisen tekstin lainaaminen sähköpostin vastauksissa on paljon työtä? Se ei ole. Joskus se on tärkeää jatkuvuuden kannalta. Vastaanottaja ei välttämättä tiedä, mihin vastaat, mutta jos lainaat lähettäjän viestin osan vastauksessasi, sinun aikomuksesi on selvä.
Useimmissa tapauksissa voit kopioida lähettäjän sähköpostiviestin osan ja valita vastauksen vasta sitten liitä "Liitä lainaukseksi" (tai vastaava sanamuoto). Jos lähettäjän viesti oli pitkä, sinun ei yleensä tarvitse lainata koko asiaa.
05/25Kirjoita tehokkaita sähköpostiosoitteita
Teketeko typeriä virheitä sähköpostiosoitteissasi? Avain saada viestisi lukemaan, käy ilmi, ei ole älykäs. Sen sijaan keskitytään antamaan viestin alaraja tai tiivistämään viesti. Älä ole sana ja jätä tarpeettomia sanoja. Jos haluat vastaanottajan ryhtymään toimiin, niin sanokaa otsikkorivillä.
06/25Puhdista sähköpostit ennen niiden eteenpäin lähettämistä
Sähköpostiviestien välittäminen on erinomainen tapa jakaa ideoita, mutta varmista, että alkuperäinen ajatus ei häviä häiritsemättä. On täysin hienoa käyttää raskasta kättä muokkaamalla osia sähköposti ketjuista, jotka eivät koske välitysavustajaa - niin kauan kuin poistetut osat eivät muuta sanoman tarkoitusta.
07/25Kun olet epävarma, Lähetä yksinkertainen tekstiviesti, ei rikas HTML
Kaikki eivät voi vastaanottaa muotoiltuja sähköposteja. Jotkut saattavat jopa hermostua. Jos haluat olla turvallinen eikä pahoillani, lähetä tekstiviestejä epäselvissä tapauksissa. Tämä on erityisen tärkeää yritystoiminnassa, jossa aika voi olla rajoitettu.
08 of 25Älä lähetä sähköpostiviestejä eteenpäin
Olet epävarma, kun näet liian hämmästyttävän aidon sähköpostihaun postilaatikossasi. Älkää tehkö virheen, että lähetät sähköpostitse sellaisen tarinan, jota et ole tutkinut ja joka on vahvistettu olevan totta.
09/25Älä levitä viruksia
Varmista ettet levitä matoja ja viruksia sähköpostitse tai toimi roskapostin levittämisen välineenä. Kaikki tämä voi johtua haitallisista sähköposteista. Onneksi on suojaa: käytä virustorjuntaohjelmistoa, pidä se ajan tasalla ja skannaa yksittäisiä tiedostoja ilmaiseksi.
- Top Windows Anti-Virus -ohjelmisto
- Top Mac Anti-Virus -ohjelmisto
- VirusTotal skannaa tiedostoja ja URL-osoitteita verkossa
Selitä miksi eteenpäin
Parempi viestintä parantaa suhteita. Sähköpostien ja linkkien lähettäminen tavalla, joka jakaa asiaankuuluvat tiedot ja luo yhteyksiä, mainitaan sähköpostin yläosassa, miksi mielestäsi vastaanottaja löytää kiinnostavat tiedot.
11/25Anna ihmiset tietävät, että heidän sähköpostiosoitteensa on vastaanotettu
Span-suodattimet ovat tervetulleita lisäyksiä sähköpostipalveluihin, mutta ne eivät ole täydellisiä. Toisinaan he antavat tärkeän sähköpostin. Varatkaa toisille tämä häiritsevä huolenaihe ja anna heidän tietää, että saat heidän sähköpostinsa.
12/25Kysy ennen kuin lähetät valtavia lisäyksiä
Älä sulje sähköpostijärjestelmiä lähettämällä suuria liitetiedostoja tai tee se vain luvalla.
13/25Keskustele yhdestä kohteesta vain sähköpostilla
Tee maailman vähemmän hämmentävää. Yritä puhua vain yhdestä aiheesta viestistä. Aloita uusi sähköposti toinen aihe.
14/25Välimerkkisiä asioita
Pilkulla, kaksoispisteellä, yhdysviivalla ja puolipisteellä - kaikki on olemassa syystä: Ne helpottavat lauseen tarkoitetun merkityksen ymmärtämistä. Älä tee elämästä vaikeampaa ja mahdollisesti vähemmän mielenkiintoista sähköpostiasi vastaanottajille. Kiinnitä huomiota välimerkkiin.
15/25Käytä lyhenteitä säästeliäästi
DYK? Kaikki eivät tiedä jokaisesta lyhenteestä, ja nämä lyhenteet eivät säästä niin paljon aikaa. Joten käytä vain muutamaa lyhyttä kirjainta, ja vain, jos olet varma, että vastaanottaja tietää niiden merkityksen. On outoa, että joku yrittää etsiä jotain sähköpostissasi.
16/25Muuta kuvia kohtuullisille sähköpostiosoitteille
Kun kuvat näyttävät hyviltä sähköpostissasi, näytät hyvältä. Pidä liitetyt sähköpostikuvat eivät ole suurempia kuin näytön kokoa ne tyylillä - verkossa ja ilmaiseksi.
17/25Kirjoittaminen kaikissa kannissa on huutaa
Älä huuda sähköpostissasi, ellet aio toivoa. Kaikissa isoilla kirjaimilla kirjoitettu teksti ymmärretään huutona ja sitä on myös vaikea lukea.
18/25Ole varovainen ironista sähköposteissa
Oikeasti! Tarkoitan sitä. Rehellisesti!
Väline, joka tarjoaa pienen kontekstin, kuten sähköposti, ei sovi hyvin ironiaan ja sarkaskmiin, vaikka tiedät vastaanottajan.
19/25Catch Typo tulkitsemalla sähköpostiviestejäsi
Tärkeitä, muodollisia, ura-uppoutuvia sähköposteja tai rakkauskirjeitä tulosta luonnos ennen napsauttamistaLähettää.
Painetussa kopiossa ja kynällä varustetussa kynässä voit usein löytää kirjoitusvirheitä tai vääränlaisia pilkkuja, joita sinä tai oikeinkirjoitustarkkailija ei ole kiinni. Tallentamasi työn / suhteen voi olla oma.
20/25Aseta järjestelmän kello
Varmista, ettet lähetä viestejä vuodesta 1981 tai 3078.
21/25Kun epäillään, lopeta sähköpostit "Kiitos"
Jos et tiedä miten sanoa hyvästit sähköpostin lopussa, on yksi asia, joka on lähes aina sopiva. Kiitos.
22/25Mistä allekirjoittaa
Ilman linjaa, joka sanoo "allekirjoita täältä", miten päättää, mihin sähköpostiosoitteesi asetetaan? Aseta se oikealle tekstin loppuun.
23/25Mietitkö "miten laittaa se kirjallisesti?" Käytä "Se"
Oletko huomannut, kuinka ihmiset, jotka ymmärrät täysin hyvin, kun kuuntelet heitä, tulevat kryptiksi ja verbaaliksi, kun he alkavat kirjoittaa?
Älä ole kuin heitä. Kerro, kuten se on, ja sano sitä samalla tavoin kuin kasvotusten keskustelu. Nyt ei ole aikaa vaikutella heitä hallitsemalla englannin kieltä. Mene lyhyt ja makea.
24/25Pakkaa tiedostot
Pieni on kaunis, ainakin sähköpostin liitetiedostoja. Tee tiedostot pienemmiksi ennen kuin lähetät ne sähköpostitse.
25/25Vältä "Minä liian" -viestejä
"Minäkin" ei riitä sisältöä, joka oikeuttaa sähköpostin. Se on ärsyttävää. Odota, kunnes sinulla on jotain lisättävä keskusteluun vastata varten.
