Miten jaetaan tiedot Excelissä

Tässä artikkelissa käsitellään erilaisia ​​tietojen lajittelutapoja Excelissä. Tämän artikkelin eri osioissa olevat tiedot sisältävät ohjeita siitä, miten:

1. Lajittele yksittäinen sarake käyttämälläLajittele ja suodata tai Pikanäppäimet
2. Lajittele useita sarakkeita
3. Lajittele päivämäärät tai ajat
4. Lajittele viikonpäivien, kuukausien tai muiden mukautettujen luetteloiden mukaan
5. Lajittele rivit - sarakkeiden uudelleenjärjestely

Lajittelematta olevien tietojen valinta

Ennen kuin tiedot voidaan lajitella, Excelin on tiedettävä täsmällinen alue, joka lajitellaan, ja yleensä Excel on melko hyvä valitsemalla asiaan liittyvien tietojen alueet, niin kauan kuin se annettiin, seuraavat ehdot täyttyivät:

1. Mitään tyhjiä rivejä tai sarakkeita ei jätetty läheisten tietojen alueelle.
2. Tyhjät rivit ja sarakkeet jätettiin toisiinsa liittyvien tietojen alueilta.

Excel määrittää melko tarkasti, jos datayksikössä on kenttien nimet ja sulje rivi tietueista lajittavaksi. Kuitenkin Excelin valitseminen lajittelevalle alueelle voi olla vaarallista - varsinkin suurilla tietomäärillä, joita on vaikea tarkistaa.

Varmista, että oikeat tiedot on valittu, korosta alue ennen lajittelun aloittamista. Jos sama alue on lajiteltu toistuvasti, paras tapa on antaa sille nimi.

Lajittele avain ja lajittele tilaus Excelissä

Lajittelu edellyttää lajitteluavainta ja järjestysjärjestystä. lajittele avain on sarakkeen tai sarakkeiden tiedot, jotka haluat lajitella; se tunnistetaan sarakeotsikon tai kentän nimen mukaan. Alla olevassa kuvassa mahdolliset järjestysnäppäimet ovat opiskelijan tunnus, nimi, ikä, ohjelma ja kuukausi alkanut. Pikajärjestelyssä napsauttamalla lajittelunäppäintä sisältävässä sarakkeessa olevaa yksittäistä solua riittää kertomaan Excelille, mitä järjestysnäppäin on.

Tekstin tai numeeristen arvojen osalta järjestysjärjestyksen kaksi vaihtoehtoa ovat nousevat ja laskevat.

Käytettäessä Lajittele ja suodata painiketta Koti nauhan välilehti, pudotusvalikon lajittelujärjestysasetukset muuttuvat valitun alueen tyypin mukaan.

Pikahaku Sort by lajitella & Filter

Excelissä nopea lajittelu voidaan suorittaa käyttämällä Lajittele ja suodata painiketta Koti nauhan kieleke.

Vaiheet nopean lajittelun suorittamiseksi ovat seuraavat:

1. Napsauta a solu sarakkeessa, joka sisältää lajitteluavaimen.
2. Klikkaa Koti nauhan kieleke.
3. Klikkaa Lajittele ja suodata painiketta avataksesi avattavasta valikosta lajitteluvaihtoehdot.
4. Valitse jokin kahdesta vaihtoehdosta, jotta voit lajitella joko sisään nouseva tai aleneva tilata.

Lajittele useita sarakkeita tietoja Excelissä

Sen lisäksi, että suoritat nopean lajittelun yhden yksittäisen sarakkeen perusteella, Excelin mukautetun lajittelutoiminnon avulla voit lajitella useampia sarakkeita määrittämällä useita lajitteluavaimia. Moniparsiruutuissa lajitteluavaimet tunnistetaan valitsemalla sarakeotsikot Lajittelu-valintaikkunassa.

Kuten pikajärjestyksessä, lajittelunäppäimet määritellään tunnistamalla sarakkeiden otsikot tai kenttien nimet lajittelunäppäintä sisältävässä taulukossa.

Lajittele useilla sarakkeilla Esimerkki

Yllä olevassa esimerkissä seurattiin seuraavia vaiheita lajitteluun alueella H2 että L12 kahdella tietojen sarakkeella - ensin nimi, sitten ikä.

1. Korosta lajittavia soluja.
2. Klikkaa Koti nauhan kieleke.
3. Klikkaa Lajittele ja suodata -kuvaketta avaamalla avattavasta luettelosta.
4. Klikkaa Mukautettu lajittelu pudotusvalikossa, jotta voit avata Järjestellä valintaikkuna.
5. Alla sarake otsikko valintaikkunassa, valitse Nimi pudotusvalikosta ensin lajitella tiedot Nimi-sarakkeesta.
6. Lajittele vaihtoehto on jätetty asetukseksi arvot - koska lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
7. Alla Lajittelujärjestys otsikko, valitse Z-A avattavasta luettelosta lajitaksesi Nimi-tiedot laskevassa järjestyksessä.
8. Napsauta valintaikkunan yläosassa olevaa painiketta Lisää taso painiketta lisätäksesi toisen lajitteluvaihtoehdon.
9. Toisen lajittelunäppäimen alle sarake otsikko, valitse Ikä pudotusluettelosta, jotta voit lajitella tietueet, joissa on kaksoiskappaleet ikä-sarakkeessa.
10. Alla Lajittelujärjestys otsikko, valitse Suurin pienimmille pudotusluettelosta ja lajittele Ikätiedot laskevassa järjestyksessä.
11. Klikkaus kunnossa sulje valintaikkuna valintaikkunasta ja lajittele tiedot.

Seuraavan lajittelunäppäimen määrittelyn seurauksena yllä olevassa esimerkissä kaksi kirjainta, joilla on samat arvot Nimi kentät lajiteltiin edelleen laskevassa järjestyksessä käyttämällä Ikä kenttä, joka sai ennätyksen 21-vuotiaalle Wilsonille, joka oli ennen toisen 19-vuotiaan Wilsonin kirjaa.

Ensimmäinen rivi: Sarakeotsikot tai tiedot

Edellä olevassa esimerkissä lajittelua varten valittu tietolaji sisälsi ensimmäisen rivin yläpuolella olevat sarakeotsikot.

Excel havaitsi tämän rivin sisältämät tiedot, jotka poikkeaisivat seuraavissa rivissä olevista tiedoista, joten se otti ensimmäisen rivin sarakeotsikoiksi ja sääsi käytettävissä olevat vaihtoehdot Järjestellä valintaruutu sisällyttää ne.

Eräs kriteeri, jota Excel käyttää määrittämään, onko ensimmäisellä rivillä sarakeotsikoita, on muotoilu. Yllä olevassa esimerkissä ensimmäisen rivin teksti on erilainen fontti ja se on erilainen väri muissa riveissä olevista tiedoista.

Jos ensimmäisellä rivillä ei ole otsikoita, Excel käyttää sarakekirjeitä, kuten sarakkeessa D tai sarakkeessa E, sarake vaihtoehto Järjestellä valintaikkuna.

Excel käyttää tällaista eroa määrittäessään, onko ensimmäinen rivi otsikkorivi, ja se on melko hyvä saada se oikein, mutta se ei ole tietämättömiä. Jos Excel tekee virheen, Lajittelu-valintaikkuna sisältää valintaruudun - Omat tiedot ovat otsakkeita - jota voidaan ohittaa tämä automaattinen valinta.

Lajittele tiedot päivämäärän tai ajan mukaan Excelissä

Sen lisäksi, että lajitellaan tekstidataa aakkosjärjestyksessä tai numeroita suurimmasta pienimpään, Excelin lajitteluvaihtoehtoihin kuuluu lajittelun päivämääräarvot. Saatavana olevat päivämäärät saatavissa ovat:

• Nousevasti - vanhimmasta uusimpaan;
• Laskeva järjestys - uusin vanhimmalle.

Pikajärjestys vs. lajittelu -valintaikkuna

Koska päivämäärät ja kellonajat ovat vain alustettua numeroa, lajitellaan yhdelle sarakkeelle, kuten Päiväys lainaksi esimerkissämme voidaan käyttää kvarkkimenetelmää menestyksekkäästi. Järjestelyihin, joissa on useita sarakkeita päivämääriä tai aikoja, lajittelu-valintaikkunaa on käytettävä - aivan kuten silloin, kun lajitellaan useita numero- tai tekstitietojen sarakkeita.

Lajittele päivämäärän mukaan

Jos haluat tehdä nopean lajittelun päivämäärän mukaan nousevassa järjestyksessä - vanhimmasta uusimpaan - yllä olevan kuvan esimerkissä, vaiheet ovat:

1. Korosta lajittavia soluja.
2. Klikkaa Koti nauhan kieleke.
3. Klikkaa Lajittele ja suodata -kuvaketta avaamalla avattavasta luettelosta.
4. Klikkaa Mukautettu lajittelu pudotusvalikossa, jotta voit avata Järjestellä valintaikkuna.
5. Alla sarake otsikko valintaikkunassa, valitse Borrowed pudotusvalikosta ensin lajitella tiedot Nimi-sarakkeesta.
6. Lajittele vaihtoehto on jätetty asetukseksi arvot - koska lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
7. Alla Lajittelujärjestys otsikko, valitse Vanhin ja uusin pudotusvalikosta lajitaksesi päivämäärät
8. Klikkaus kunnossa sulje valintaikkuna valintaikkunasta ja lajittele tiedot.

Jos lajittelun tulokset päivämäärän mukaan eivät ilmesty odotetulla tavalla, järjestyssymbolia sisältävässä sarakkeessa oleva tieto voi sisältää päivämäärät tai ajat tallennettuna tekstitietoina pikemminkin kuin numeroina (päivämäärät ja kellonajat ovat vain muotoiltuja numerotietoja).

Sekoitetut tiedot ja nopeat lajit

Kun käytät nopeaa lajittelutapaa, jos teksti- ja numerotietojen sisältäviä tietueita sekoitetaan yhteen, Excel lajittelee numerot ja tekstitiedot erikseen sijoittamalla tietueet tekstitietoihin lajitellun luettelon alareunassa.

Excel voi myös sisältää sarakeotsikoita lajittelutuloksissa tulkitsemalla ne vain tekstinä olevan toisen rivin sijasta tietokantataulukon kenttien nimiksi.

Mahdollinen järjestysvaroitus

Jos Lajittele-valintaikkunaa käytetään, vaikka eräässä sarakkeessa lajitellaan, Excel saattaa näyttää viestin, joka varoittaa tekstin tallentamista tiedoista ja antaa sinulle mahdollisuuden valita:

• Lajittele jokin numero, joka näyttää numerolta numeron.
• Lajittele tekstinä olevat numerot ja numerot erikseen.

Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, Excel yrittää sijoittaa tekstidataa lajittelutulosten oikeaan paikkaan. Valitse toinen vaihtoehto ja Excel sijoittaa tietueet, jotka sisältävät tekstitietoja lajittelutulosten alareunassa - aivan kuten pikajärjestyksessä.

Tietojen lajittelu viikonpäivinä tai kuukausina Excelissä

Voit myös lajitella tietoja viikonpäivinä tai kuukausina käyttämällä samaa sisäänrakennettua muokattua luetteloa, jonka Excel käyttää päivien tai kuukausien lisäämiseen laskentataulukkoon täyttökahvalla. Nämä luettelot mahdollistavat lajittelun päivinä tai kuukausina kronologisesti eikä aakkosjärjestyksessä.

Kuten muissa lajitteluvaihtoehdoissa, lajitteluarvot mukautetun luettelon avulla voidaan näyttää nousevilta (sunnuntaista lauantaihin / tammi-joulukuuhun) tai laskevaan järjestykseen (lauantaista sunnuntaihin / joulukuuhun tammikuuhun).

Yllä olevassa kuvassa seurattiin seuraavia vaiheita järjestettäessä datanäytettä alueelle H2 että L12 kuukauden kuluessa:

1. Korosta lajittavia soluja.
2. Klikkaa Koti nauhan kieleke.
3. Klikkaa Lajittele ja suodata -kuvaketta avaamalla avattavasta luettelosta.
4. Klikkaa Mukautettu lajittelu pudotusvalikossa, jotta voit avata Järjestellä valintaikkuna.
5. Alla sarake otsikko valintaikkunassa, valitse Kuukausi alkoi pudotusvalikosta lajitella tiedot vuoden kuukauteen mennessä.
6. Lajittele vaihtoehto on jätetty asetukseksi arvot - koska lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin.
7. Alla Lajittelujärjestys napsauttamalla alanuolta alaspäin oletusasetuksen vieressä A-Z avattavaa valikkoa.
8. Valitse valikosta Mukautettu luettelo avaa Mukautetut luettelot valintaikkuna.
9. Napsauta valintaikkunan vasemmassa ikkunassa kerran luettelossa: Tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu… valita sen.
10. Klikkaus kunnossa vahvista valinta ja palaa Järjestellä valintaikkunasta.
11. Valittu lista -Tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu - näkyy näytön alla Tilata menossa.
12. Klikkaus kunnossa Sulje valintaikkuna ja lajittele tiedot kuukausittain.

Oletusarvon mukaan mukautetut luettelot näkyvät vain nousevina tilaus Mukautetut luettelot valintaikkuna. Voit lajitella tietoja laskevassa järjestyksessä mukautetun luettelon jälkeen, kun olet valinnut haluamasi luettelon, niin että se näkyy näytössä Tilata otsikko Lajittelu-valintaikkunassa:

1. Napsauta näkyviin tulevan luettelon vieressä olevaa alas-nuolta, kuten Tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu…, avattavan valikon avaaminen.
2. Valitse valikosta mukautetun luettelon vaihtoehto, joka näkyy laskevassa järjestyksessä, kuten Joulukuu, marraskuu, lokakuu, syyskuu …
3. Klikkaus kunnossa sulje valintaikkuna ja lajittele tiedot laskevassa järjestyksessä mukautetun luettelon avulla.

Lajittele rivit uudelleen sarakkeiden uudelleen järjestämiseksi Excelissä

Kuten aikaisemmilla lajitteluvaihtoehdoilla on esitetty, tiedot yleensä lajitellaan sarakeotsikoiden tai kenttien nimet mukaan, ja tuloksena on koko rivien tai tietueiden uudelleenjärjestys. Vähemmän tunnettu ja siksi vähemmän käytetty lajitteluvaihtoehto Excelissä on lajitella rivillä, jonka seurauksena taulukon järjestys uudelleenviivataan oikealla työarkilla

Yksi syy lajitteluun rivillä on sopia sarakkeiden järjestykseen eri taulukoiden välillä. Kun sarakkeet ovat samassa vasemmassa oikeaan järjestykseen, on helpompi verrata tietoja tai kopioida ja siirtää tietoja taulukoiden välillä.

Sarakkeen tilauksen mukauttaminen

Hyvin harvoin on kuitenkin, että sarakkeet ovat oikeassa järjestyksessä selkeä tehtävä, koska arvojen nousevien ja laskevien lajittelujärjestysvaihtoehtojen rajoitukset johtuvat. Yleensä on tarpeen käyttää mukautettua lajittelujärjestystä, ja Excel sisältää vaihtoehtoja lajitteluun solun tai fontin värin tai ehdollisen muotoilun kuvakkeiden mukaan.

Helpoin tapa kertoa Excelille sarakkeiden järjestys on lisätä rivi rivin yläpuolella tai alapuolella olevaan tietotaulukkoon 1, 2, 3, 4... jotka osoittavat sarakkeiden järjestyksen vasemmalle oikealle. Lajittelu riveittäin muuttuu yksinkertaiseksi lajittelemaan pienimmät ja suurimmat sarakkeet rivillä, joka sisältää numerot.

Kun lajittelu on tehty, lisätty rivi numeroita voidaan helposti poistaa.

Lajittele rivin esimerkin mukaan

Tämän sarjan Excel-lajitteluvaihtoehdoissa käytetyllä tietonäytteellä opiskelijanumero sarake on aina ollut ensimmäinen vasemmalla, jota seuraa Nimi ja sitten yleensä Ikä.

Tässä tapauksessa, kuten yllä olevassa kuvassa on esitetty, sarakkeet on järjestetty niin, että Ohjelmoida sarake on ensin vasemmalla ja sen jälkeen Kuukausi alkoi, ​Nimi, jne.

Seuraavat vaiheet käytettiin pylväsjärjestyksen muuttamiseen yllä kuvatulla tavalla:

1. Lisää tyhjä rivi rivin yläpuolelle, joka sisältää kenttien nimet.
2. Kirjoita tässä uudessa rivissä seuraavat numerot vasemmalle oikealle sarakkeesta H alkaen: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Korosta alue H2 - L13.
4. Klikkaa Koti nauhan kieleke.
5. Klikkaa Lajittele ja suodata -kuvaketta avaamalla avattavasta luettelosta.
6. Klikkaa Mukautettu lajittelu pudotusvalikossa, jotta voit avata Järjestellä valintaikkuna.
7. Napsauta valintaikkunan alaosassa Vaihtoehdot .. avaa Lajittele asetukset valintaikkuna.
8. Napsauta tämän toisen valintaikkunan Suunta-osiossa Lajittele vasemmalta oikealle lajitella taulukon oikeanpuoleiset sarakkeet.
9. Klikkaus kunnossa sulje tämä valintaikkuna.
10. Kun suunta muuttuu, sarake otsikko Järjestellä valintaikkunan muutokset kohteeseen Rivi .
11. Alla Rivi otsikko, valitse lajitella rivillä 2 - rivi, joka sisältää mukautetut numerot.
12. Lajittele vaihtoehto on jätetty asetukseksi arvot .
13. Alla Lajittelujärjestys otsikko, valitse Pienin ja suurin avattavasta luettelosta lajitaksesi rivin 2 numerot nousevassa järjestyksessä.
14. Klikkaus kunnossa sulje valintaikkuna ja lajittele sarakkeet vasemmalle oikealle rivin 2 numeroilla.
15. Sarakkeiden järjestyksen pitäisi alkaa Ohjelmoida jonka jälkeen Kuukausi alkanut, nimi, jne.

Excelin mukautettujen lajitteluasetusten käyttäminen sarakkeiden uudelleen järjestämiseksi

Kuten yllä mainittiin, kun mukautettuja lajityyppejä on saatavana Excelin Lajittelu-valintaikkunassa, nämä vaihtoehdot eivät ole helppokäyttöisiä sarakkeiden uudelleenjakoaessa laskentataulukossa. Lajittelu-valintaikkunassa käytettävät mukautetut lajittelutrendit voidaan lajitella solun värin, fontin värin ja kuvakkeen mukaan.

Jollei kukin sarakkeessa ole jo ollut ainutlaatuista muotoilua, kuten eri fontti- tai soluvärejä, kyseistä muotoilua on lisättävä jokaiseen sarakkeeseen yksittäisille soluille jokaiselle uudelleenkokoiselle sarakkeelle.

Jos haluat esimerkiksi käyttää fontin väriä uudelleen järjestämään yllä olevassa kuvassa olevat sarakkeet:

1. Napsauta jokaista kenttä nimi ja vaihtaa fontin väriä, kuten punaista, vihreää, sinistä jne.
2. Aseta Lajittelu-valintaikkunassa Lajittele vaihtoehto Fontin väri .
3. Alla Tilata, aseta manuaalisesti kentänimien värien järjestys halutun sarakejärjestyksen mukaiseksi.
4. Lajittelun jälkeen, nollaa fontin väri kunkin kentän nimen osalta.