Tiesitkö, että voit lisätä suojakerroksen tärkeisiin Microsoft Office -asiakirjoihin tai -tiedostoihin? Näin voi olla tärkeä suojatoiminto, varsinkin kun jakat tiedoston tietyille lukijoille tai yhteistyökumppaneille.
Kun salaat digitaalisen sisällön, muutat sen kielenä gobbledygook, joka on sitten dekoodattu, jotta se voidaan lukea.
Voit tehdä tämän Microsoft Office -asiakirjoille asettamalla salasanan. Tämä tarkoittaa sitä, että vain ne vastaanottajat, jotka tietävät, että salasanan pitäisi pystyä lukemaan asiakirjaasi. Voit myös muokata salasanasi asetuksia, jotta jotkut käyttäjät voivat muokata asiakirjaa.
Asiakirjan salasanan asettaminen
-
Valitse vanhojen Office-ohjelmien versiot valitsemalla Office-painike Kuvake> Valmistella > Salaa asiakirja. Uusista versioista valitse tiedosto > Tiedot > Suojaa asiakirja > Salaa käyttäen Salasana.
-
Kirjoita salasana, jonka haluat määrittää ja napsauta kunnossa.
-
Anna salasana uudelleen vahvistamiseen ja napsauta kunnossa.
-
Asiakirjasi on nyt suojattava, mutta aina, mutta on aina hyvä tarkistaa. Sulje asiakirja ja avaa se uudelleen. Sinua pyydetään antamaan salasana ennen kuin työskentelet tämän asiakirjan kanssa. Jos et näe tätä, saatat joutua kokeilemaan näitä vaiheita uudelleen.
Muita vinkkejä ja huomioita
- Huomaa, että jotkut Microsoft Office -ohjelmat voivat noudattaa hieman erilaista lähestymistapaa. Esimerkiksi joissakin Microsoft PowerPoint -versioissa sinun on napsautettavaMicrosoft Office painiketta>Tallenna nimellä > Työkalut (tämä löytyy läheltä Tallenna nimellä valintaikkuna)> Yleiset asetukset > Tiedostonjako > Muuta salasanaa. Sieltä voit kirjoittaa haluamasi salasanan. Koska tämä lähestymistapa on paljon yksinkertaisempi, ehdotan aina kokeilemalla edellä mainittua menetelmää tietyssä Microsoft Office -ohjelmassa, mutta jos et löydä kyseisessä ohjelmassa tarvitsemasi salasanatyökalut, tämä lähestymistapa voi auttaa.
- Jos haluat poistaa salasanan salauksen, seuraa samaa sekvenssiä, jolla olet määrittänyt salasanasi, paitsi jos poistat salasanan napsauttamalla kyseistä ruutua ja takaosaa.
- Jos haluat määrittää salasanan niille, jotka voivat muokata asiakirjaa (joka tarkoittaa kaikkia muita, se on luettavissa vain), valitse toimisto painiketta tai tiedosto > Tallenna nimellä > Työkalut > Yleiset asetukset > Muokkaa salasana: kirjoita uusi salasana > kirjoita salasana uudelleen > kunnossa > Tallentaa.
- Ole varovainen, kun asetat asiakirjan salasanan. Microsoft ei voi hakea tai avata salasanaa, jos unohdat sen. Joten, jos olet joku, joka unohtaa online-salasanasi, sinun on todennäköisesti rajoitettava, kuinka usein käytät tätä ominaisuutta. Harkitse salasanojen kirjoittamista turvalliseen paikkaan.
- Jos haluat lisätietoja Microsoftin salaustasoista, saatat löytää tämän lausunnon hyödyllisenä, kuten on Microsoftin tukisivustossa aiheessa: "Voit kirjoittaa enintään 255 merkkiä. Oletusarvoisesti tämä ominaisuus käyttää AES 128-bittistä edistynyttä salausta. Salaus on tavanomainen menetelmä, jolla tiedostoa voidaan turvallisemmaksi."
Sanotaan, että tämä on vain suojakerros. Microsoft Office -asiakirjoja ei mielestäni pidä koskaan pitää täysin suojattuna, vaikka salasanalla.
Kolmannet osapuolet ovat murskannut Microsoftin asiakirjojen salausta jo vuosia, joskus tarkoituksena on tarjota palvelu, joka auttaa käyttäjiä palauttamaan salasanansa, vaikka Microsoft ei anna niiden hyväksyä. Tämä sopivuus on selkeä haittapuoli: merkitys, ihmiset, jotka eivät välttämättä yritä auttaa sinua, voivat myös murtaa nämä salasanasuojaukset.
On kuitenkin silti hyvä idea käyttää salasanasuojausta, koska asiakirjojen salauksen purkaminen ja kustannukset voivat varmasti estää tällaiset valitettavat hakataulut ja varkaudet. Se on tasapaino ryhtyä varotoimiin, jos voit ja ymmärtää tällaisia asiakirjoja salasanasuojauksen rajoituksia.
