On todennäköistä, että sähköpostiviestisi vastaanottavat vähintään 100 sähköpostia päivässä. Tällaisella ympäristössä sähköpostiesi on vaikea erottua. Siksi aihealue on niin kriittisesti tärkeä. Sähköpostisi otsikkorivi on nimesi vieressä ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Voi olla, että sähköpostisi avautuu viipymättä tai uppoaa avaamattomien sähköpostiviestien pohjattomaan kuoppaan.
Miten kirjoittaa hyvän sähköpostiviestin
Tehokkaimmat aiheet ovat lyhyitä ja sisältävät syyn, että käyttäjä voi avata viestin.
Pidä vastaanottaja mielessä ja tiedä, mitä haluat kyseiseltä henkilöltä. Jos sähköposti vaatii vastaanottajan toimintaa, sanotaan niin - mieluiten ensimmäisellä sanalla. Esimerkiksi:
- Auta! Tarvitsen tukea tietokoneelleni
- RSVP pyysi yritystä vetäytymään
- Tarkastele ja vastaa liitteenä olevaan kuukausikertomukseen
Jos viestiin liittyvä toiminta sisältää päivämäärän tai määräajan, liitä se sähköpostiviestiin. Nyt otsikkosi voi lukea:
- Auta! Tarvitsen tukipalvelua tietokoneelleni ASAP
- RSVP pyysi yritystä vetäytymään 15-17 lokakuuhun
- Tarkastele ja vastaa liitteenä olevaan kuukausittaiseen raporttiin perjantaina
Ole tarkka, mutta sisältää riittävästi yksityiskohtia, jotta vastaanottaja tietää, mitä sähköpostissa on kyse. Jätä tarpeettomia sanoja. Ohita tarpeettomat artikkelit, adjektiivit ja adverbit pitämään aihe lyhyt. Eräässä tutkimuksessa suositellaan, että kohdejohdossa olisi vähintään 50 merkkiä; toinen suosittelee 30-40 merkkiä. Kun lyhennetään, esimerkkiluettelot tulevat:
- Auta! Tietokonetuki tarvitaan ASAP
- RSVP 15. lokakuuta yrityksen perääntyä
- Vastaa liitteenä olevaan raporttiin perjantaina
Sähköpostia koskevan kysymyksen käyttö voi tehdä lukijalle.
- Oletko osallistumassa yrityksen vetäytymiseen?
Joskus suunta toimii:
- Liity meihin Miami-retriitteihin
Merkitse niukkuutta:
- Vain 5 lippua Miami!
Tai houkuttele vastaanottajaa luetteloon:
- 3 tapaa elää se Miami
Älä ratkaise liikaa aiheita yhdellä sähköpostilla (ja yhdellä aihealueella). Jos sähköpostiosoitteeseesi kuuluu useita aiheita, rikkoa se useisiin viesteihin.
Kumpi lähestymistapa otat, pidä aiheen lyhyt ja aihe, ja vastaanottajat avaavat sähköpostisi.
