Microsoft Access -kyselyn muuttamisprosessi on samanlainen kuin ensimmäinen luominen. Kyselyitä voidaan muuttaa joko Design View- tai SQL View -ohjelmalla - et voi käyttää ohjattua ohjetta muokataksesi olemassa olevaa kyselyä.
Aloita napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kohdistettua kyselyä tietokannan ruudun vasemmalla puolella olevan objektipaneelin sisällä. Valitse ponnahdusvalikosta Design View. Kysely avautuu Datasheet View -tilassa. Kun napsautat kyselyn nimeä hiiren kakkospainikkeella Datasheet View -lähdön yläpuolella olevassa välilehdellä, voit muuttaa näkymätilaa. Oletusarvona on Datasheet, jota ei voi muokata rakenteellisesti (vaikka voit lisätä ja poistaa tietoja tästä näkymästä). Voit kuitenkin muokata kyselyn rakennetta ja tallentaa tai tallentaa muokatun objektin mukaan joko SQL- tai Design-näkymiltä.
Design View
Suunnittelunäkymä aukeaa vaakasuoraan jaettuun näyttöön. Yläosassa näkyy suorakulmioita, jotka edustavat jokaista taulukkoa tai kyselyä syötettäessä muokattavaa kyselyä. Avauskentät - tyypillisesti yksilöllinen tunniste - ovat pienen kultaisen avaimen vieressä. Jokainen suorakulmiot yhdistää muihin suorakulmiin rivien avulla, jotka yhdistävät kentät yhteen taulukkoon toisiin kenttiin.
Nämä linjat edustavat suhteita. Suunnittelunäkymässä hiiren kakkospainikkeella voit muuttaa suhdetta. Voit valita yhden kolmesta vaihtoehdosta:
- Rivit, joissa yhdistetyt kentät molemmissa taulukoissa ovat yhtä suuret
- Rivit, joissa vasemmalla oleva taulukko palauttaa kaikki tulokset ja oikea taulukko näyttää vastaavia tuloksia
- Rivit, joissa oikein suurin taulukko palauttaa kaikki tulokset ja vasen taulukko näyttää vastaavia tuloksia
Nämä kolme liityntyyppiä (sisäinen, vasen, oikea) ovat osajoukko täydellisistä liitoksista, joita tietokanta voi suorittaa. Jos haluat tehdä monimutkaisempia kyselyitä, sinun on siirryttävä SQL-näkymään.
Kun yhdistät valitut taulukot suhdelinjojen kanssa, näytön alareunasta näkyy verkko, jossa luetellaan kaikki kentät, jotka kysely palaa. Show -ruutu näyttää tai poistaa kentän, kun kysely suoritetaan - voit suodattaa kyselyn kentät, joita ei näytetä. Voit myös lisätä tai muokata manuaalisesti järjestysjärjestystä tilaamaan tulokset nousevalla tai laskevalla tavalla, vaikka Microsoft Access käsittelee useita lajikkeita vasemmalta oikealle järjestyksessä kenttien mukaan. Voit järjestää sarakkeet uudelleen vetämällä niitä vasemmalle tai oikealle ristikon yli pakottaaksesi tietyn lajittelukuvion.
Suunnittelunäkymä Kriteeri -ruudussa voit syöttää rajoittavia kriteereitä, jolloin kyselyn suorittaminen näyttää vain osan suodattimesi mukaisista tiedoista. Voit esimerkiksi lisätä kyselyssä avoimia tuotetilauksia koskevan kriteerin
= 'MI'
Valtion sarakkeeseen näyttää vain tilauksia Michiganista. Jos haluat lisätä kriteereitä, käytä tai sarakkeisiin tai lisää kriteerejä muihin sarakkeisiin.
SQL View
SQL-näkymässä Microsoft Access korvaa datasivun Strukturoidun kyselytunnuksen syntaksilla, jonka Access käsittelee määrittämään lähteestä peräisin olevat tiedot ja mitä liiketoimintasääntöjä.
SQL-lausunnot noudattavat yleensä lohko-lomaketta:
SELECT Taulukko 1. Kentän nimi1, Taulukko 2. Kentän nimi2 FROM Taulukko 1 OIKEALLINEN LIITY Taulukko 2 ON Taulukko 1. Näppäin1 = Taulukko 2. Näppäin2 KUIN Taulukko 1. Kentän nimi1> = "SuodatinValue"
Eri tietokannan toimittajat tukevat hieman erilaisia SQL-versioita. Perusstandardi, jota kutsutaan ANSI-yhteensopivaksi syntaksiksi, pitäisi pystyä toimimaan kaikissa tietokantaympäristöissä. Kuitenkin kukin toimittaja lisää SQL-standardin omilla muokkauksillaan. Esimerkiksi Microsoft käyttää Jet-tietokantaohjelmaa Accessissa. Microsoft tukee myös SQL Serveria. Muut toimittajat käyttävät erilaisia lähestymistapoja, joten SQL ei yleensä ole niin yhteensopiva kuin standardit tukevat.
Jos et ole perehtynyt Jet Database Enginein SQL-toteutuksen syntaksiin, SQL-näkymän muokkaaminen voi rikkoa kyselyjäsi. Pysy suunnittelunäkymässä sijaan. Kuitenkin erittäin nopeiden muutosten vuoksi on joskus helpompaa säätää taustalla olevaa SQLa kuin muokata Design View-kaavamaista. Jos yrityksesi muut analyytikot haluavat tietää, miten sait tuloksen, lähettämällä heille SQL-lausekkeen leikkaus ja liimaus vähentää sekaannusta kyselyn suunnittelusta.
Työn säästäminen
Microsoft Access 2016: ssa voit tallentaa ja korvata nykyisen kyselyn napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sen välilehteä ja valitsemalla Tallentaa. Jos haluat tallentaa tarkistetun kyselyn jonkin muun nimen avulla, jolloin nykyinen kysely jatkuu, valitse Tiedosto-välilehti ja valitse Tallenna nimellä ja sitten Tallenna kohde nimellä.
