Äänipuhelupuhelut sisältävät monia etuja liike- ja sosiaalikokouksissa, mutta niillä on omat yhteiset ongelmansa. Jos niitä ei käsitellä, voi olla erilainen ammattitaitoinen, tehokas ja tehokas tapaaminen ja vain vähän ymmärtänyt köyhän miehen konferenssipuhelu, joka ei saavuta tavoitteitaan. Tässä on seitsemän yleistä ongelmaa ja miten niitä voidaan korjata.
1. Taustamelu
Tämä on mitä tahansa kohinaa, joka on peräisin osallistujalta heidän ääniään lukuunottamatta, kuten tuolit kietoutuvat, taustamusiikkia, koneen ääniä, paperin väristystä jne. Näitä ääniä esiintyy useimmiten osallistujilla, jotka käyttävät VoIP (voice over internet protocol), koska perinteinen puhelin puhelimessa on omistettu ja lyhyen kantaman mikrofonit, kun taas VoIP toimii laitteellisella mikrofonilla, joka on järkevämpää. Esimerkkinä on kannettavien tietokoneiden mikrofonijärjes- telmäjärjestelmä. Jotkut ihmiset osallistuvat konferensseihin käyttäessään laitteita handsfree.
Ainoa tapa tilanteen korjaamiseksi on saada osanottajat tietoisiksi häiriöistä, joita he aiheuttavat, mikä parhaiten tapahtuu viestinnän ennen neuvottelupuhelua. Esimerkiksi järjestäjänä saatat haluta kierrättää sähköpostin neuvottelupuhelun etikettiin ennen istuntoa.
2. Echo
Echo voi olla osa taustamelua, mutta se on teknisempää kuin se. Jokainen, joka osallistuu neuvottelupuheluun, voi olla ongelmia puhelimen kanssa - ehkä esimerkiksi puuttuu kaiun peruuttaminen. (Lue lisää siitä, miten lopettaa kaiun tuottaminen.)
Joku kaiun kanssa yleensä pyydetään katkaisemaan. Joten uudelleen, ennakoiva tietoisuus teknisistä ongelmista puhelimissa ja muissa laitteissa, joita käytetään neuvottelupuhelussa, on tärkeää.
3. Läsnäolonhallinnan puute
Äänipuhelun aikana käytät vain yhtä aistasi: kuuntelemasi. Et näe ihmisiä, joista puhut tai kuuntelet. Jollei pidä kirjaa jokaisesta merkinnästä ja poistut neuvottelupuhelusta, saatat ehkä olla tietoinen läsnäolosta yleisöäsi syvälle konferenssiin.
Tämä ongelma ei ole toistaiseksi ole vielä lopullista ratkaisua. Ensimmäinen työkalu, joka tarjoaa minkä tahansa läsnäolonhallinnan, on UberConference, jonka avulla voit nähdä kuka puhuu, kuka on täällä, kuka ei ole ja niin edelleen. Useita tällaisia työkaluja on korjattu viime aikoina, jotkut mielenkiintoisilla visuaalisilla rajapinnoilla, jotka edustavat kuvakkeiden edustajia. Paras tapa hallita osallistujien läsnäoloa voi silti olla yksinkertainen etiketti: Pyydä jokaiselta henkilöltä ilmoittamaan heidän saapumiselleen ja kohteliaisuudessaan.
4. Musiikki pitoon
Ihmiset yleensä sulkevat puhelimen käyttöliittymän yksilölliseen käyttöönsä, mutta eivät koskaan neuvottelupuhelut. Vaikka se saattaa olla mukava jollekin, joka on pitoon kuunnella musiikkia, se on haittaa neuvottelupuhelulle. Jotkut osallistujat saattavat järjestää konferenssin pidättäytymällä osallistuessaan johonkin muuhun puheluun tai tehtävään, esimerkiksi vahingossa lisäämällä rytmistä tunnelmaa konferenssiin. Tässä taas on alustava konferenssiin liittyvä etiikkavalistuskampanja.
5. Johtajuuden puute
Joissakin tapauksissa, jos ryhmällä ei ole johtajaa, kaaos johtaa sen sijaan. Tämä on erityisen todennäköistä konferenssin asetuksissa. Yhden henkilön on ohjattava keskustelua varmistaakseen, että kaikilla on runsaasti aikaa puhua ja tarpeellista huomiota ja saada asiat takaisin raiteille, jos siellä on eksynyt tai suorastaan ristiriita.
6. Materiaalit ja asiakirjat Huono hallinto
Monet konferenssit viittaavat asiakirjoihin, materiaaleihin ja työkaluihin. Tällaisten tietojen virheellinen levittäminen aiheuttaa joidenkin osanottajien olevan pimeässä tietyissä kohdissa ja aiheuttavat näin epäonnea. Huolehtikaa sitten levittämään asiaankuuluvat tiedot ja asiakirjat kaikille osallistujille jo ennen konferenssin alkamista.
Toinen, parempi tapa on käyttää online-yhteistyötyökaluja, jotka mahdollistavat vuorovaikutuksen tällaisten materiaalien kanssa.
7. Huono puhelun laatu
Tämä tapahtuu usein VoIP-palvelulla, joka riippuu useista tekijöistä, kuten kaistanleveydestä, koodekista, puhelimista ja muista laitteista. Ei ole paljon, mitä voit tehdä, jos olet konferenssin johtaja tai järjestäjä. Osallistujat, jotka kärsivät huonosta äänenlaadusta, joutuvat käsittelemään teknisiä ongelmia omalla puolellaan.
