Olet kerännyt kaikki tarvittavat tiedot, pakannut sen huolellisesti muotoillulle ja helppolukuiselle sähköpostille, lisännyt hyvän tervehdyksen, houkuttelevan aiheen ja joitain tukiliitteitä ja lähetin sen ryhmälle.
Tietenkään mikään vastaus ei ole välttämätöntä, mutta tiedusteleva mielesi haluaa vielä tietää - ovatko he kaikki saaneet sellaisen sähköpostin, jota tein niin ahkeraisesti?
Lähettäessäsi vastaanottopyynnöt sähköpostitse
Jos käytät jotain sähköpostisovelluksia, kuten Microsoft Office Outlookia tai Mozilla Thunderbirdia, joka tukee kuuntelumateriaaleja, voit liittää sähköpostiin luetun vastaanottopyynnön. Valitset vaihtoehdon ennen viestin lähettämistä. Jokaisella viestin vastaanottajalla on mahdollisuus ilmoittaa sähköpostin vastaanottamisesta.
Luetun vastaanoton pyyntö ei takaa, että saat vastauksen. Kaikki sähköpostipalvelut eivät tue lukukertojen käyttöä, ja vaihtoehto voidaan poistaa käytöstä vastaanottajan lopuksi. Jotkut vastaanottajat eivät välttämättä halua tunnustaa, että he ovat saaneet sähköpostisi, koska he eivät ole valmiita käsittelemään mitä tahansa sisältöä.
Yleensä lehtikuittaus toimii parhaiten yrityksessä, jossa kaikki käyttävät samaa sähköpostipalvelua.
Pyydä kuittausta
Jos olet kokeillut aiemmin saamasi kuitulähetyksiä, tai jos käytät sähköpostipalvelua, joka ei tue niitä, se ei haittaa pyytämään kuittausta. Lisää riville sähköpostiin, kuten "Määräaikainen kesto on tiukka. Vastaanotetaan sähköpostin vastaanottaminen" tai "Lähetä lyhyt vastaus, jotta tiedän, että kaikki ovat saaneet nämä tiedot." Olet yhtä todennäköisesti vastaanottanut kuittauksen kuin kuuntelujen käytön.
Toisessa päässä: Anna lähettäjien tietävän, että olet saanut heidän sähköpostinsa
Oletetaan, että olet sähköpostin vastaanottavassa päässä. Jos se sisältää luetun vastaanottopyynnön ja palvelu on yhteensopiva tai jos lähettäjä pyysi sinua vastaamaan sähköpostissa, siirry eteenpäin ja vahvista sähköpostiviestin vastaanottaminen.
Mitä muuta sähköpostiviestiäsi vastaanotat, ei tarvitse tunnustaa jokaisen sähköpostiviestin vastaanottamista, mutta jos se on tärkeä tai liiketoimintaan liittyvä, yksinkertainen vastaus on huomaavainen. Joskus sähköposteja menetetään tai uhkaavat ylimääräisiä roskapostisuodattimia. Lähetä pikaviesti takaisin, mahdollisesti epävirallisena kiitoksena, vahvista sähköpostiviestin vastaanottaminen, vaikka vastausta ei tarvitsisi muutoin.
Vaikka aiot vastata myöhemmin, useimmat lähettäjät ovat tervetulleita sähköpostitse, joka tunnistaa vastaanoton ja antaa lähettäjälle tietää, milloin palaat takaisin.
