Sähköpostin lähettäminen on helpoin ja vähiten häiritsevä tapa tehdä pyyntöjä ryhmissä. Mutta juuri siksi, että sähköposti on niin vaivatonta, että se voi olla täydellinen ajanhukkaa. Epämääräisen sähköpostin poistaminen käytöstä, joka ei selkeästi ilmoita vastaanottajille, mitä heidän tulisi tehdä tai miksi kyselysi on tärkeää, luo vain lisää työtä kaikille.
Tehokkaimmat sähköpostit käsittelevät aihepiiriä kuin soittajan tunnusta ja käyttävät sanoja, jotka pääsevät kohtaan heti.
Tässä on joitain sananvalinnan ohjeita, joita ei kannata välttää, jotta viestisi selkeästi estäisi sinua ärsyttämästä (tai hämmentämästä) työtovereitasi:
1. Kun suoritettavia tehtäviä on
Älä kirjoita: jne.
Älä kirjoita: Tämä, tämä tai nämä
Kielioppilasi opettajat olivat oikeassa - ole tarkka! Vaikka sähköpostisi seurasi äskettäistä keskustelua tai kokousta, se todennäköisesti arkistoidaan tehtäväksi myöhemmin. Kun vastaanottajasi on valmis lukemaan sen, ”Henkilökunnan kokousten seuranta jne.” -Ilmoitus ei ole hyödyllinen. Sen sijaan, tee selväksi tarvitsemasi tiedot ja kirjoita: “Ratkaise nämä kysymykset henkilöstön kokouksessa” tai “Henkilöstön kokouksessa käsitelty raportti.” Ajattele aihetta, kuten esim. Tehtäväluettelon kohdan kirjoittamista, jotta se on helppo saada tarkistaa.
2. Kun jaat toisen sähköpostin
Älä kirjoita: “FWD:”
Älä kirjoita: Ohje
Tämä saa minut ajattelemaan 90-luvua, jolloin oli tavallista nähdä sähköpostiviestejä, joissa meni jotain tällaista: “Fwd: fwd: fwd: fw: Lähetä tämä 10 henkilölle ja tämä on onnenpäiväsi!” Ellet todella lähetät ketjukirjeitä töissä (tosissaan, älä), jaat todennäköisesti vain jonkun muun kirjoittaman, jonka haluat työtoverisi lukevan tai tekevän jotain. Suorita siinä tapauksessa palvelus ja kirjoita ”Voisitko auttaa minua tämän purkamisessa?” Tai ”Näyttää siltä, että asiakas tarvitsee apua.” Varmasti, olet ehkä suunnitellut kirjoittaa kyseisen viestin sähköpostiin, mutta aihe on paljon parempi paikka, jos haluat sen huomaavan nopeasti.
3. Kun yrität olla henkilökohtainen
Älä kirjoita: Hei
Älä kirjoita: Sinä
Hei-viestin lähettäminen sähköpostin aiheriville on sama asia kuin tekstiviestin lähettäminen “Meidän on puhuttava” kaverillesi tai joku, jonka kanssa olet treffit. Älä tee sitä! Saatat vastaanottajan epäilemään, mitä seuraavaa tapahtuu, ja voit odottaa jonkin aikaa vastausta, koska se ei välttämättä koskaan aukea. Koska joudut tosiasiallisesti keskustelemaan jostakin henkilökohtaisesta tai yksityisestä, kokeile ”Milloin sinulla on aikaa 15 minuutin keskusteluun?” Tämä lähestymistapa vie reunan pois ja antaa vastaanottajan käsissä voiman valita hänelle sopiva aika. .
4. Kun tarvitset sitä nyt
Älä kirjoita: Kiireelliset
Älä kirjoita: tänään
Kun aika on lyhyt ja paine korkea, ”kiireellinen” on sana, joka voi aiheuttaa vain paniikkia. Ja paniikkiinpano on viimeinen asia, jonka vastuussa olevasta henkilöstä tulisi tehdä. Jos sinulla on tarpeeksi aikaa tunnistaa tarve ja lähettää sähköpostia, sinulla on myös aika ilmoittaa etukäteen, että ”Tämän on oltava tänään ensisijainen tavoite.” Jos se on todella kiireellinen, soita puhelinsoitto tai henkilökohtainen vierailu sen sijaan.
5. Ja yksi lisälause
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, on lause, jonka me kaikki sanomme lopettaaksemme sähköpostiviestimme, mutta jota voimme harvoin käyttää suoraan työtovereihimme osoittamiseen: “Kiitos.” Lyhyt, yksinkertainen kiitosviesti auttaa pitkälti vahvistamaan keskinäisiä siteitä ja tiimisi jäsenet. Sanotaan, että tunnustat heidän ponnistelut ja arvostat heidän roolia. Ja se varmasti lyö luottamuksen laskun.
