Jos työskentelet voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa, olet todennäköisesti ollut mukana varainkeruutapahtumassa, olipa kyse sitten ylenmääräisestä galasta tai yksinkertaisesta onnellisesta tunnista nurkan takana olevassa baarissa. Monet organisaatiot, etenkin pienet, luottavat näihin tapahtumiin kerätäkseen paljon rahaa lyhyessä ajassa.
Mutta kun pääset suunnittelukomiteaan (tai joudut jopa suunnittelemaan tapahtuman täysin itse), se ei ole enää vain hauska ilta, johon pääset osallistumaan. Nyt sinun on selvitettävä kaikki yksityiskohdat luodaksesi unohtumattoman illan - joka houkuttelee osallistujia pudottamaan pienen määrän rahaa hattuasi.
Tietenkin organisaatiosi koko ja avunantajataso määräävät parhaan tyyppisen tapahtuman isännöidäksi, ja se vaikuttaa varmasti siihen, miten suunnittelet. Mutta riippumatta varainkeruun kerääjästäsi tai koosta, olen kokemukseni mukaan huomannut, että on olemassa joitain avaintekijöitä, jotka saavat nämä tapahtumat toimimaan. Jos aloitat ensimmäisessä varainkeruutapahtumassa, varmista, että sinulla on nämä viisi välttämättömyyttä.
1. Talousarvio
Olet kuullut sanonnan "se vaatii rahaa ansaitakseen rahaa" - ja se on sataprosenttisesti totta tapahtumiin. Toki, jos olet riittävän vakuuttava, voit todennäköisesti lahjoittaa tapahtumallesi joitain välttämättömiä esineitä, kuten tapahtumatilaa, viinaa, ruokaa ja jopa viihdettä. Tästä anteliaisuudesta huolimatta tarvitset silti rahaa käteisellä moniin muihin kuluihin, kuten kuljetuksiin, henkilökunnan ja vapaaehtoisten aterioihin ja neuvoihin.
Luo budjetti varmistaaksesi, että pystyt kääntämään sitä, ennen kuin aloitat yksityiskohtien suunnittelun. Hyvällä otteella taloudellisesta tilanteestasi pystyt helposti selvittämään, onko sinulla varoja suunnitella istuma-illallinen tai joudutko tyydyttämään satunnaista vain juomia tarjoavaa vastaanottoa. Kun aloitat vastaan lahjoituksia ja teet kiinteitä suunnitelmia, seuraa budjettiasi tarkasti. Sinun on tasapainotettava odottamattomat kustannukset uusilla lahjoituksilla tai mukautettava suunnitelmasi tarpeen mukaan.
2. Mestarit
Menestyvän tapahtuman järjestämiseksi ihmisten on lahjoitettava ja ilmoitettava. Mutta saadaksesi tarpeeksi lahjoittajia osallistumaan, et voi olla ainoa tapahtumaa mainostava henkilö. Tarvitset ryhmän muita ihmisiä, jotka ovat valmiita sovittamaan varainkeräilijää ystävilleen, työtovereilleen ja verkostoilleen - ja tietenkin innostaa heitä antamaan.
Tätä kutsutaan ”isäntäkomiteaksi”, joka koostuu tyypillisesti ihmisistä, jotka tukevat organisaatiota jo rahoillaan tai ajallaan. Sen lisäksi, että tunnet organisaatiosi hyvin, jokaisella komitean jäsenellä tulisi olla laaja yhteyshenkilö, johon he kannustavat osallistumaan.
Vaikka jokainen organisaatio käyttää isäntäkomiteoita hieman eri tavalla, olen menestynyt parhaiten, kun olen osallistunut ryhmän suoraan suunnitteluprosessiin. Tietenkin heidän osallistumisensaaste riippuu henkilöistä, joten käytä arviointiasi: Jotkut ihmiset ovat mieluummin hakemassa kuppeja Costcossa tai pyytämässä suuria yrityssponsoreita, kun taas toiset mieluummin vain pitävät nimensä luettelossa ja tekevät muutama puhelu ystävilleen.
3. Useita mahdollisuuksia antaa
Varainhankinnan ensimmäinen sääntö on kysyä. Ja varmasti, kun järjestät tapahtumaa, kaikki tietävät, että heidän odotetaan koskettavan lipun hintaa. Mutta voit sisällyttää myös muita osallistujien tarjoamia mahdollisuuksia.
Yleisin kysyntyyppi on arpajaisten tai hiljaisen huutokaupan muodossa (ja kyllä, voit tehdä molemmat). On erittäin helppoa saada palkintoja tällaisesta toiminnasta pyytämällä paikallisia yrityksiä osallistumaan; sinun on vain varmistettava, että palkinnot vastaavat yleisöäsi. Toisin sanoen kylpyläpäiväpaketti menee erittäin hyvin äitienpäivän lounaaseen - ei niin paljon golf-turnaukseen. Joskus tämä voi tarkoittaa palkinnon lopettamista kokonaan ja sen sijaan, että avunantajat tarjoavat ohjelman osia: esimerkiksi 100 dollaria tiilistä uudessa yhteisökeskuksessasi tai 1 000 dollaria stipendille.
Jos tiedät, että vieraasi eivät tyyppi pudota enemmän rahaa, pyydä heitä ilmoittautumaan sen sijaan vapaaehtoiseksi tuleviin ohjelmiin ja aloitteisiin. Tämä hoitaa heidät tehtävässäsi ja saa heidät todennäköisemmin antamaan tulevaisuudessa uudelleen - ja kertoa ystävillesi sinusta.
4. Koko kokemus
Lahjoittaminen tapahtumaan on monien mielestä tasa-arvoista vaihtoa - he antavat sinulle rahaa, ja annat heille kokemuksen. Sinun tehtäväsi on siis tehdä tapahtumasta niin uskomaton kokemus, että jotta se olisi oikeudenmukainen, heidän täytyy lahjoittaa vielä enemmän.
Jotkut organisaatiot tekevät tämän korkean profiilin vieraiden ja viihteen avulla. Mutta jos sinulla ei ole Beyoncea tai Bill Clintonia pikavalinnassa, kannattaa ehkä harkita eksklusiivista tapahtumapaikkaa, epätavallista toimintaa (tanssimaraton, kukaan?) Tai korkeatasoista illallista. Vielä tärkeämpää on miettiä tapoja heijastaa tehtävääsi tapahtumassa. Jos olet suoran palvelun organisaatio, voit kutsua asiakkaita puhumaan. Koulut tai taideohjelmat voivat näyttää opiskelijoiden töitä. Tarjoamalla vieraillesi kokemusta, joka heijastaa organisaation ainutlaatuisuutta, tarjoat kokemuksen, jota ei voida toistaa. Ja se on todella korvaamaton.
5. Seuranta
Yllättäen varainhoidon tärkein elementti on seuranta, joka tapahtuu tapahtuman jälkeen. Älä kiusa levätä laakereillasi (tai hoitaa krapulaa); saada puhelin, lähettää sähköpostia ja päivittää verkkosivustosi. Haluat ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä jokaiseen avunantajaan (tai potentiaaliseen avunantajaan), jonka tapasit eilen illalla, ja kiittää heitä tuesta. Tämä voi olla täydellinen tilaisuus perustaa niin monta seurantakokousta kuin mahdollista - askel yksi viljellä heitä seuraavaa lahjoitusta varten.
Ja älä unohda myyjiäsi ja vapaaehtoisiasi! Kiitos heille, jotka auttoit teitä tekemään yön onnistuneeksi. He ymmärtävät, että olet uupunut, joten nopea sähköposti on hieno, mutta jokaiselle, joka todella antoi yli ja yli, käsinkirjoitettu muistiinpano on erityisen tyylikäs. (Luottakaa minuun, he muistavat kiitollisuutenne, kun seuraava tapahtuma kiertää.)
Jokainen tapahtuma menettää paljon aikaa ja vaivaa. Mutta noudattamalla yllä olevia vinkkejä voit isännöidä tapahtumia, jotka luovat ja kasvavat seuraavia, jotka tuovat enemmän ihmisiä - ja rahaa - organisaatioosi. Ja kuka tietää? Saatat myös pitää hauskaa!
