Työnvalmentamisessa melkein jokainen keskustelu, joka minulla on asiakkaan kanssa, liittyy viestintään. Motiivit voivat vaihdella suuresti: Jotkut ihmiset haluavat olla vakuuttavampia, toiset tarvitsevat apua konfliktien hallinnassa, ja toisten on edelleen vaikea puhua mieltään ryhmäympäristössä.
Pohtiessani kaikkia käymiäni keskusteluja tiedän, että suurimman osan ajasta emme puhu monimutkaisista ideoista. Se on todella työpaikkaviestinnän perusteet, jotka näyttävät laukaisevan suurimman osan ihmisistä.
Joten koska me kaikki voimme käyttää hyvää muistutusta, tässä on viisi tärkeintä asiaa, joita autan asiakkaideni kanssa viestinnän suhteen. Tunnista ne, joiden kanssa sinun on työskenneltävä, ja aloita siirtäminen keskusteluosaamisjoukkoosi tänään.
1. Lopeta sanominen "mutta" ja alkaa sanoa "ja"
Pidätkö koskaan itsesi sanomalla sellaisia asioita kuin: “Rakastan sitä ajatusta, mutta meidän on tehtävä se eri tavalla?”
Heti kun sanot sanan "mutta", toinen henkilö unohtaa välittömästi osan sinusta, joka rakastaa ideaa. Koska olet mitätöinyt sen kokonaan "mutta" ja kaikella, mikä tuli sen jälkeen.
Käytä sen sijaan ”ja:”. “Rakastan sitä ajatusta ja mielestäni hieman erilainen lähestymistapa olisi tehokkain.”
Kuule ero?
Tina Fey katkaisee teoksessaan Bossypants , improvisoinnin säännöt. Yksi näistä säännöistä on aina sanoa ”kyllä, ja…”. Tämä osoittaa kunnioitusta kumppanisi sanomalle kohtaan (vaikka et olekaan samaa mieltä), auttaa pitämään avointa mieltä teosta ja kutsuu sinut osallistumaan keskusteluun rakentamalla toisen idean tai lisäämällä omat ideasi. Sama pätee kommunikointiin työssä.
2. Pidä tosiasiat kiinni
Usein kuulen jonkun antavan lausunnon, joka todennäköisesti ei juurikaan juurtu - esimerkiksi: "Hän on menossa hakemaan minua", "Pomoni vihaa minua" tai "Tiedän, että hän on pahoillani, että hän on palkanut minut."
Vastaan aina muutamalla kysymyksellä: ”Onko se totta? Sanoiko hän sinulle sen, vai teetkö johtopäätöksen havaintojen perusteella? ”
Tehokas viestintä on riittävän vaikeaa; älä lisää sitä tekemällä tarinoita, jotka eivät perustu todellisuuteen. Hyvät kommunikoijat juurtuvat tosiasioihin.
Muista, että minkä tahansa asian tosiasiat voivat olla aivan erilaiset kuin havaitset siitä. Ehkä tapa, jolla näet tilanteen, liittyy yksilölliseen työskentelytyyliisi tai yksinkertaisesti siihen, että pomosi on täysin stressaantunut ja ottaa sen pois sinulle. Ei ole väliä mitä, paitsi jos sinulla ei ole tosiseikkoja, on parasta pidättäytyä värikommenteista ja keskittyä pääsemään asian ytimeen.
3. Vältä "kannan puolustamista"
Kun ihmiset mainitsevat viestintäkysymyksiä työpaikalla, on usein vähemmän kyse viestinnästä ja enemmän aseman puolustamisesta.
Oletetaan esimerkiksi, että kaksi työtoveria, Megan ja Jason, keskustelevat projektista. Megan sanoo: ”Tämä projekti on yli joukkue; tarvitsemme lisää apua. ”Jason sanoo, “ pystymme käsittelemään sitä. Jokaisen täytyy vain laittaa mukaan ylimääräinen tunti. ”
Sen sijaan, että käydään merkityksellistä vuoropuhelua siitä, mikä määrittelee jokaisen heidän havaintonsa, Megan turhautuu, koska Jason ”ei kuule häntä.” Ja Jasonin mielestä Megan kuulostaa rikkoutuneelta levyltä jatkuen siitä, kuinka hämmentynyt hän on.
Se ei ole viestintää. Se asema puolustaa.
Toisaalta hienot kommunikoijat kysyvät kysymyksiä ja pyrkivät ymmärtämään aiheen kaikki puolet sen sijaan, että jatkuvasti toistaisivat tarinansa toisella puolella.
Jason voi esimerkiksi sanoa: “Mitkä projektin osat ovat sinulle ylivoimaisia?” Tai “Kerro minulle lisää siitä, mitä näet pullonkauloina”.
Ja Megan saattaa sanoa: ”Kuulostaa siltä, että meillä on täysin erilaiset näkemykset projektista. Mietin, ratkaisevatko lisätunnit todella näkemäni ongelmat ”vai” Pitäisikö meidän tarkistaa projektin laajuus ja varmistaa, että ylimääräiset tunit ovat realistisia käytettävissä oleville resursseille? ”
Näetkö kuinka yksinkertaisesti muiden ideoiden tutkiminen voi auttaa sinua nousta turhautumisesi yläpuolelle ja päästä korkeammalle maalle?
Ikonisessa teoksessa Erittäin tehokkaiden ihmisten 7 tapaa Stephen Covey kannatti: ”Etsikää ensin ymmärtää, sitten ymmärtää.” Meidän kaikkien tulisi olla valmiita ymmärtämään toisiaan niin paljon kuin haluamme oman näkökulmasi ymmärtävän. .
4. Käytä hiljaisuutta yhtä strategisesti kuin käytät sanoja
Monista keskusteluista tulee tuloksettomia, koska osallistujat ovat liian kiireisiä huolissaan siitä, mitä sanoa vieressä todella kuunnella toisiaan. Tämän korjaamiseksi yritä hyödyntää hiljaisuuden hetkiä.
Vaikka saatat ajatella, että hiljaisuus on kielteistä tai epämiellyttävää, se palvelee keskustelua antamalla kuuntelijoille aikaa käsitellä sanottua ja antamalla puhujille aikaa organisoida ajatuksensa ennen vastaamista - tuntematta kiirettä.
Joten seuraavan kerran kun olet vuoropuhelussa ja se ansaitsee täyden huomion, löydä mahdollisuus harjoittaa hiljaisuutta. Vietä muutama ylimääräinen hetki imeäksesi sanottua ja ajattelemalla tarkoituksella vastauksesi läpi ennen kuin puhut. Opi arvostamaan ja hyödyntämään noita hiljaisuuden hetkiä pelkäämisen sijaan - tapana rakentaa parempaa vuoropuhelua.
5. Kiinnitä aktiivisesti toinen näkökulma
Kun yhdysvaltalainen korkeakouluopiskelija palasi äskettäin harjoittelupaikalta Ison-Britannian suurimman hotelliketjun kanssa, kysyin häneltä, mikä oli haastavin.
Hän vastasi, että hämmästynyt valtavan monimuotoisuudesta työpaikoilla Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Jokainen henkilö näytti tulleen eri maasta ja puhuvan eri murreella.
Suurin haaste, hän sanoi, oli kommunikointi työtovereiden kanssa tavalla, jolla he voisivat todella ymmärtää häntä. Tätä varten hänen oli saatava käsitys mistä he tulivat, kuinka hyvin he puhuivat englantia ja heidän tehtävänsä. Ja tyypillisesti se oli erilainen jokaiselle henkilölle.
Mikä hieno esimerkki korkean suorituskyvyn viestinnästä!
Jotta ihmiset todella kuulevat sinut ja sinun kuulla heidät, sinun on ymmärrettävä, että jokaisella on suodattimia, uskomuksia, oletuksia, kokemuksia ja kulttuurisia vaikutteita, jotka muodostavat heidän näkemyksensä. Vaikein osa? Et voi fyysisesti nähdä mitään näistä asioista.
Lyhyesti sanottuna, vain koska sanot jotain, se ei tarkoita, että muut kuulevat sinut. Hienot kommunikaattorit vievät aikaa ymmärtää, mistä muut ovat lähtöisin, vaikuttavatko siihen kulttuuriset, ammatilliset vai henkilökohtaiset tekijät. Kun ymmärrät nämä erot, voit kommunikoida tavalla, joka parantaa kykyäsi tulla kuulluksi.
Mahtavia kommunikaattoreita voi syntyä - mutta (er, ja) he myös tehdään. Kokeile käyttää vähintään yhtä näistä strategioista tällä viikolla ja katso kuinka voit parantaa viestintääsi. Kollegasi huomaavat, ja löydät uutta luottamusta ja tyytyväisyyttä työhösi.
