Olet todennäköisesti kuullut neuvoja, että jokaisessa lähettämässäsi sähköpostiviestissä tulisi olla selkeä toimintakehotus vastaanottajalle. On järkevää - jos sinun ei tarvitse mitään, mitä tosiasiallisesti tehdä kyseisen sähköpostin kanssa, sinun pitäisi todella lähettää se?
Kuitenkin selkeästi tarvitsemasi tiedot voivat myös tuntua hiukan vastaintuitiivisilta. Emme halua vaikuttaa höyryrullailijoilta, joten lähetämme viestejä, jotka ovat niin kohteliaasti epämääräisiä, että ne lopulta ovat täysin epäselviä. Vastaanottaja pääsee loppuun asti ja ajattelee: "Uhh, OK … mitä nyt?"
Syyllinen syytettynä? Et ole yksin - siksi olen koonnut nämä yksinkertaiset toimintakehotusmallit, joita voit kopioida, liittää ja käyttää omissa sähköposteissa.
Jotkut toimintakehotukset tekevät ja eivät saa
Ennen kuin pääsemme malleihin, katsotaanpa joitain parhaita käytäntöjä, jotka sinun tulisi pitää mielessä käyttäessäsi toimintakehotuksia sähköpostissasi.
Tämä ensimmäinen, jonka voit todennäköisesti nähdä tulossa: Älä ole liian yleinen. Hanki tarkka tietoa siitä, mitä tarvitset toiselta henkilöltä.
Lähettämällä sähköpostia, johon on liitetty 80-sivuinen raportti ja yleinen pyyntö, kuten ”Hei, voitko katsoa tätä?”, Vain hämmentää vastaanottajaasi - mikä tarkoittaa, että et todennäköisesti saa vastausta.
Kysy sen sijaan ”Voisitko katsoa sivuja 18–24 ja ilmoittaa minulle, onko sinulla muutoksia keskiviikkoon mennessä?”, Antaa selkeän ja hyödyllisen suunnan.
Liitä seuraavaksi toimintapyyntösi määräaika. Saan sen - se saa sinut tuntemaan taipuvaisena. Mutta luultavasti tiedät kuinka ärsyttävää se on, kun joku lähettää sinulle jotain tekemistä tekemättä tietoa siitä, milloin he sitä tarvitsevat. Poista mahdolliset sekaannukset heti lepakosta tekemällä aikajanasi selväksi.
Lopuksi, älä unohda sanoa “kiitos” heti toimintakehotuksesi jälkeen. Kyllä, voit olla suoraviivainen ja ystävällinen samanaikaisesti, ja niin tekeminen auttaa myös helpottamaan kaikkia hermojasi, kun olet niin etukäteen tarvitsemastasi.
Sain sen? Loistava! Aloitetaan toimintakehotuksiin, jotka voit kopioida ja liittää joihinkin yleisiin sähköpostiskenaarioihin.
Toimintakehotus 1, kun tarvitset vastauksen
Malli: Voitko ilmoittaa minulle? Tarvitsen vastauksen. Kiitos!
Esimerkki: Voitko ilmoittaa minulle, onko asiakas vastannut palautetta vielä? Tarvitsen vastauksen perjantaihin mennessä käsitelläkseni tämän sopimuksen. Kiitos!
Toimintakehotus 2, kun tarvitset palautetta jostain
Malli: lähetä palautteesi viimeistään. Kiitos paljon!
Esimerkki: lähetä palautteesi tämän esityksen dioista 10-20 käyttämällä Google-asiakirjaa, johon linkitin tähän sähköpostiin, viimeistään kaupan päättyessä 30. marraskuuta. Kiitos paljon!
Kutsu toimintaan 3, kun sinun on vahvistettava kokous
Malline: Voimmeko tavata keskustelemaan? Kerro minulle, jos se sopii sinulle. Kiitos!
Esimerkki: Voimmeko tavata torstaina klo 10.00 keskustelemaan verkkosivuston suunnittelusta? Kerro minulle huomenna, jos se sopii sinulle. Kiitos!
Toimintakehotus # 4, kun lähetät päivityksen tai resurssin mukana
Malli: Ole hyvä ja tarkista etukäteen ja ota rohkeasti yhteyttä minuun kysyttäessä. Kiitos paljon!
Esimerkki: Ole hyvä ja tarkista oheinen raportti, joka korostaa tämän kuukauden liikenteen numerot ennen ryhmäkokoustamme ja ota rohkeasti yhteyttä minuun suoraan kysyttäessäsi. Kiitos paljon!
Toimintakehotus # 5, kun tarvitset vain vastausta
Malli: Vastaa tähän sähköpostiin lähettämällä. Jos en kuule sinusta siihen mennessä, niin tiedän. Kiitos!
Esimerkki: Vastaa tähän sähköpostiin RSVP: llä tiistaina. Jos en kuule sinusta siihen mennessä, oletan, että et osallistu lounaaseen. Kiitos!
Tiedän, kuinka outoa se voi tuntua olevan niin yksiselitteinen siitä, mitä tarvitset sähköpostiisi. Mutta tosissaan, älä paniikki.
Muista, että tämä selkeysaste todella auttaa vastaanottajaa. Säästät heille vaiheet ja lisäät työtä joutua jäljittämään, mitä tarvitset heidän tekevän. Ja vaikka se tuntuu liian vakuuttavalta, lupaan, että useimmat ihmiset arvostavat (ja ehkä jopa oppivatkin!) Sitä, että olet niin suora ja avoin.
