Jos sanot sana "kokous" joukkueellesi, olet paljon todennäköisemmin tavannut hölynpölyt ja "Miksi?" Murhaukset mieluummin kuin "Helvetti joo!" Emme voi odottaa! ”
Yksi syy siihen, että monet kokoukset menevät yleensä niin pahasti, koska ne eivät alka oikein. Kuten olet todennäköisesti huomannut, ensimmäiset minuutit asettavat usein äänen lopulle. Jos sillä ei ole vahvaa alkua, joukkueesi jäsenet poistuvat tai poistuvat radalta. Ja tiedät, että mikään ei tunnu pahemmalta kuin johtaa keskustelua ja nähdä, että ihmiset alkavat hiipiä vilkaisuja puhelimeensa.
Tietysti, jos olet käyttänyt aikaa valmistautumiseen, voit välttää tämän. Loppujen lopuksi kokouksiesi ei pitäisi tapahtua vain automaattiohjauksella. Sinun ei tarvitse aloittaa kutakin aloittamalla vain asialistalle ja pyörittämällä. Sen sijaan voit aloittaa sen useilla eri tavoilla.
1. Kerro kaikille, mistä kokous on kyse
Suurin osa ihmisistä on viritetty WIIFM: ään (mitä se minulle on?). Osallistujien houkuttelemiseksi sinun on ensin muistutettava heille, miksi he istuvat huoneessa kanssasi ja vetäytyvät pois työstään. Kyllä, mainitsit todennäköisesti jotain kokousta järjestäessäsi, mutta on aina hyvä sanoa tarkoitus uudelleen. (Vihje: Jos et pysty keksimään pakottavaa tarkoitusta, sinun pitäisi todennäköisesti peruuttaa kokous.)
Seuraa sen jälkeen sitä, miksi ryhmäsi on erityisesti siellä keskustelemaan asiasta. Sinun ei tarvitse osoittaa jokaiselle jäsenelle ja kertoa miksi häntä tarvitaan kokouksessa, mutta sinun on tehtävä selväksi, että kaikki ovat siellä syystä. “Yrityksen markkinointitiiminä on meidän tehtävämme esittää kolme vankkaa ideaa yleisömme kasvattamiseksi seuraavalla vuosineljänneksellä” tai “Johtajasi suositteli kaikkia kaikkia tässä huoneessa organisaatiotaidosi takia.” (Jälleen kerran, jos siellä on joku kokoukselle, jolla ei ole tarkoitusta, älä tee häntä osallistumaan)
2. Kannusta positiivisuutta
Tapahtuman aloittamisella on taipumus sanella, miten kokous menee. Jos kokous alkaa valittamalla, tarttumalla ja virkaamalla, se voi hyvinkin päättyä myös tällä tavalla. Toisaalta, jos avaudut optimismilla, sillä voi olla positiivinen vaikutus loppuosaan keskustelua.
Voit pyytää tiimisi jäseniä jakamaan jotain, joka menee hyvin. Tai jos ryhmä on liian suuri, voit aloittaa ylistämällä ryhmää viimeaikaisesta saavutuksesta - olipa se iso vai pieni. Riippumatta siitä, mitä tapahtuu yrityksessäsi tai osastossasi, on tärkeätä aloittaa keskustelu ylös nostavalla muistilappulla. Muuten ihmiset alkavat yhdistää kokouksia luentoihin, huonoihin uutisiin ja pettymysraportteihin.
3. Jaa yllättävä tilasto tai Poignant Quote
Hämmästyttävä tilastollinen tai oivaltava tarjous ei ole vain hyvä puhetta avaaja; se voi myös olla rehuna suurelle keskustelulle. Anna joukkueellasi muutaman minuutin keskustella, mitä se tarkoittaa, ennen kuin siirryt kokouksen päätarkoitukseen.
Ilmeisesti sen pitäisi olla stat tai lainaus, joka jollain tavalla liittyy kokouksen sisältöön. Ehkä se on numero yrityksen viimeaikaisista kasvunäkymistä, tai ehkä se on järkyttävä lainaus uudesta teollisuustutkimuksesta. Riippumatta siitä, mikä se voi olla, sen tulisi olla tarpeeksi asiaankuuluva pitämään joukkueesi keskittyneenä ja seuraamaan.
4. Kerro tarina
Tarina voi opettaa moraalia, kirjoittaa tärkeän oppitunnin tai jopa saada ihmiset nauramaan. Parasta siinä, että se ei tule omasta suustasi, mikä pehmentää ”iskua” (jos iskun pehmennystä tarvitaan).
Kuten lainaus tai tilastotieto, sinun pitäisi jakaa tarina, joka liittyy tapaamiseen jotenkin. Sinulla on kuitenkin täällä hieman enemmän joustavuutta. Voit esimerkiksi kertoa menestystarinan; jotain, joka meni hyvin asiakkaan tai ryhmän jäsenen kanssa, joka meni päivystyspuhelun yli ja yli. Tai voit puhua äskettäin lukemistasi asioista, jotka sisältävät uskomattoman onnistuneen tuotteen käyttöönoton, joka sai sinut ajattelemaan uudestaan alun perin asettamiasi strategioita. Ihmisillä on taipumus suhtautua hyvin anekdoottiin tilanteesta riippumatta. Puhumattakaan siitä, että se saa sydämen mukaan ajatusprosessiin mielen sijasta.
Hyvä kokous on vähän taiteen muoto, joten anna itsellesi aikaa selvittää virtaus. Asiat eivät välttämättä suju täydellisesti ensimmäisellä kerralla, mutta parantamisen varaa on aina, jos yrität saada sen toimimaan.
