Riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa vietämme yrittäessämme optimoida postilaatikkomme - viestien erien tarkistamisesta kellojen ja pillien lisäämiseen - sähköposti vie elämämme. Kun tarkastelin viime kuukauden tilastojani, sain ja käsitelin yli 10 000 sähköpostia (eek!), Joten oikean tavan hallita kaikkea tätä online-kirjeenvaihtoa on ollut kriittistä päivittäiselle mielenterveydelleni.
Osoittautuu kuitenkin, että "oikea tapa" sähköpostin hallintaan riippuu paljon omasta henkilöllisyydestasi. Olen pyöristänyt joitain suosituimmista ja menestyneimmistä strategioista, jotta voit päättää, mikä sinulle sopii parhaiten:
1. LIFO: Viimeinen ensimmäisenä
Tämän tekniikan lähtökohtana on antaa vanhojen tavaroiden käsitellä itseään. Se on tavallisin tapa, jolla ihmiset käsittelevät postilaatikkoaan, lukemalla sähköpostia ylhäältä alaspäin (eli aloittaen viimeisimmästä vastaanotetusta sähköpostiviestistä).
Tämä on erittäin kätevää ja intuitiivista, mutta strategiassa on kaksi pääasiallista riskiä. Ensimmäinen riski on, että päädyt todennäköisesti epäjohdonmukaiseen reagointiin. Päivinä, jolloin sinulla on paljon aikaa viettää sähköpostia, vastaat yhteyshenkilöille salamannopeasti. Varattuina päivinä ja kokouksissa saat viestejä kasaantua ja haudata uudempien sähköpostien alle.
Toinen riski on, että saatat unohtaa hyvät mahdollisuudet, koska et seurannut ajoissa. Jos päätät käyttää tätä strategiaa, mutta haluat vähentää näitä riskejä, suosittelen estämään tunnin tai kaksi kerran viikossa, jonka aikana siirryt käänteiseen kronologiseen lähestymistapaan (kuvattu sopivasti alla). Tällä tavalla puhdistat kaikki vanhat, jotka saattavat olla tärkeitä.
2. Käänteinen kronologinen
Päinvastainen kuin LIFO, käänteisen aikajärjestyksen käyttäminen tarkoittaa, että ensin käsitellään vanhimmat sähköpostit. Jos käytät Gmailia, voit vaihtaa postilaatikon lajittelua napsauttamalla vain oikeassa yläkulmassa olevaa sähköpostilaskuria.
Tämän strategian avulla joudut usein kohtaamaan vaikeampia sähköpostiviestejä, joita olet lähettänyt, mikä on hienoa kaikille kroonisille viivyttäjille. Tässä strategiassa on kuitenkin yksi heikkous. Jos työskentelet jossain, jossa saat jatkuvasti kiireellisiä sähköpostiviestejä, joihin todella on vastattava heti, saattaa olla vaarallista käyttää käänteistä aikajärjestystä. Näin ollen voit ehdottomasti yhdistää tämän strategian LIFOon varsinaisen työpäivän aikana, jos niin on.
3. Kyllä
Zapposin toimitusjohtajan Tony Hsiehin tunnetuksi käyttämä Yesterbox-tekniikka keskittyy tänään käsittelemään kaikkia eilisen sähköposteja. Hsieh selittää:
”Tekemäsi” -luettelo joka päivä on yksinkertaisesti eilisen sähköpostin postilaatikko (siis 'Yesterbox'). Hienoa tässä on, kun nouset aamulla, tiedät tarkalleen kuinka monta sähköpostia sinun täytyy käydä läpi, on olemassa edistymisen tunne, kun käsittelet kutakin eilisen sähköpostia ja poistat sen postilaatikostasi, ja siellä onkin kohta kun eilen on jäljellä nolla sähköpostiosoitetta prosessoitavaksi. Kun olet valmis, on todellakin tunne valmistumisesta, mikä on uskomatonta. ”
Tämä on loistava strategia kaikille, jotka tuntevat hukkuvansa jatkuvasti sähköposteihin. Vaikka suosittelen lukemaan hänen koko ohjeensa, parasta on ehdottomasti määräysvalta postilaatikossasi. Toisin kuin muut menetelmät, tavoite pysyy samana kuin päivä jatkuu, ja huomaat ajan myötä, että saat paremman käsityksen siitä, kuinka kauan sähköposti vie läpi. Saitko eilen 25 sähköpostia? OK, se saattaa viedä sinut hieman yli tunnin. Onko sinulla iso päivä, jolloin saapuu 70 sähköpostia? Voit suunnitella eteenpäin ja estää lisäajan hallitaksesi äänenvoimakkuutta.
4. Saapuneet-kansio nolla
Merlin Mannin kehittämä termi, Inbox Zero on sähköpostistrategia, jonka tavoitteena on pitää postilaatikkosi aina 100% tyhjänä. Tähän on joitain suuria etuja: Kaikki hoidetaan aina, ja et tuhlaa aikaa sähköpostin lukemiseen uudestaan kolmannen kerran ennen kuin ryhdyt toimenpiteisiin. Tämä strategia on hyvä tyypin A luettelontekijöille (kuten minä!), Jotka haluavat hallita täydellisesti postilaatikoitaan. Mutta kokemukseni mukaan on helppo antaa postilaatikkosi sanella elämääsi, jos otat tämän liian pitkälle. Pro-vinkki: Yhdistä postilaatikko nolla Boomerang for Gmail -sovelluksen kanssa, jonka avulla voit lähettää viestejä postilaatikostasi valitsemaasi päivämäärään ja kellonaikaan saakka, jotta voit päättää, vastaako itse vastaaminen myöhässä myöhempään ajankohtaan tarpeen mukaan.
Jos yrität sitä ensimmäistä kertaa, suosittelen tarkistamaan Lily Hermanin viikon mittainen haaste pysyäksesi Inbox Zerossa ennen aloittamista.
Kokeiltuaani kutakin menetelmää voin varmasti sanoa, että strategian valitsemisessa tarkoitetaan henkilökohtaisten mieltymystesi sopivuutta tottumuksiin, joita haluat kannustaa (tai lannistaa). Saatat huomata, että sekoittaminen ja sovittaminen toimii sinulle parhaiten. Menin kauan Inbox Zero -palvelussa ja olen päättänyt, että stressi saada viimeksi mainitut eivät ole sen arvoista. Pidän kuitenkin saapuneet postilaatikot alle 20 sähköpostissa siihen mennessä, kun menen nukkumaan joka ilta - vain niin lyhyt, että näen ne kaikki näytölläni nopeasti tarkistaakseni, että mikään ei putkenut halkeamien läpi. Niin kauan kuin et ole postilaatikkosi orja ja kuka tahansa, jonka täytyy kuulla sinusta, saa vastauksen ajoissa, kuka arvioi?
