Jokainen meistä käyttää sähköpostin päivittäisenä työkaluna, kun jokainen käyttää sähköpostiosoitetta ainakin joissakin liikesuhteissa kuukausittain. Käytämme sähköpostia kommunikoimaan asiakkaiden, joukkuetovereiden, esimiesten sekä mahdollisten uusien työntekijöiden tai mahdollisten uusien työnantajien kanssa. Ja kyllä, nämä ihmiset tuomitsevat meidät kykenevämme luomaan selkeän ja ammattimaisen kirjallisen viestin.
Sähköpostietiketti, tai "netiquette", on ollut ympärillä 27 vuoden ajan World Wide Webissä. Netiquette on joukko yleisesti hyväksyttyjä ohjeita siitä, miten osoitetta ja osaamista voidaan osoittaa sähköpostissasi. Valitettavasti on ihmisiä, jotka eivät ole koskaan ottaneet aikaa oppia sähköpostiasetuksia verkkoasetuksille. Vielä huonompi: on olemassa ihmisiä, jotka hämmentävät sähköpostin nettiquettia löysällä ja epävirallisella tekstiviestityypillä.
Älä anna huonosti laaditun sähköpostiviestin tappaa uskollisuutesi asiakkaan, esimiehen tai potentiaalisen työnantajan kanssa. Seuraavassa on sähköposti-netiquette -säännöt, jotka palvelevat sinua hyvin ja säästävät työpaikkasi häpeää.
01/10Lisää sähköpostiosoite viimeiseksi, ennen kuin lähetät sen.
Tämä tuntuu vasta-intuitiiviselta, mutta tämä on erinomainen muoto. Odotat kirjoitusasi ja oikolukuasi loppuun asti, ennen kuin lisäät sähköpostiosoitteen sähköpostiosoitteeseen. Tämä tekniikka takaa sinut epäilemättä vahingossa lähettää viestin liian pian ennen kuin olet päättänyt sisällön ja oikolukemisen.
Tämä on erityisen kriittinen pidemmälle sähköpostilla, jolla on herkkä sisältö, kuten työnhakemuksen lähettäminen, vastaaminen asiakkaan kysymykseen tai huonoja uutisia viestimisestä tiimillesi. Näissä tapauksissa sähköpostiosoitteen lykkääminen lisää turvallisuutta, kun haluat poistua sähköpostista jonkin aikaa kerätäksesi ajatuksiasi ja harjoitella sanojasi mielessäsi.
Jos vastaat sähköpostiviestiin ja pidät sisällön herkkyyttä, poista vastaanottajan sähköpostiosoite väliaikaisesti vasta sitten, kun olet valmis lähettämään ja lisää osoite takaisin. Voit vaihtoehtoisesti leikata ja liittää vastaanottajan sähköpostiosoitteen Notepad-tiedostoon tai OneNote-sivulle, kirjoittaa sähköpostin ja leikata ja liittää sähköpostiosoitteen takaisin.
Uskokaa meitä: tyhjän sähköpostiosoitteen rivi, kun kirjoittaminen säästää huomattavaa surua jonain päivänä!
02/10Kolminkertainen tarkista, että lähetät oikealla henkilölle sähköpostia.
Tämä on erityisen tärkeää, jos työskentelet suuryrityksessä tai valtion osastolla. Kun lähetät herkän sähköpostiviestin "Mike" tai "Heather" tai "Mohammed", sähköpostiohjelmasi haluaa ennustaa täydellisen osoitteen sinulle. Tällaisilla tunnetuilla nimillä on paljon tuloksia yrityksesi osoitekirjasta, ja voit vahingossa lähettää vastahakoisen puheenvuoron tai antaa luottamuksellisen vastauksen ihmisille, jotka ovat laskussa.
Edellä olevan # 1 verkkotunnussäännön ansiosta olet jättänyt osoituksen loppuun, joten vastaanottajan sähköpostiosoitteen kolminkertainen tarkistaminen on tehtävä sujuvasti viimeisenä askeleena ennen lähettämistä!
03/10Vältä "Vastaa kaikille", varsinkin suuressa yrityksessä.
Kun saat kymmeniä ihmisille lähetettyä lähetystä, on vain viisasta vastata lähettäjälle. Tämä pätee erityisesti silloin, kun se on yhtiö, joka lähettää suuria jakelulistoja.
Esimerkiksi: pääjohtaja lähettää koko yritykselle sähköpostia pysäköimisestä eteläosassa, ja hän pyytää ihmisiä kunnioittamaan numeroituja ja osoitettuja pysäkejä, jotka työntekijät maksavat. Jos napsautat vastausta kaikkiin ja aloitat valituksen siitä, että muut työntekijät tarttuvat henkilökohtaiseen ajoneuvoosi ja naarmuttavat maaleitasi, voit vahingoittaa urakehitystänne siirtymällä yritykseen.
Kukaan ei halua vastaanottaa viestejä, jotka eivät koske heitä. Vieläkin enemmän, kukaan ei ymmärrä valitusta ryhmästä tai kuulemisesta henkilökohtaisista epäkoidoista, jotka on lähetetty lähetysmuodossa.
Vältä tätä faux pas ja käytä yksilöllistä vastausta lähettäjälle oletuksena. Katso myös kohta 9. sääntö.
04/10Käytä ammattimaisia tervehdyksiä kollektiivisten ilmaisujen sijaan.
Paras tapa aloittaa ammattimainen sähköposti on jokin seuraavista versioista:
1. Hyvää iltapäivää, herra Chandra.2. Hei, projekti joukkue ja vapaaehtoiset.3. Hei, Jennifer.4. Hyvää huomenta, Patrick.ÄLÄ KOSKEE missään tapauksessa käytä ammattimaisen sähköpostin aloittamista seuraavien ohjeiden mukaisesti:
1. Hei,2. Sup, joukkue!3. Hei, Jen.4. Mornin, Pat. Kaksikieliset ilmaisut kuten "hey", "yo", "sup" voi tuntua ystävälliseltä ja lämpimältä sinulle, mutta ne todella heikentävät uskottavuutesi liiketoimintaympäristössä. Vaikka voit varmasti käyttää näitä keskustelupalstoja keskusteluun, kun sinulla on luotettu suhde toisen henkilön kanssa, on huono idea käyttää näitä sanoja yrityksen sähköpostissa. Lisäksi on huono muoto ottaa oikeinkirjoituksen pikakuvakkeet, kuten "mornin". On erittäin huono lomake lyhentää henkilön nimeä (Jennifer -> Jen) ellei kyseinen henkilö ole nimenomaisesti pyytänyt sinua tekemään niin. Kuten älykkäässä liikeviestinnässäkin, on älykäs erehdys siitä, että olet liian muodollinen ja osoitat, että uskot etikettiin ja kunnioitukseen. Ja todellakin, maineesi on helppo purkaa huono kielioppi, huono kirjoitus ja huonosti valitut sanat. Kuvittele, kuinka ammattitaitoasi osuu, jos vahingossa lähetät " Sinun täytyy tarkistaa sinun met Ala "kun todella tarkoittaisit sanoa" sinun täytyy tarkistaa matematiesi, Alma ' . Tai jos sanot " Voin tehdä InterVue huomenna "kun tarkoitit" Voin tehdä haastattelun huomenna '. Oikosulje kaikki lähettämäsi sähköpostit; tee se ikään kuin ammattiurasi riippuu siitä. Aihe-rivi on sekä viestinnän otsikko että keino tiivistää ja merkitä sähköpostisi, jotta se voidaan helposti löytää myöhemmin. Sen pitäisi selvästi kuvata sisältö ja haluamasi toimenpide. Esimerkiksi otsikkorivi: "kahvi" ei ole kovin selkeä. Sen sijaan kokeile "Henkilökunnan kahvivalikoima: vastauksesi on pakollinen" Toisena esimerkkinä aihejono 'sinun pyyntösi"on liian epämääräinen. Sen sijaan kokeile selkeämpää aihealuetta, kuten: "Pyyntösi pysäköintiin: lisätietoja tarvitaan ". Se voi olla houkuttelevaa lisätä tyylikkäitä fonttipintoja ja värejä sähköpostiin, jotta se olisi helppoa, mutta sinun on parasta käyttää musta 12-pt tai 10-pt Arial tai Times New Roman. Samanlaisia vaihtoehtoja, kuten Tahoma tai Calibri, ovat hienoja. Ja jos kiinnität huomiota tiettyyn lauseeseen tai luotiin, niin punainen muste tai lihavointi voi olla erittäin hyödyllistä kohtuullisuudessa. Ongelma on, kun sähköpostisi alkavat epäyhtenäisiksi unfocused tai alkavat välittää hämmentävää tai häiritsevää asennetta. Liiketoiminnassa ihmiset haluavat viestinnän luotettavaksi ja selkeiksi ja lyhyiksi, ei koristeiksi ja häiritseviksi. Sähköposti ei aina välitä äänihälytystä ja kehonkieltä. Se, mitä luulet olevan suorat ja suoraviivainen, voi tosiasiallisesti tulla törmännyt ja tarkoittavat sitä, kun se asetetaan sähköpostiisi. Älä käytä sanoja "ota" ja "kiitos" aiheuttaa negatiivisia alivirtoja. Ja mitä mieltä olette humoristisista ja kevyistä, voisitte todellakin välittää jyrkästi ja epäkohtia. Toimittava kunnioittava sävy ja miellyttävä käytös sähköpostiin vie käytännön ja paljon kokemusta. Se auttaa lukemaan sähköpostia ääneen itsellesi tai jopa jollekin muulle ennen sen lähettämistä. Jos jotain sähköpostista näyttää olevan keskimääräistä tai karkeaa, kirjoita se uudelleen. Jos olet edelleen jumissa siitä, miten välittää jotain sähköpostiviestissä, harkitse vakavasti puhelimen ottamista ja viestin lähettämistä keskusteluksi. Muista: sähköposti on ikuinen, ja kun lähetät viestin, et voi koskaan vetää sitä takaisin. Totuus, sähköposti on ikuisesti. Se voidaan välittää satoihin ihmisiin muutamassa sekunnissa. Lainvalvontaviranomaiset ja verotarkastajat voivat pyytää sitä joskus tutkimusta. Se voi jopa tehdä sen uutisiksi tai sosiaaliseksi mediaksi. Tämä on laaja ja pelottava vastuu, mutta se on sellainen, että me kaikki olisimme: mitä kirjoitat sähköpostissa, siitä voi helposti tulla yleistä tietämystä. Valitse sanat huolellisesti ja jos luulet olevan mahdollista, että se voisi purra sinua takaisin, harkitse vakavasti, ettet lähetä viestejä lainkaan. Niukkojen, kuten "kiitos" ja "kiitos", voimakkuus on mahtavaa. Lisäksi ylimääräiset sekunttia, jotka sisältävät ammattilaisen allekirjoituslohkon, puhuvat yksityiskohtaisesti tarkkaavaisuutesi yksityiskohdista ja omistavat viestintänne leimalla nimesi ja yhteystietosi. Korjataan jokainen viesti, ikään kuin ammatti-mainoksesi riippuisi siitä.
Lyhyt ja selkeä aihealue saavuttaa ihmeitä (ja auttaa sinua lukemaan).
Käytä vain kahta klassista fonttia: Arial- ja Times Roman -muunnokset, mustalla musteella.
Vältä sarkasmia ja negatiivisia / snooty sävyjä kaikin keinoin.
Oletetaan, että maailma lukee sähköpostisi, joten suunnittele sen mukaisesti.
Lopeta aina lyhyt tyylikäs "kiitos" ja allekirjoituslohko.
