Käyttämäsi Microsoft Office -version mukaan se voi sisältää useita sovelluksia. Perushyödykkeeseen kuuluu tyypillisesti Word, Excel, PowerPoint ja Outlook. PowerPoint ei näytä tarjoavan mitään luonnollista suojausta, mutta Word, Excel ja Outlook kaikki tarjoavat jonkin verran salausta.
Word-dokumenttien varmistaminen
Microsoft Word -asiakirjoissa (Word 2000 ja uudemmissa) voit valita korkeamman tietoturvatason tallennettaessa tiedostoa. Sen sijaan, että napsautat Tallenna-painiketta, napsauta tiedosto, sitten Tallenna nimellä ja seuraa näitä ohjeita:
- Klikkaa Työkalut tiedoston tallennusvalintaikkunan oikeassa yläkulmassa
- Klikkaa Turvallisuusvaihtoehdot
- Suojausasetukset-ruutu tarjoaa useita vaihtoehtoja:
- Voit syöttää salasanan vieressä olevaan ruutuun Avaa salasana jos haluat, että tiedosto ei ole täysin saavutettavissa ilman salasanaa
- Word 2002: ssa ja 2003: ssa voit napsauttaa Pitkälle kehittynyt -näppäintä vieressä salasana-ruutuun valitsemaan korkeampi salaustaso, joka on vielä vaikeampi murtautua
- Voit syöttää salasanan vieressä olevaan ruutuun Salasana muokattavaksi jos on toki hyvä, että muut voivat avata tiedoston, mutta haluat rajoittaa, kuka voi tehdä muutoksia tiedostoon
- Suojausasetusten alaosassa on myös joitain valintoja asiakirjan yksityisyyden suojaamiseksi:
- Poista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennuksen yhteydessä
- Varoitus ennen tulostusta, tallentamista tai lähettämistä, joka sisältää seurattuja muutoksia tai kommentteja
- Tallenna satunnaisluku parantaaksesi yhdistämistarkkuutta
- Piilotettu merkintä näkyy avattaessa tai tallennettaessa
- Klikkauskunnossa sulje Suojausasetukset-ruutu
- Valitse tiedostosi nimi ja napsauta Tallentaa
Excel-tiedostojen suojaaminen
Excel tarjoaa samanlaisen suojaustason Microsoft Wordille. Napsauta vain tiedosto, Tallenna nimellä ja seuraa näitä ohjeita:
- Klikkaa Työkalut tiedoston tallennusvalintaikkunan oikeassa yläkulmassa
- Klikkaa Yleiset asetukset
- Voit syöttää salasanan vieressä olevaan ruutuun Avaa salasana jos haluat, että tiedosto ei ole täysin saavutettavissa ilman salasanaa
- Voit napsauttaa Pitkälle kehittynyt -näppäintä vieressä salasana-ruutuun valitsemaan korkeampi salaustaso, joka on vielä vaikeampi murtautua
- Voit syöttää salasanan vieressä olevaan ruutuun Salasana muokattavaksi jos on toki hyvä, että muut voivat avata tiedoston, mutta haluat rajoittaa, kuka voi tehdä muutoksia tiedostoon
- Klikkauskunnossa Sulje Yleiset asetukset -ruutu
- Valitse tiedostosi nimi ja napsauta Tallentaa
Outlook PST -tiedostojen suojaus
Saapuvien tai lähtevien sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen todellinen digitaalinen allekirjoitus ja salaus on kokonaan erillinen kysymys, joka selitetään toisella kerralla. Jos kuitenkin vietät tiedot Microsoft Outlook -kansiostasi PST-tiedostoon, voit lisätä suojauksen, jotta tiedot eivät ole muiden ulottuvilla. Noudata vain näitä ohjeita:
- Klikkaa tiedosto
- valita Tuonti ja vienti
- Valita Vie tiedostoon ja klikkaa Seuraava
- valita Henkilökohtainen kansitiedosto (.pst) ja klikkaa Seuraava
- Valitse kansio tai kansiot, jotka haluat viedä (ja valitse ruutu kohtaan Sisällytä alikansioita jos haluat) ja napsauta sitten Seuraava
- Valitse tulostuspolku ja tiedostonimi ja valitse yksi vientitiedostosi vaihtoehdoista ja napsauta sitten Suorittaa loppuun
- Vaihda kaksoiskappaleet vietyihin tuotteisiin
- Salli päällekkäisten kohteiden luominen
- Älä vie kaksoiskappaleita
- Alla Salausasetus, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista
- Ei salausta
- Puristettava salaus
- Korkea salaus
- Anna ruudun alareunassa salasana, jolla voit avata salatun PST-tiedoston. (Sinun on annettava sama salasana molemmissa ruutuissa, jotta voit varmistaa, että olet kirjoittanut salasanan haluamallasi tavalla. Muussa tapauksessa et ehkä pysty avaamaan omaa file)
- Valitse, haluatko myös vai ei Tallenna tämä salasana salasanaluetteloosi
- Klikkaus kunnossa tiedostojen vienti loppuun
(Toimittaja: Andy O'Donnell)
