Viime kuussa tarjotin kolme vinkkiä projektinhallinnan parantamiseksi, muun muassa miten oikein delegoida, kuinka hyödyntää työkaluja eniten ja miten projekti suljetaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Mutta projektijohtaminen asettaa niin monia ainutlaatuisia haasteita, joissa on laaja tutkimuskenttä, joka jatkuvasti esittelee uusia lähestymistapoja ja näkökulmia, joten en voinut auttaa, mutta seurata vielä joitain neuvoja.
Nämä vinkit keskittyvät ennakoivasti hallitsemaan useita asioita, jotka voivat hiipiä sinuun ja suistuttaa menestystäsi. Joskus tuntuu siltä, että pienet epäonnistumisen demonit varjelevat joka kulmassa, odottaen antaa sinulle hyvän "getcha!". Näin riskienhallinta, muutosten hallinta ja laajuuden hallinta parantavat mahdollisuuksiasi menestyä.
1. Kiinnitä erityistä huomiota riskeihisi
Riski on uhka, joka ei ole vielä toteutunut, ja ensimmäinen asia, jonka voit tehdä estääksesi sen toteutumisen, on yksinkertaisesti tietää, että se on olemassa. Jos kehität uutta sovellusta, jota asiakkaat voivat käyttää laskujensa maksamiseen, riskit voivat vaihdella pienemmästä tai maltillisemmasta (tiimin jäsenet nimitetään uudelleen, jolloin sinusta tulee vähän henkilöstöä) suurimpiin (matkapuhelimen maksumääräysten muutokset vaativat sinua käytä täysin erilaista tekniikkaa). Et voi estää kaikkien riskien toteutumista, mutta kattava ja harkittu kuvaus kaikista mahdollisista riskeistä voi auttaa sinua hallitsemaan mahdollisuutta.
Projektin suunnitteluvaiheen aikana kehitä riskiloki, jossa voit seurata kaikkia riskejä, jotka saattavat asettaa haasteen aikajanallesi, budjetillesi tai kokonaiskyvyllesi saada projekti päätökseen. Verkossa on saatavana monia erilaisia malleja, mutta suurin osa niistä ehdottaa, että kuvataan riski, päivämäärä, jona se syntyi, todennäköisyys, että se tapahtuu, ja sen seurausten vakavuus. Jokaisella riskillä olisi oltava omistaja, joka on nimetty valvomaan sitä, ja mikä tärkeintä, tarkoituksenmukainen joukko toimia, jotka voidaan toteuttaa riskin mahdollisen vähentämiseksi (jos sellaista on). Esimerkiksi palvelimen epäonnistumisen riski, joka aiheuttaa ihmisten tietojen menetyksen, saattaa olla pieni todennäköisyys, mutta erittäin vakava, ja se voidaan täyttää varmuuskopiopalvelimen asennussuunnitelmalla. Vaikka todennäköisyys on pieni, vaikutus olisi niin suuri, että varhaiset ja turvalliset vaiheet sen mahdollisuuden huomioon ottamiseksi olisi kustannusten ja vaivan arvoista.
Muista, että tämän pitäisi olla elävä, hengittävä asiakirja ja että uudet riskit on otettava huomioon ja niitä on seurattava, kun ne syntyvät projektin aikana.
2. Aseta muutostyö
Projektinhallinta tarkoittaa välttämättä, että häiritset tilannetta jollain tavalla. Ja ei ole mikään salaisuus, että monien mielestä muutos on hyvin, vaikeasti sanottuna vaikeaa. Projektinhallintainstituutin valkoisessa kirjassa konsultti Marge Combe käsittelee muutosvalmiuden käsitettä sekä pääomana - inhimillisenä että muuna - organisaatio on valmis omistautumaan muutokseen ja niiden ihmisten psykologiseen halukkuuteen, joiden yhteistyötä vaaditaan. toteuttaa muutos. Jos sinulla ei ole varaa tehdä muutosta, tai jos kaikki työntekijäsi ovat rivissä protestin merkeillä, et luonnollisestikaan pysty etenemään.
Joten mitä voit tehdä luodaksesi perustan muutokselle, oli se sitten iso tai pieni? Muutoksenhallinnan konkreettiset näkökohdat on hieman helpompi käsitellä. Jos on selvää, että sinulla ei ole rahaa, laitteita tai teknologista kapasiteettia työn tekemiseen, niin sinun on käsiteltävä näitä asioita heti.
Se on kulttuurinen ja psykologinen työ, joka vaatii huolellisempia suorituksia. Jos työntekijät tai asiakkaat ovat vastustuskykyisiä muutoksille, ymmärrä miksi. Ehkä tapahtuu väärinkäsitys, jonka voit selvittää, tai suunnitelmasi on suuri virhe, jota et ole ajatellut. Ryhmä toimistohenkilöstöä voi miettiä siirtymistä paperilomakkeiden käsittelystä sähköisiin lomakkeisiin. Sen sijaan, että olettaa joukkueen olevan muutoskestävä, keskustelu heidän kanssaan varauksista saattaa paljastaa, että sähköisellä järjestelmällä ei ole mitään keinoa käsitellä poikkeuksia, mikä johtaa viime kädessä järjestäytymiseen ja kahteen erilliseen prosessiin. Tätä päivittäistä työtä käyttävän henkilöstön ymmärtäminen voi auttaa varmistamaan, että muutos palvelee koko organisaatiota.
Organisaatiot, joissa on muutokselle avoimia ihmisiä, jotka ymmärtävät muutoksen ja sen edut heille, näkevät todennäköisemmin muutoksen tapahtuvan saumattomasti kuin ne, jotka pitävät ihmisiä pimeässä.
3. Ajattele laajuuden hiipimistä kuin kuolevaisuuden vihollista
Soveltamisalue hiipii - kun projektisi parametrit ylittävät asteittain asettamasi alkuperäiset reunat - on usein projektien purkaja. Ja tämä johtuu suurelta osin siitä, että usein näyttää olevan järkevää laajentaa alkuperäistä soveltamisalaa. Saatat joutua roiskaamaan otsaasi "miksi en ajatellut tuota hetkeä" tai sidosryhmä vakuuttunut siitä, että ylimääräinen kello tai pilli säästää työntekijöiden tunteja päivittäin.
Älä yleensä - toistan, älä - huolehdi näistä vaatimuksista.
Tietenkin joskus vaatimukset muuttuvat, ja voi olla helpompaa muuttaa peliä tänään kuin palata takaisin, kun kaikki on sanottu ja tehty. Mutta nämä lisäykset lisäävät usein, johtaen sinut suoraan budjetin ylittävän budjetin ja aikataulun epäonnistuneeseen maailmaan.
Paras tapa estää laajuuden hiipiminen on viettää enemmän aikaa ja energiaa etukäteen keräämisvaatimuksiin, haastattelemalla tyhjentävästi aineosaamista tuntevia ja kysymällä oikeita kysymyksiä varmistaaksesi, ettet menetä mitään. Ja välttämättömässä tilanteessa harkitse huolellisesti soveltamisalasi muutoksen kustannuksia ja hyötyjä. Pidä tarvittaessa käynnissä oleva luettelo toisen vaiheen parannuksista, jotka voit tarkistaa uudelleen, kun alkuperäinen projekti on valmis.
Niin suuri osa haluamiesi tulosten saamisesta tarvitsemallasi aikajanalla voidaan jäljittää proaktiivisuuteen. Harjoittele haisemaan ongelma ennen kuin se ilmenee, ja tuntemaan laajuuden hinaus ryömimään ennen kuin se lähettää sinulle häiriöitä aiheuttavan madonreiän. Et ajattele kaikkea, mutta ennakointi lyö taaksepäin joka päivä.
