Muutama viikko sitten ystäväni ja minä keskustelemme koko yhteisestä halveksunnastamme ja hän sanoi: ”Minusta tuntuu, että meillä on sama keskustelu uudestaan ja uudestaan. Kun niitä ei tehdä oikein, he voivat olla sellaisia aikapolttimia. ”
En voinut olla samaa mieltä enemmän. Aikaisemmissa töissä, kun kalenterikutsut näkyvät postilaatikossani, lähettäisin usein kovan äänen (mikä on aina hienoa avoimessa toimistoympäristössä). Sitten vietin arvokasta aikaa yrittäessään selvittää, kuinka välttää sen hyväksyminen.
En sano, että kaikki kokoukset ovat arvottomia. Jotkut ovat ehdottomasti, kädet alas tarpeen. Ja joskus ne ovat vain ainoa tapa saada asiat hoidetuksi. Mutta uskon myös, että meillä on tilaa olla uskomattoman tehokkaampia esittämällä itsellemme nämä kolme kysymystä ennen kutakin.
1. Kenen on oltava täällä?
Vihje: Todennäköisesti ei niin monta ihmistä kuin luulet. On tärkeää olla tietoinen siitä, ketä pyydät olemaan siellä, jotta voit taata sen olevan mahdollisimman tuottava ja tarkoituksenmukainen kaikille osapuolille. Kenenkään ei pidä jättää ajattelematta: "No, se oli aikani valtava tuhlaus."
Koska tämä tunne ei ole hyvä yksilölle, ryhmälle tai yritykselle. Kuvittele vain kaikki työt, jotka voitaisiin saada aikaan, jos huoneessa olisi vain neljä henkilöä 10 sijaan. 60 minuutin aikavälillä se on vielä kuusi tuntia, joka voidaan käyttää työn tekemiseen.
Oletetaan esimerkiksi, että olet aivoriihi yrityksen uuden logon suhteen. Graafinen suunnittelija on siellä varmistaakseen, että hän ymmärtää vision. Brändäysjohtaja on siellä varmistaakseen, että se noudattaa yrityksen ohjeita. Tarvitsetko sinä kuitenkin HR-päällikköä, koska hän asettaa logon jokaiseen työhön? Ei. Kun se on valmis, voit pyytää häntä vaihtamaan vanhan uuteen. Jatka hänen nyt - hänellä on työtä!
Jos et ole järjestäjä, sinun tulee arvioida onko läsnäolo välttämätön vai ei. Toisinaan työtoverit kutsuvat sinut vain siksi, että he ajattelevat sinun olevan siellä. Mutta voit kieltäytyä, jos pidät sitä sopivana (ts. Jos sinulla ei ole aavistustakaan, mihin osallistut tai jos olet vain erittäin kiireinen).
Tällaisissa tilanteissa sanon jotain sellaista: ”Hei. Luulen kykeneväni käsittelemään tätä yksin. Jos kuitenkin on jokin tietty syy, haluaisit minun olevan läsnä, ilmoita minulle siitä! ”
Ja ota sitten se vapaa tunti ja mene takaisin jauhaa.
2. Mitkä ovat tavoitteet?
Mitä oikein yrität suorittaa? Tavoitteiden tunnistaminen etukäteen on ensiarvoisen tärkeää. Se voi pitää sinut tehtävässä ja auttaa muotoilemaan koko keskustelun. Muutoin voit istua siellä pyörittämässä 45 minuuttia siitä, kuinka Leonard hyppää aina Titanic- teeman. (Saa minut myös joka kerta. Älä koskaan päästä irti, Jack!)
”Tehokas esityslista asettaa selkeät odotukset sille, mitä on tapahduttava ennen kokousta ja sen aikana”, Roger Schwarz, älykkäiden johtajien, Älykkäämpiä joukkueita kirjoittanut: Kuinka sinä ja ryhmäsi pääset eroon tulosten saavuttamiseksi.
”Se auttaa ryhmän jäseniä valmistautumaan, jakaa aikaa viisaasti, saa kaikki nopeasti samaan aiheeseen ja tunnistaa, milloin keskustelu on valmis. Jos kokouksen aikana ilmenee edelleen ongelmia, hyvin suunniteltu esityslisä parantaa ryhmän kykyä tehokkaasti ja nopeasti puuttua niihin ”, Schwarz sanoo.
Ehkä haluat vain, että kaikki toimittavat tilapäivitykset ensisijaisiin hankkeisiin. Tai sinun on tehtävä päätös - tänään - siitä, mikä tilivastaava nimitetään valtavalle uudelle asiakkaalle.
Selvitä määränpää ja päästä sinne. (Ja se on myös hyödyllistä, jos jaat suunnitelmasi muiden osallistujien kanssa, jotta he tietävät mitä odottaa ja jos heidän on tehtävä jotain etukäteen.)
Ja tässä on vinkki: Jos et pysty vastaamaan tarkkaan tapaamisen syyyn, peruuta kaikki suklaan rakkauden vuoksi .
3. Mitä minun on valmisteltava?
Entinen kollegani esti aikaansa valmistautuakseen tapaamisiin muiden ihmisten kanssa, ja mietin aina miksi. Ja sitten kävin joukossa, jossa joko unohdin kokonaan, mistä keskustelimme viime kerralla, ja piti tehdä kertaus, tai en (kiusallisesti) suorittanut toimintoa. Kaikissa näissä tapauksissa jouduimme joutumaan lisäämään aikaa aikatauluihimme.
Varmista, että näin ei tapahdu, sinun on näytettävä valmis. Ehkä se tarkistaa viime viikon istunnon muistiinpanoja, joten se on mielessäsi tuoretta. Tai ehkä, se tekee luettelon tarvittavista puhepisteistä ja vastauksista. Mikä se sitten on, tee aika tehdä se. Se maksaa paljon aikaa.
Esimerkiksi seuraan laitoksen vertaisopetusohjelmaa ja pyrin kovasti uudistamaan sitä. Kahden viikon kuluttua saan keskustelemaan ehdotuksistai yksi-yhden kanssa esimieheni kanssa. Olen kerännyt palautetta opiskelijoilta ja koonnut ajatuksiani, ja seuraava askel on piirtää rakenne ja aikajana paperille.
Jos lähestyn häntä tyhjin käsin, vietämme todennäköisesti vain ideoita toisistaan, mikä ei sinänsä ole välttämättä huonoa , mutta ei myöskään auta minua etenemään.
Lupaan sinulle - tykkään työskennellä ihmisten kanssa. Mutta yksi tärkeimmistä lemmikkieläinten pistoksista on tehottomuutta, varsinkin kun sitä on helppo estää. Jos aikataulusi näyttää hiukan liian täydeltä tai jos jokaisella tapaamisellasi on takaiskuja odottamaan kellon soittoa lukiossa, voi olla aika ottaa askel taaksepäin ja alkaa kysyä itseltäsi näitä kysymyksiä.
Ja hei - jos sinulla on lisää tämänkaltaisia kysymyksiä, joita sinulta kysytään, kerro minulle, mitkä he ovat Twitterissä!
