Sähköposti. Se on sekä suuri mukavuus että lakkaamaton häiriötekijä. Mutta riippumatta siitä, miltä sinusta suhtautuu tilanteeseen tällä hetkellä, yksi asia on varma - se on välttämätön välttämättömyys. Et voi tehdä sitä työpäivän kautta kirjoittamatta yhtä (okei, todennäköisesti paljon enemmän kuin yhtä) sähköpostia.
Ja jos haluat olla ammattilainen ja saada käsitys selvällä tavalla, joka on tehokasta, ja se ei tee työtovereitasi haluamaan laskea päänsä työpöytään puhtaasta turhautumisesta? No, on olemassa muutamia erilaisia etikettisääntöjä, jotka kannattaa pitää mielessä.
"Joo joo joo. Olen kuullut kaikki nämä miljoona kertaa aiemmin ”, luulet todennäköisesti. Mutta huolimatta siitä, kuinka monta kertaa nämä kohdat on lyöty kotiin, olen valmis lyömään vetoa, että olet silti sitoutunut yhteiseen sähköpostiosoitteeseen vähintään kerran viime viikolla - ehkä jopa päivässä.
Sanomattakin on selvää, että me kaikki voisimme käyttää kertaus-ajoittain. Joten, tässä on kätevä luettelo, joka auttaa sinua käsittelemään kaikkia niitä sähköpostin etikettisääntöjä, jotka vannovat tietäväsi - mutta et tosiasiallisesti pane niitä täytäntöön.
Perusteet
Kun rakennat talon, aloitat kellarista. Joten, ennen kuin sukellamme sähköpostisi tiettyihin osioihin, katsotaanpa perusteluja.
Vaikka unohdat tai unohdat kaikki tämän artikkelin kaikki osat, varmista ainakin, että olet valinnut nämä ruudut.
- Jos lähetät henkilökohtaisesta osoitteesta - esimerkiksi työhakemusta tai informatiivista haastattelua varten - varmista, että osoitteesi kuulostaa edelleen ammattimaiselta. Haluat tehdä oikean vaikutelman, eikä ”[email protected]” aio leikata sitä.
-
Jos olet saanut vihaisen viestin tai olet vihainen itsesi suhteen, astu tietokoneesta muutamaksi minuutiksi. Jokin polttaminen hetken kuumuudessa aiheuttaa vain ongelmia.
-
Sisällytä ystävällinen tervehdys ja sulkeminen. Se tekee koko viestistäsi tunteen paljon täydellisemmältä, kiillotetummalta ja ammattimaisemmalta.
-
Oikolukea. Tarpeeksi sanottu.
Ajoitus
Tehokas ajoitus on yksi niistä asioista, josta on aivan liian helppo unohtaa, kun teet parhautesi saadaksesi postisi läpi.
Mutta jos olet joskus saanut välitöntä yhden sanan vastausta harkittuun, pitkään viestiin tai olet odottanut viikkoja saadaksesi vastauksen, jota odotit innokkaasti, uskon, että olet samaa mieltä siitä, että ajoitus on pienen arvoinen enemmän huomiota.
- Vastaa yleensä sähköposteihin heti, kun pystyt realistisesti. Et halua antaa ihmisten roikkuvan.
-
Jos viesti ansaitsee hiukan enemmän aikaa ja ajattelua, älä ammu välitöntä puoliaikaista vastausta vain saadaksesi sen levyltäsi. Sen sijaan vastaa ja vahvista, että olet saanut sen - ja ilmoita lähettäjälle, että sinulla on vähän aikaa miettiä asioita.
-
Erinomainen vinkki, jonka avulla vastauksesi pysyvät kurissa? Musein perustaja Alex Cavoulacos suosittelee, että mitä nopeammin vastaat, sitä lyhyemmän vastauksen pitäisi olla.
vastaanottajat
Näennäisesti loputtomat sähköpostiketjut. Työtoverit, jotka jatkavat CC: n lähettämistä sinulle viesteillä, joilla ei ole mitään tekemistä sinun kanssasi. Ne joukkuetoverit, joilla ei näytä olevan aavistustakaan, mikä tuo kätevä BCC-kenttä on.
Ne ovat kaikkia asioita, joista luultavasti rypeillä - ainakin kun muut ihmiset sitoutuvat heihin. Kääntäkäämme kuitenkin valonheittimen päälle minuutiksi. Oletko rikkonut jotakin näistä etikettisäännöistä vastaanottajaluettelon suhteen?
- Suorita varovaisesti käyttäessäsi Vastaa kaikille -sovellusta ja käytä sitä vain silloin, kun kaikki kyseisen säiettä tarvitsevat päivitykset. Sinua on varoitettu.
-
Älä pelkää käyttää BCC: tä, etenkin silloin, kun et halua kaikkien osoitteiden tai vastaanottajien olevan kaikkien nähtävissä.
-
Tämä on kätevä sääntö, joka tulee pitää mielessä: Jos joku merkitään Vastaanottaja-kenttään, odotat vastausta. Sitä vastoin, jos CC: n kyseinen henkilö, pidät hänet vain viestin silmukassa muille.
-
Kun kaikki sanotaan, mitä vähemmän ihmisiä voit lisätä sähköpostiin, sitä parempi. Liian monet keittiössä olevat kokit johtavat todennäköisesti hämmennykseen ja ristikkäisiin johtoihin.
Otsikkorivi
Mikä on ensimmäinen osa viestistäsi, jota ihmiset valvovat? Se on helppoa: aiheesi.
Kuten jo tiedät, suuri aihepiiri voi tehdä ihmeitä sähköpostillesi kokonaisuutena. Huono aihe? No, sanotaan vain, että se voi innostaa suurta pahenemista vastaanottajasi keskuudessa.
- Tee aihepiiristä tarkempi sen sijaan, että luottaisi epämääräisiin lauseisiin, kuten “Checkking”. Tällöin vastaanottajat voivat selvittää heti, mistä viestisi koskee. Lisäksi se on paljon helpompi löytää, kun tarvitset sitä myöhemmin.
-
Pidä se lyhyt. Vaikka haluat sen olevan tarkka, se ei tarkoita, että sen on oltava oma itsenäinen kappale. Yritä pitää kiinni vähemmän kuin 10 sanasta - mikä tahansa pidempi, mikä voi todennäköisesti olla sen oma lause.
-
Riippumatta kiireestä, älä ohita aihekenttää kokonaan. Kukaan ei halua nähdä tätä pahaenteistä ”Ei aihe” -laatikkoaan.
Email Body
Tässä se on - viestisi liha ja perunat. Muut kentät ovat tärkeitä, mutta tässä teet todella selväksi, miksi otat ensin yhteyttä henkilöihin.
Kyllä, työpaikkaviestinnästä on tullut yhä satunnaisempaa. Mutta se ei tarkoita, että haluat sähköpostiosoitteidesi muuttuvan järjestämättömiksi sotkuiksi. Varmista, että noudatat näitä etikettisääntöjä, ja viestisi ovat varmasti kiillotettuja ja ammattitaitoisia.
- Tämä on toinen paikka, jossa haluat olla mahdollisimman selkeä ja ytimekäs - voit todennäköisesti vain ajatella, että sähköpostin kultainen sääntö. Loppujen lopuksi, jos jotain vie selittämään tekstisivuja, sinun on todennäköisesti parempi tehdä se henkilökohtaisesti tai puhelimitse.
-
Pidä kiinni kaikista perinteisistä kirjoitusta koskevista säännöistä, jotka olet oppinut koulussa. Tämä tarkoittaa asianmukaista lauserakennetta, isoja kirjaimia, välimerkkejä ja vastustamista kiusaukselle roskata viestiä hymiöillä.
-
Varmista, että viestissäsi on selkeät kysely- tai toimenpidekohdat. Pitäisitpa sitten työtoverin mielipidettä jostakin tai etsitkö yksityiskohtia projektin osasta, sinulla on oltava vankka syy sähköpostien lähettämiseen - ja sinun on myös tehtävä tämä syy selväksi.
-
Jos vastaanottaja ei vaadi mitään toimintoa ja lähetät sähköpostia vain päivityksen toimittamiseksi, tee se myös selväksi. Ihmisten on kävelymatkan päässä muistiinpanostasi tietävä, mitä heiltä odotetaan.
-
Käytä luettelopisteitä tai numeroituja luetteloita tarvittaessa. Olemme kaikki kiireisiä, ja joidenkin muotoilujen avulla on paljon helpompaa käydä läpi viestisi ja saada kohokohdat.
-
Lihavoi tärkeät tiedot niin, että ne erottuvat, mutta vältä kaikkien korkkien käyttöä, mikä tekee siitä näytön kuin huutaat.
-
Käytä luettavaa kirjasinta ja vältä liian monta kirjasinväriä. Haluat viestisi olevan mahdollisimman yksinkertainen lukea.
Liitteet
Pitäisikö liittää jotain sähköpostiisi? Se on usein myöhässä ajateltua, ja lopetat vain tarvittavan tarvitsemasi oikealle ennen kuin osut “lähetä”.
Liitteet eivät kuitenkaan ole sähköpostimaailman villi länsi. Ei, on vielä joitain etikettisääntöjä, jotka kannattaa varmistaa, että noudatat.
- Ennen kuin kiinnität mitään, varmista, että sitä todella tarvitaan. Ei ole mitään syytä liittää yhden sivun Word-asiakirjaa, joka sisältää kaksi lausetta.
-
Jos olet epävarma, liitä tiedosto PDF-muodossa, jotta et törmää yhteensopivuusongelmiin.
-
Jos joudut lähettämään suuren liitetiedoston, varmista, että olet "zip" tai pakattu se ensin.
-
Saa tapana liittää tiedostosi ennen sähköpostin rungon laatimista. Tällä tavoin voit välttää pelätyn ”Anteeksi, unohdin liitteen!” Jatkoviestin.
Jos käärität silmiäsi ja väität kuulevasi nämä kaikki aiemmin, en syytä sinua. Mutta todennäköisesti et vieläkään noudata näitä usein toistuvia etikettisääntöjä joka kerta.
Joten harkitse tätä ystävällistä muistutustasi poistuaksesi automaattiohjauksesta ja kiinnitä enemmän huomiota viesteihisi. Työtoverisi kiittävät sinua.
Onko sinulla muita sääntöjä tai lemmikkieläinten pissoja lisätäksesi luetteloon? Kerro siitä Twitterissä!
