Olemme tutkineet, mitä SharePoint on, nyt tarkastelemme muutamia yleisiä käyttötapoja. SharePoint on alusta yhteistyölle muiden tiimin jäsenten kanssa. Nämä ovat usein yritysjoukkueita, mutta heidän ei tarvitse olla. Jotkut Business-sovelluksiin liittyvät SharePoint-sovellukset sisältävät:
- Urheiluryhmät voisivat käyttää kalenteriin pelin aikataulun lähettämistä ja Document Libraryin pitämään pelivideoita.
- Kirjakerhot voisivat lähettää linkkejä seuraavan viikon kirjaan kirjoittaessa ryhmiä, jotka voisivat esittää kritiikkiä koskevia huomautuksia ja kommentteja.
- Palautushankkeita suunnittelevat vapaaehtoisryhmät voivat luoda suunnitelman tehtävien ja aikajanan kanssa.
- Pihamyyntialueella toimiva naapurusto voi lähettää ilmoituksia uusista osallistujista tai luetteloida kohteita ja hintoja jaetussa Excel-tiedostossa asiakirjakirjastossa.
Tietenkin kaikki edellä mainitut ovat mahdollisia muiden sovellusten ja palveluiden kanssa, mutta SharePoint tuo ne kaikki yhteen paikkaan, jossa on web-käyttöliittymä, jota voidaan käyttää Windows-, MacOS- ja Linux-käyttöjärjestelmissä. Android- ja iOS-sovelluksia on myös saatavilla. Lisäksi Microsoft Office -sovellukset voivat napata tiedostoja suoraan SharePointista, lataamalla ja lataamalla snap.
Seuraavissa osiossa luodaan uusi SharePoint-tila ja sitten muutamalla tavallisella toiminnolla: tiedostojen jakaminen, yksinkertaisten verkkosivujen luominen ja funktionaalisten widgetien lisääminen kyseisiin sivuihin.
SharePoint-sivuston luominen
Tarvitset pari asiaa, ennen kuin pystyt todella luomaan sivustosi:
- Ensinnäkin tarvitset Office 365 -tilin, mutta ei vain minkä tahansa tilin. Sen on oltava yritystili, koska SharePoint ei sisälly kulutustileihin.
- Sinun on myös oltava ylläpitäjä luoda sivuston itse. Jos et ole, voit aina kysyä ystävälliseltä alueelliselta adminiltä luodaksesi sinulle yhden.
SharePoint-sivuston luominen on yksinkertainen asia tehdä seuraavia asioita:
-
Kirjaudu Office 365: ään järjestelmänvalvojana ja valitse sitten SharePoint sovellusvalikosta vasemmassa yläkulmassa.
-
Valitse sivun valikosta + Luo sivusto painiketta.
-
valita Team Site seuraavassa valintaikkunassa. (Viestintäpaikat ovat pääosin julkaisujen ja muun sisällön julkaisemista varten.)
-
Valitse sivustosi aloitusohjelma. Tämä täyttää sen jollakin aloitusosuudella - älä huoli, voit aina muuttaa niitä myöhemmin.
-
Anna sivustosi tiedot, mukaan lukien sen nimi ja kuvaus.
-
valita Suorittaa loppuun asennuksen loppuun. SharePoint työskentelee taustalla sivuston luomiseksi, mutta sen edistyminen näkyy koko ajan.
Kun olet määrittänyt tilan, sinulla on joitakin toimintoja, jotka ovat käytettävissä heti laatikosta (yllä), mukaan lukien:
- keskustelut: Yksityinen viestikortti ryhmälle.
- asiakirjat: Voit jakaa tiedostoja täältä. Nämä hyötyvät kuvattujen versioiden ja check-in / check-out -ominaisuuksien käytöstä, kun he ovat ottaneet käyttöön SharePointin.
- OneNote Muistikirja: Tiimikaverit voivat tehdä yhteistyötä tämän OneNote-muistikirjan kanssa luomalla ja lisäämällä sivuja.
- Sivustot: Sallii sinun luoda omia verkkosivuja tiimillesi.
Tiedostojen jakaminen asiakirjakirjaston avulla on edelleen hyvin yleinen käyttö SharePoint-sivustoille. Katsotaanpa, miten se tehdään.
Miten SharePoint-dokumenttikirjastoja käytetään
Dokumenttikirjastot sisältävät kansioita ja tiedostoja ja toimivat kuten odotit. Asiakirjakirjaston käyttäminen:
-
Valitse asiakirjat linkin vasemmalla puolella.
-
Valitse + Uusi painiketta lisätäksesi uusia kohteita, kuten kansioita tai Microsoft Office -tiedostoja. Vaihtoehtoisesti voit vetää ja pudottaa muita tiedostoja kirjaston nykyiseen kansioon. niiden ei tarvitse olla Office-tiedostoja.
-
Avaa Office-tiedosto valitsemalla sopiva verkkosovellus. Muun kuin Office-tiedoston valitseminen tekee yhden kolmesta asiasta:
- Avaa se esikatseluksi, jos se on web-ystävällinen formaatti, kuten kuva tai PDF;
- Avaa kyseisessä sovelluksessa, jos käytät Windowsia (joka osaa puhua SharePoint-ohjelmasta).
- Lataa se koneellesi, jossa voit avata sen asianmukaisella ohjelmalla.
-
Nykyaikaisten verkkosovellusten avulla voit muokata tiedostoa kollegasi kanssa samanaikaisesti, mutta sinulla on edelleen mahdollisuus "tarkistaa" tiedosto. Valitse tiedostot valitsemalla vasemmanpuoleisimmista valintamerkki sarakkeista ja valitse sitten ylivirtavalikko oikealle. Tarkista -vaihtoehto estää jokaisen tallentavan uuden tiedoston version työskentelyn aikana; muut käyttäjät voivat edelleen ladata kopion ja käyttää sitä, mutta he eivät voi luoda uutta versiota, ennen kuin olet tallentanut ja tarkistanut sen uudelleen.
Miten luodaan SharePoint-sivut
SharePoint-sivustosivuilla voit luoda verkkosivuja, joissa on teksti- ja graafisia tietoja. Tärkein ero on vain, että sivustosi jäsenet voivat nähdä ne, kun he ovat kirjautuneet sisään ja tekevät siitä pienen yksityisen intranetin. Voit luoda uusia sivuja SharePoint-sivustossasi:
-
valita sivut vasemmalta.
-
Valitse ylävalikkoriviltä + Uusi, valitse sitten sivutyyppien joukosta:
- Wiki-sivut ovat itsestään selvät.
- Sivustot ovat tyhjiä sivuja, joita voit luoda vain otsikosta.
- Web-sivut anna joitain ennalta määritettyjä ulkoasuja, joiden avulla voit pudottaa kaikenlaisia gadgeteja, kojelautaan.
-
Kun sivu on luotu, sivu avautuu, jotta voit aloittaa muokkaamisen. Voit aloittaa antamalla sille nimen. Lisäsisältö tulee Web Partsin muodossa, josta päästään alla.
-
valita Julkaista muutosten tekeminen kollegoille.
-
Sivusi ovat saatavilla osoitteesta sivut luettelosta vasemmassa navigoinnissa.
-
Voit tarkastella olemassa olevia sivuja ja valita sitten Muokata painiketta valikossa.
Miten lisätä Web-osia SharePoint-sivuille
Yksi SharePointin suurimmista ominaisuuksista on Web-osat, jotka voit upottaa sivuillesi. Jopa silloin, kun haluat lisätä tavallisen tekstin ja grafiikan, sinun on itse asiassa lisättävä Web-osio ensin pitämään sitä; nämä widgetit voivat sisältää esimerkiksi uutissyötteitä, tiimin jäsenten hakemiston tai sivuston viimeaikaisen toiminnan luetteloita. Jos olet luonut sivun yllä olevissa vaiheissa, lisää siihen Web-osa seuraavasti:
-
Valitse sivu ja laita se sitten Muokata kuten yllä on kuvattu.
-
Voit lisätä Web-osia sivulle paikoissa, joissa Plus (+) merkki tulee näkyviin. Valitse tämä painike, kun se näkyy, ja ponnahdusvalikosta näkyy luettelo käytettävissä olevista Web-osista. Voit selata koko luetteloa tai etsiä avainsanan mukaan.
-
Kun valitset Web-osan, se lisätään sivulle puolestasi.
-
Tässä vaiheessa sinun on määritettävä Web-osa. Jotain kuin alla olevassa kuvagallerissa, valitse Lisää kuvia -painiketta valitaksesi kuvat, jotka haluat näyttää.
-
valita Julkaista muutosten tekeminen kollegoille.
Kun kotisivut luodaan automaattisesti sinulle, se on edelleen sivu aivan kuten mikä tahansa muu, ja voit täyttää sen Web-osien avulla sydämesi sisältöön.
Tehtävien asentaminen ja käyttäminen App
Asiat alkavat saada todella mielenkiintoista, kun lisäät sovellukset sivustoosi. Ne menevät pidemmälle kuin Web Partsin toiminnot, ja niissä on esimerkiksi blogeja tai mukautettuja luetteloita, jotka ovat kuin pieniä tietokantoja. Tarkastelemme Tehtävät -sovellusta, jonka avulla voit määrittää tiimijäseniäsi, määrittää ne ja seurata niiden suorittamista. Voit lisätä tehtäviä SharePoint-sivustoosi seuraavasti:
-
Valitse sivuston kotisivulta + Uusi -painiketta ja valitse sitten Sovellus.
-
Tämä näyttää sivun, jossa on valikoima käytettävissä olevia sovelluksia. Valitse haluamasi.
-
Se näkyy nyt Sivuston sisältö näyttö, jonka näet valitsemalla sen vasemmalla puolella. Saatat joutua tekemään kokoonpanon, kuten jotkin Web-osat, mutta Tehtävien kanssa se on valmis aloittamaan lähettämisen.
SharePointilla on paljon muuta kuin tässä luetellut ominaisuudet. Käyttämällä vain näitä voit luoda hyvin toimivat ja yhteistyökykyiset sivustot ystäville ja kollegoille.
