Tässä on jotain hienoa älypuhelimissa: Joku lähettää sinulle sähköpostia ja kun odotat linjaa tai kuljetuksessa, voit palauttaa pikavastauksen ja tarkistaa sen luettelostasi.
Ja nyt jotain, joka ei ole kovin suurta älypuhelimissa: Niiden avulla voit vastata välittömästi.
Anna minun selittää. Haluatko koskaan nauraa saapuvan viestin ja sammutat nopean vastauksen odottaessasi tai siirtyessäsi paikasta toiseen? (Tunnustus: Olen lähettänyt sähköposteja ollessani juoksumatolla.)
Vaikuttaa kätevältä, tarkoituksenmukaiselta - jopa huomaavaiselta - palata takaisin jonkun ASAP: n luo. Jos vastauksessasi hylätään kaikki muodollisuudet (etkä ole tällä tasolla) tai mikä pahempaa, se ei kuitenkaan vastaa toisen henkilön kysymykseen; se todella tekee sinusta näyttämään huolta.
Joten tässä on kaksi kertaa, kun odottaa sähköpostin takaisin lähettämistä, antaa paljon paremman vaikutelman.
1. Kun sinulta kysytään uusia ideoita
Ideasi ammuttiin alas. Ymmärrettävästi haluat päästä takaisin takaisin sinne ja näyttää, että sinulla on paljon muita hienoja ajatuksia pyörteilemässä päässäsi. Joten kirjoitat takaisin ensimmäisen mieleen tulevan ja sanot: "Entäko me sen sijaan yritämme x: tä?"
Kun joku pyytää uutta ajattelua, hän kuitenkin haluaa sinun olevan hyvin, huomaavainen. Ja ehkä, että ajatuksesi, joka hyppää mieleesi, on silti suosituin haastaja sen jälkeen, kun olet lopettanut lounaan, lopettanut kokouksen, johon aiot hypätä, tai nukkunut sen päällä. Mutta se ei ehkä ole - ja sitten sinun on seurattava seurantaa sanoaksesi, että tällä kertaa olet todella ajatellut sen läpi.
Joten, jos se ei ole kiireellistä, anna itsellesi aikaa muotoilla vastaus. Hyödyntäkää tämä alkuperäinen idea luonnoksiin, jotta et menetä sitä, vaan anna itsellesi aivoriihi, jotta voit tutustua joihinkin vaihtoehtoihin.
Haluatko kirjoittaa takaisin välittömästi todistaaksesi, että olet sen päällä? Lähetä sähköpostiviesti, jossa vahvistetaan kuitti, että olet ottamassa yhteyttä uusiin ideoihin tietyn ajan kuluessa (kuten myöhemmin sinä päivänä, 24 tunnissa tai viikon loppuun mennessä). Jos toinen henkilö pyytää uutta lähestymistapaa ASAP, kokeile riviä, kuten ”Pään päästäni pois päältä…”, joka osoittaa, että se on nopea ehdotus, ei täysin tyhjennetty sävelkorkeus.
2. Kun toinen sähköpostiosoite on todella pitkä
Kuvittele tätä: Kirjoitat pitkän viestin koskettamalla useita arkaluontoisia tai monimutkaisia kohtia, ja joku vastaa “loistavasti!” Vain 30 sekuntia sen jälkeen, kun osut lähetykseen. Sinä luultavasti ihmettelet, lukeeko toinen henkilö itse kirjoittamasi.
Mutta kun roolit kääntyvät, saatat unohtaa tämän tunteen ja keskittyä postilaatikon tehokkaaseen hallintaan. Joten kukistat pitkän sähköpostin ja koska mikään ei hyppää sinulle, kirjoitat takaisin ”Kuulostaa hyvältä!” Ja tarkistat sen listalta.
Ja se on hyvä - kunnes huomaat, että olet suostunut johonkin, josta et ole aiemmin keskustellut, tai sinulla on kysyttävää jostakin kohdasta.
Käytä jompaakumpaa seuraavista strategioista välttääksesi tämän ongelman ja tehdäksesi paremman kuvan. Jos tiedät, että joku haluaa vastauksen kiireellisesti, kokeile yllä olevaa ehdotusta - vahvista vastaanottaminen ja jaa, kun saatat pystyä tarkistamaan sähköpostin tarkemmin. Se kuuluu seuraavasti: ”Kiitos paljon lähettämästäni asiaa. Olen kokouksissa koko aamu, mutta seuraan tarkemmin myöhemmin tänään. ”
Toinen strategia on parasta, kun olet tarkistanut sähköpostin, se toimii sinulle, ja päätavoitteesi on osoittaa, että vaikka vastaat nopeasti, olet todella lukenut sen. Mainitse tässä tapauksessa yksi tietty asia - onko kyse siitä, että olet täysin samaa mieltä kohdan yhden kanssa tai arvostatko päivitystä kohdassa neljä. Ja ellet kuuluisa pikalukemisen taitoasi, anna silti ainakin muutama minuutti.
Kyllä, vastauksen lykkääminen paremman vaikutelman luomiseksi vaikuttaa vastaintuitiiviselta, koska ajantasaisuus on hyve. Mutta loppujen lopuksi kaikille osallistujille on helpompaa, jos käytät aikaa yhden huomaavaisen sähköpostin lähettämiseen pikemman vastauksen sijaan, kysymyksen, kun luet myöhemmin sähköpostiviestin kokonaan, ja selvennyksen, kun olet sitä miettinyt. Joten leikkaa itsellesi tauko ja anna itsellesi aika käsitellä se - oi, ja oikoluku vastauksestasi.
