SharePoint on Microsoftin yhteistyöelementti, joka muistuttaa Google Drivea, mutta paljon muuta. Se on paikka, jossa tiimin jäsenet voivat kommunikoida, vaihtaa tietoja ja työskennellä yhdessä. jaettu tietovarasto, blogi, verkkosisällönhallintajärjestelmä ja intranet.
SharePoint on parannettu tiedostoasema
Jotkut vuotta sitten huippuluokan Microsoft-yhteistyöllä oli kaksi komponenttia: Exchange, sähköinen sähköposti ja jaetut kalenterit sekä verkkotiedostojen asemat. Nämä asemat, jotka saattaisit muistaa, olivat kirjaimia kuten "S:" tai "X:", jotka sisälsivät tiedostoja, joita koko joukkueesi voisi käyttää, mutta vain yksi henkilö voisi itse muokata niitä kerrallaan. Kiertotavoitteena saatat kopioida ne paikalliseen koneeseesi ja muokata niitä siellä. Tämä joskus aiheuttaa sekaannusta, paljon päällekirjoitusta ja salaisia tiedostojen nimiä.
Joten Microsoft loi SharePointin, joka tarjosi muutamia etuja:
- Tiedoston versiointi: Meillä voi olla yksi "Tärkeä raportti.doc" -tiedosto. SharePoint hallinnoi "versiota 1", "versiota 2" jne. Se jopa tarjosi kommentointitoiminnon, joten voit kuvata, mitä muutoksia kyseisellä versiolla on otettu käyttöön, esim. "tämä sisältää Aaronin kommentit".
- Check-in / Check-out: Käyttäjän kyky lukita tiedosto toisen käyttäjän tekemistä muutoksista. Jos joku yrittää käyttää tiedostoa, jonka toinen käyttäjä on tarkistanut, SharePoint pyytää heitä lataamaan sen paikallisesti, mutta myös varoittaa, että tehdyt muutokset saattavat olla synkronoitavia riippumatta siitä, mitä nykyinen käyttäjä tekee. Tämä tarjosi yksinkertaisen työnkulun, jossa ainakin jonkun pitäisi odottaa, kunnes toinen henkilö on valmis. Uusimmat versiot tarjoavat jopa ilmoittaa henkilöä, kun tiedosto vapautetaan.
- Tehokas indeksointi ja haku: Tämä tuli kulmakiveksi, kun maailma tottui Googlingiin kaiken. Poissa olivat ne päivät, jolloin sinun tarvitsisi kaivaa kymmenkunta kansiotasoa ja toivottavasti muistat heitä aivan oikein.
- Web-käyttöliittymä: Tämä yhdistettynä parannettuun hakuun teki SharePoint yhden palvelupisteen, joka tekee yhteistyötä yrityssisällön kanssa.
- Integrointi Windows-sovelluksiin: Kyky saada tiedosto SharePointista käyttämällä tiedosto > Avata ikkunat näkyvät Windows-ohjelmissa, kuten Microsoft Office.
Clever-liikkeessä Microsoft säilytti myös vanhan tiedostoasemakonseptin, joten voit avata Excel-tiedoston "X:" -asemaasi, muokata sitä ja tallentaa sen, aivan kuten aiemmin. Taustalla kuitenkin SharePoint tarkistaisi tiedoston sinulle, tarkista sen takaisin ja asenna se sinulle. Kaikki nämä ominaisuudet ovat edelleen olemassa ja toimivat hyvin, mutta SharePoint ei ole pelkkä hieno tiedostoasema tänään.
Office 365 ja SharePoint Collaboration Platform
Koska Google, Apple, DropBox ja muut paransivat pilvipalveluidensa valmiuksia, Microsoft työskenteli omillaan. Uusi SkyDrive-tiedostonjako-palvelu (nyt OneDrive) otti yksinkertaisen tiedostojen jakamisen. Tällöin SharePointista tuli tärkeä osa Microsoftin Office 365 -tuotetta, joka yhdistää pilvipohjaisen yhteistyön, jossa on tilausperustainen pääsy Officeen.
SharePoint on Web Content Platform, mutta ei täsmälleen WordPress tai Squarespace, johon luultavasti liittyy tähän termiin. Voit käyttää SharePointia luomaan sivuja ja julkaisemaan ne verkkosivuilla, mutta voit myös luoda sivuston osastotiimille, pudota Web-osia siihen, johon voi kuulua blogi, jossa on ilmoituksia, luettelo tiimin jäsenistä Exchangeista, kirjasto asiakirjoista ja Excel-työkirjan ohjaamasta tietoverkosta.
Julkisen Internet-CMS: n vuoksi se oli riittävää, mutta intranetinä, joka voisi näyttää yritystietojen bittiä, se oli melko viileä.
Mikä on SharePoint tänään?
Tämän päivän SharePoint perustuu vahvuuksiin ja on yhteensopiva Windows, macOS, Android, iOS ja web-selaimilla. Siinä säilytetään sama käsite "sivustosta", mutta uudemmat versiot lisäsivät kykyä lisätä sovelluksia kyseiseen sivustoon. Kolmannen osapuolen kehittäjillä on jopa markkinapaikka, jossa he voivat tarjota omia.
SharePoint on kuin tiimisi kotipesä, jossa voit kerätä tiedostoja, keskusteluja, ilmoituksia ja muutakin kuin mitä tahansa muuta yhteistyötapaa.
Vinkkejä SharePointin käyttämiseen
- SharePoint on saatavana osana Office 365: tä, mutta vain yritystileille. Sanotaan, että nämä tilit voi saada vain 5 dollaria kuukaudessa.
- SharePointin keskeinen käsite on sivusto. Sinun on ensin luotava Sivusto, jonka jälkeen voit lisätä siihen sisältöä tai widgetejä.
- Vaikka SharePoint oli aiemmin CMS, joka on paljon kuin WordPress, jossa syötät sisältöä ja julkaistiin julkisella verkkosivustolla, Office 365 -versiota käytetään yleisemmin yhteistyötilana.
