Poista kaksoiskappaleet Excelissä

01/02

Poista kaksoiskappaleet Excelissä

Excel-tietokannat, kuten Excel, käytetään usein tietokantoina esimerkiksi osaluetteloihin, myyntitietoihin ja postituslistoihin.

Excel-tietokannat koostuvat datakuvista, jotka yleensä järjestetään tietueiksi, jotka ovat nimeltään tietueita.

Tietueessa rivin solun tai kentän tiedot liittyvät - kuten yrityksen nimi, osoite ja puhelinnumero.

Yleinen ongelma, joka esiintyy tietokannan kasvaessa, on kaksinkertainen tietue tai tietorivejä.

Tätä päällekkäisyyttä voi esiintyä, jos:

• Koko tietue syötetään tietokantaan useammin kuin kerran, jolloin saadaan kaksi tai useampia samanlaisia ​​tietueita
• Useilla tietueilla on yksi tai useampia kenttiä - kuten nimi ja osoite - jotka sisältävät samat tiedot.

Kummassakin tapauksessa kaksinkertaiset tietueet voivat aiheuttaa koko joukon ongelmia - esimerkiksi lähettää useita kopioita asiakirjoista samalle henkilölle, kun tietokantaan liittyviä tietoja käytetään yhdistämisessä - joten kannattaa skannata ja poistaa päällekkäisiä tietueita säännöllisesti perusta.

Ja vaikka on helppo valita kaksinkertaiset tietueet pienessä näytteessä, kuten edellä olevassa kuvassa, tietotaulukot saattavat helposti sisältää satoja, ellei tuhansia tietueita, joten on erittäin vaikeaa valita päällekkäisiä tietueita - varsinkin osittain yhteensopivia tietueita.

Tämän tehtävän suorittamisen helpottamiseksi Excelillä on sisäänrakennettu datatyökalu, jota ei ole yllättävää, Poista kaksoiskappaleet, jota voidaan käyttää etsimään ja poistamaan identtiset sekä osittain yhteensopivat tietueet.

Kuitenkin, miten Poista kaksoiskappaleet työkalu on suunniteltu, identtiset ja osittain yhteensopivat tietueet on käsiteltävä erikseen.

Tämä johtuu siitä, että Poista kaksoiskappaleet valintaikkunassa näkyy valitun tietotaulukon kenttien nimet ja valitset kentät, jotka haluat sisällyttää haun vastaaviin tietueisiin:

• Etsi samoja rekistereitä varten kaikki kentät - jättää kaikkien sarakkeen tai kenttien nimen vieressä olevat valintaruudut;
• Osittainen täsmäytystapahtuma - Jätä tarkistusmerkit vierekkäisiin vastaaviin kenttiin.

Kentän nimet vs. sarakkeiden kirjaimet

Kuten mainittiin, Poista kaksoiskappaleet työkalu koostuu valintaikkunasta, jossa valitset haluamasi kentät etsiäksesi haluamasi kentän tai sarakkeen nimet.

Valintaikkunan tiedot - kenttien nimet tai sarakekirjeet - riippuvat siitä, sisältävätkö tietosi rivin otsikoita - tai otsikot - taulukon yläosassa yllä olevan kuvan mukaisesti.

Jos se on - varmista valinta valintaikkunan oikealla puolella - Omat tiedot ovat otsakkeita - tarkistetaan ja Excel näyttää rivin nimet kenttien nimetä valintaikkunassa.

Jos tiedoillasi ei ole otsikkoriviä, valintaikkunassa näkyvät oikeat sarakekirjeet valitun datavälin valintaikkunassa.

Yhteenveto tietueesta

Varten Poista kaksoiskappaleet työkalu toimii oikein, tietotaulun on oltava yhtenäinen tietojoukko eli siinä ei saa olla tyhjiä rivejä, sarakkeita ja, jos mahdollista, ei ole taulukossa olevia tyhjiä soluja.

Ei ole tyhjiä tietoja taulukossa on hyvä käytäntö, kun on kyse tiedonhallinnasta yleensä eikä vain etsiessään päällekkäisiä tietoja. Excelin muut datatyökalut - kuten lajittelu ja suodatus - toimivat parhaiten, kun tietotaulukko on jatkuva tietojoukko.

Poista kaksoiskappaleet

Yllä olevassa kuvassa datataulukko sisältää kaksi samanlaista rekisteriä A. Thompson ja kaksi osittain yhteensopivia tietueita R. Holt - jos kaikki kentät vastaavat paitsi opiskelijanumeroa.

Seuraavassa kuvatut vaiheet kertovat yksityiskohtaisesti miten Poista kaksoiskappaleet datatyökalu:

1. Poista toinen kahdesta samanlaisesta tietueesta A. Thompson .
2. Poista toinen osittain yhteensopiva tietue R. Holt .

Remove Duplicates -valintaikkunan avaaminen

1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää tiedot esimerkkitietokannasta.
2. Klikkaa data nauhan välilehti.
3. Klikkaa Poista kaksoiskappaleet -kuvaketta korostaaksesi kaikki tiedot datataulukkoon ja avaamaan Poista kaksoiskappaleet valintaikkuna.
4. Poista kaksoiskappaleet valintaikkuna näyttää kaikki sarakeotsikot tai kenttien nimet datanäytteestä
5. Kenttänimien vieressä olevat valintaruudut osoittavat, mitä Excel-sarakkeita yritetään sovittaa etsittäessä päällekkäisiä tietueita
6. Oletusarvoisesti, kun valintaikkuna avautuu, kaikki kentän nimet tarkistetaan

Identifioinnin löytäminen

1. Koska etsimämme täysin samanlaisia ​​tietueita tässä esimerkissä jätämme kaikki sarakkeen otsikot tarkastettuina
2. Klikkaus kunnossa

Tässä vaiheessa tulisi nähdä seuraavat tulokset:

• Valintaruutu suljetaan ja korvataan sanomalla: 1 löydettyjen ja poistettujen kaksoiskappaleiden arvot; 7 ainutlaatuista arvoa on jäljellä.
• Rivin sisältävä rivi A. Thompson tietue on poistettu tietokannasta
• Vaikka on olemassa kaksi osittain yhteensopivaa tietuetta R. Hol t, koska kaikkia kenttiä ei ole sovitettu - kahden rekisterin oppilasnumero eroaa - Excel pitää sen olevan ainutlaatuinen tietue

02/02

Etsi ja poista osittain vastaavat albumit ja poista kaksoiskappaleet

Yhden kentän tarkistaminen kerrallaan

Koska Excel poistaa vain tietueet, jotka täsmäävät täsmälleen valitulle tietoryhmälle, paras tapa löytää kaikki osittain yhteensopivat tietueet on poistaa valintamerkki vain yhdelle kentälle kerrallaan, kuten alla olevissa vaiheissa.

Jälkeenpäin hakuja, jotka vastaavat kaikkia kenttiä lukuun ottamatta nimiä, ikää tai ohjelmaa, poistavat kaikki mahdolliset yhdistelmät tietueiden osittaiseen yhteensovittamiseen.

Osittaisen vastaavuuden löytäminen

1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää tietoja datataulukossa tarvittaessa
2. Klikkaa data nauhan välilehti.
3. Klikkaa Poista kaksoiskappaleet -kuvaketta korostaaksesi kaikki tiedot datataulukkoon ja avaamaan Poista kaksoiskappaleet valintaikkuna.
4. Kaikki kentänimet tai sarakeotsikot tietotaulukkoon valitaan.
5. Jos haluat etsiä ja poistaa tietueita, joilla ei ole yhteensopivuutta kullakin alalla, poista valintamerkki niiden kenttien nimen lisäksi, jotka Excel ei jätä huomiotta.
6. Napsauta tämän esimerkin vieressä olevaa valintaruutua opiskelijanumero sarakkeen otsikko poistaaksesi valintamerkin.
7. Excel etsii ja poistaa vain tietueita, joilla on vastaavia tietoja Sukunimi , Alkukirjain , ja Ohjelmoida kenttiä.
8. Klikkaus kunnossa
9. Valintaruutu suljetaan ja korvataan sanomalla: 1 löydettyjen ja poistettujen kaksoiskappaleiden arvot; 6 ainutlaatuista arvoa on jäljellä.
10. Rivi, joka sisältää toisen tietueen R. Holt opiskelijan tunnuksella ST348-252 on poistettu tietokannasta.
11. Klikkaus kunnossa sulje viesti-ruutu

Tällöin esimerkkitietotaulukon tulisi olla vapaata kaikista päällekkäisistä tiedoista.