Hauska tosiasia: Google Drive julkaistiin vasta kuusi vuotta sitten - ja et silti todennäköisesti muista, millainen elämäsi oli ilman sitä.
Et ole yksin - tiedostojen tallennuspalvelussa on yli 800 miljoonaa aktiivista käyttäjää kuukaudessa ja yli kolme miljardia tiedostoa ladataan päivittäin. Ja kuten tiedät, se on uskomattoman hyödyllinen resurssi järjestäytymisellesi.
Vaikka sinulla olisi siellä vain muutama kymmenen asiakirjaa, nämä vinkit auttavat sinua hallitsemaan niitä paremmin - ja nopeammin.
1. Etsi tiedostoja Flash-sovelluksesta haun avulla
Sen sijaan, että selaat kaikkia tiedostojasi Google Drivessa, voit etsiä etsimäsi tarvitsemiasi hakukentän vaihtoehtoja. Ei enää näy myöhään kokouksiin, koska olet unohtanut, mihin jätit esityksen.
2. Tee työn jakaminen julkisesti yksinkertaiseksi
Haluatko jakaa asiakirjan, esityksen tai laskentataulukon maailman kanssa? Napsauta vain tiedostoa> julkaise verkossa, niin saat julkisen linkin, jonka voit jakaa kenen tahansa ja kaikkien kanssa.
Bonus: Asiakirjasi päivitetään automaattisesti verkossa, kun teet siihen muutoksia Google Drivessa.
3. Seuraa muokkauksia postilaatikossasi
Parasta Google Drivessa on, että sen avulla voit tehdä kommentteja, ehdotuksia ja merkitä sähköpostiosoitteita tiedostoihisi, jotka jaat joukkueesi kanssa. Ja valitsemalla saada sähköposti-ilmoituksia näistä päivityksistä, voit varmistaa, että olet ajan tasalla kaikista asiakirjoihin tehdyistä muutoksista joutumatta avaamaan sovellusta.
4. Tallenna jutut suoraan verkosta
Tallenna Google Driveen Chrome -laajennuksella, kuten nimivihjeillä, voit tallentaa asiakirjoja, kuvia, ääniä, videoita ja muuta suoraan verkkosivulta valitsemasi Google Drive -kansioon. Erittäin kätevä niille muuten hankalille koko sivun kuvakaappauksille!
5. Vedä teksti kuvista
Älä tuhlaa aikaa kirjoittamalla tekstiä kopioitavista PDF-tiedostoista tai kuvista. Google Drive -vaihtoehdolla avata ne Google-dokumenteilla on automaattinen merkkien tunnistus. Tämä tarkoittaa, että muutamassa sekunnissa saat asiakirjan, jossa on sekä alkuperäinen tiedosto että sen teksti valmiina alustamaan ja käyttämään sitä missä tarvitset.
6. Muunna Microsoft-asiakirjat Googleksi helppoa käyttöä varten
Dokumenttien, taulukkojen ja diojen Chromen laajennus Office-muokkauksella on hengenpelastaja, kun joku lähettää sinulle Word-asiakirjan tai Excel-laskentataulukon. Muutamalla napsautuksella Google Drive muuntaa tiedoston Google-muotoon, joten sinun ei tarvitse ostaa uutta ohjelmaa tietokoneellesi.
7. Lyhennä pitkät linkit
Siivota nämä pitkät (ja ei niin ihanat) Google Doc-URL-osoitteet URL-osoitteen Shortener-lisäosalla.
8. Keskustele joukkueesi kanssa työskennellessään asiakirjan kanssa
Jos työskentelet jonkun kanssa samassa Google Drive -dokumentissa, voit keskustella siellä reaaliajassa kysyäksesi kysymyksiä, vaihtaa ideoita tai puhua ajatuksiesi kautta. Ja jos joudut vaihtamaan toiseen työkaluun muutaman minuutin, saat ilmoitukset uusista chat-viesteistä heti selain-välilehdellä.
9. Varmuuskopioi ja synkronoi tiedostot mihin tahansa laitteeseen
Googlen varmuuskopiointi- ja synkronointityökalun avulla voit ladata ja tallentaa tiedostoja (ja kaikki niihin tietenkin tehdyt muutokset tietysti) automaattisesti tietokoneeltasi, jotta voit käyttää niitä millä tahansa muulla laitteella Google Driven avulla. Upea tapa tehdä yksi niistä ylimääräisistä kopioista tiedoista, jotka sinulla todella pitäisi olla.
10. Väri-koordinoi tiedostosi sujuvalle organisaatiolle
Pitäisikö sinun löytää tietyt Google Drive-tiedostot hetkessä? Aseta niiden väri silmiinpistäväksi, ja löydät sen nopeasti.
11. Käytä pikakuvakkeita tallentaaksesi kaikki napsautukset
Google Drivessa on täydellinen luettelo pikanäppäimistä, jotka säästävät sekä napsautuksia että aikaa. Ja voit saada ne aivan käden ulottuvillasi painamalla “Ctrl” ja “/” -näppäimiä Chromebookissa tai Windows-tietokoneessa tai “Cmd” ja “/” Macissa.
Voit säästää aikaa ja löytää parempia tapoja työskennellä näiden työkalujen ja temppujen kanssa. Ja jos Google Drive ei ole vielä digitaalinen tekemäsi ilman, kokeile heitä joka tapauksessa, ja saatat joutua rakastumaan kaikkiin tapoihin, joilla se nopeuttaa ja yksinkertaistaa online-tehtäviäsi.
