Roskapostin seulomisen, oikeiden vastausten muotoilun ja seurantaa vaativien viestien välilehden pitämisen välillä pysyminen postilaatikkosi yläpuolella voi tuntua itsestään työltä. Siksi valitsimme ammattilaisten aivot, jotka ovat tajunnut tehokkaiden, järjestettyjen postilaatikoiden salaisuuden - huolimatta siitä, että sait satoja sähköposteja päivässä. Koska järjestelmän olemassaolo voi auttaa sinua valloittamaan jopa kaikkein väärinkäyttöisimmät postilaatikot.
1. Pidä postilaatikossa vain välittömiä toimenpiteitä vaativat sähköpostit
Saapuneet postilaatikko nolla saattaa olla liian ylevä tavoite, mutta olemalla armoton siitä, mitkä viestit saavat ottamaan kiinteistöjä postilaatikkoosi, voit päästä melko darn lähelle.
”Useimmissa päivissä sähköpostilaatikossani on vähemmän kuin 25 viestiä. Tämä on tarkoituksellista. Haluan pystyä avaamaan postilaatikkoni ja näkemään heti, mikä on kiireellisin ja vastausta vaativa ”, sanoo kansainvälisen hallituksen konsultointiyrityksen vanhempi ohjelmapäällikkö Leigh Ann Newman. "Tämä tapa pakottaa minut toimimaan esineiden kanssa erittäin ajoissa."
Ei ole harvinaista, että Newman vastaanottaa muutaman tunnin kuluessa reilusti yli 100 sähköpostia, joista monet ovat kiireellisiä ja joihin osallistuu korkean tason johtajia. Vuonna 2008 hänellä oli mahdollisuus aloittaa tyhjästä, kun yritys muuttui uuteen sähköpostijärjestelmään yrityskaupan aikana. ”Se oli kuin keväänpuhdistus postilaatikolleni. Ja siitä lähtien en yksinkertaisesti pysty toimimaan postilaatikossa, joka on täynnä vastaamattomia sähköposteja ”, hän sanoo.
2. Luo ”Odotuskansio” toimintoa odottaviin sähköposteihin
Joten mihin sähköpostit menevät, jos et postilaatikkoosi? Luo ”odotuskansio” sähköposteille, jotka vaativat jonkun muun toimia, ennen kuin voit vastata. "Tämä on valtava ajan säästö", sanoo Darcy Miller, työpaikkojen asiantuntija ja Pin and Pivot -yrityksen perustaja, joka oli monien vuosien ajan saanut yli 150 sähköpostia päivässä. "Tällä tavalla nämä sähköpostit eivät hyppää postilaatikkoosi, ja se on loistava paikka etsiä joka päivä tai viikko muistuttaaksesi siitä, mitkä projektit ovat vielä vireillä."
Hän oppi tämän tempun kovalla tavalla, kun ensimmäisen työvuotensa aikana hän ei löytänyt tarvitsemansa sähköpostiliitettä. "Vietin puolet päivästä etsiessään sitä sähköpostia tuhansien sähköpostien joukosta, jotka olivat tuolloin postilaatikossani", hän sanoo. "Lupasin siitä hetkestä lähtien, ottaisin postilaatikkoni hallintaan!"
3. Tee alikansiot tai tarrat uudelle BFF-tiedostollesi
Saapuneet postilaatikot suosittelevat, että luodaan helposti dekoodattava alikansio tai etikettijärjestelmä. Nate Masterson, Maple Holisticin toimitusjohtaja, arvioi saavansa jopa 250 sähköpostia useina päivinä, joten organisaatio on ensiarvoisen tärkeää. "Sähköpostitarrat ovat ystäväsi", hän neuvoo. "Käytä niitä ryhmitellä tärkeitä sähköpostiketjuja, joten kun sinun on etsittävä jotain viitteeksi, voit tehdä sen helposti."
Newman kertoo, että hänen etikettinsä sisältävät aiheita, joista muilla voi olla kysyttävää, tukea tekemilleen päätöksille ja viitemateriaalia tulevia liiketoiminnan tarpeita varten. "Minulla on kymmeniä alikansioita ja satoja sähköposteja arkistoitu viitteeksi", hän sanoo. "Pystyn löytämään tarvitsemani muutamassa sekunnissa pyynnöstä, koska tiedän, mihin se on tallennettu ja kuinka löytää se nopeasti."
4. Aseta Saapuneet-kansion säännöt tai suodattimet
Monet sähköpostipalveluntarjoajat sallivat sinun asettaa postilaatikon sääntöjä tai suodattimia, jotka toimivat puolestasi ja voivat auttaa sinua luokittelemaan sähköpostit nopeasti luokan tyhjentämättä mitään aivovoimaa.
Carex Consulting Groupin toimitusjohtaja Rachel Neill hyödyntää Outlookin sääntötoimintoja pysyäkseen 150 sähköpostiviestissä, jotka löytävät tiensä päivittäin. "Minulla on asetettu sääntöjä, jotka laittavat sähköpostit eri kansioihin, värikoodiin ja priorisoivat lähettäjän perusteella", hän sanoo. Sitten päivän päätteeksi hän etsii nopeasti kaikki, mitä hän on kaipautunut. ”Säännöt auttavat varmistamaan, että seuraan johdonmukaisesti ja estän melua. Tämä auttaa minua pitämään sotkun minimissä. ”
5. Seuraa kalenteria seurataksesi sähköpostiviestejä, jotka edellyttävät seurantaa
Koska jotkut sähköpostit saattavat vaatia enemmän kuin yksinkertaisen vastauksen, Newman suosittelee niiden lisäämistä kalenteriin. ”Jos saan sähköpostiviestin, joka vaatii paitsi välitöntä vastausta myös jonkinlaista seurantaa, siirrän sähköpostin määritettyyn alikansioon ja laitan kalenteriin muistutuksen, joka sisältää kansion sijainnin ja seurannan päivämäärän. vaaditaan ”, hän sanoo.
Hän käyttää Microsoft Outlookia, joka mahdollistaa pääsyn Outlookin kalenteriin, mutta voit tehdä tämän myös Gmailissa. Napsauta vain Lisää-painiketta työkalurivillä ja valitse ”Luo tapahtuma”.
6. Älä anna roskapostikieliä postilaatikossasi
Tuntuu siltä, että pelaat whack-a-mooli mainossähköposteilla? Ole nopea tilauksen peruuttamispainikkeella. Printfulin toimitusjohtaja ja perustaja Davis Siksnans käyttää kolmen lakkoa koskevaa sääntöä myynninedistämissähköposteihin ja uutiskirjeisiin. Kolmas kerta, kun hän poistaa uutiskirjeen tai mainosviestin tietyltä lähettäjältä, hän lopettaa tilauksen luettelosta.
7. Luo mallineita vastauksillesi
Eri vastausten räätälöinti jokaiselle sähköpostiviestille voi olla valtava aika imeä. Jos huomaat lähettävän samantyyppisiä sähköpostiviestejä uudestaan ja uudestaan, voit hyötyä siitä, että pidät luonnoksissa joitain osakevastauksia, joita voit helposti käyttää uudelleen.
Betsy Fein, ammattimaisen järjestäjäyrityksen Clutterbusters presidentti, on usein kysynyt kysymyksiä, joihin voidaan vastata lukittujen ja ladattujen vastausten avulla. "Minulla on ennalta kirjoitettuja sähköposteja, joita voin säätää, ja lähetän sähköposteihin, joissa kysytään samaa asiaa, kuten" kerro minulle palveluistasi "tai" miten tapaan tapaamisen? ""
Jos et halua tehdä tätä käsin, kokeile MixMax Gmail -laajennusta tai mene asetuksiin ja ota käyttöön säilötyt vastaukset. (Napsauta postilaatikkosi oikeassa yläkulmassa olevaa ratasta, valitse pudotusvalikosta Asetukset, valitse ”Lisäasetukset” ja napsauta ”Ota käyttöön” ”Säilytettyjen vastausten” vieressä.) Tämän avulla voit tallentaa malliset vastaukset.
8. Aseta aikablokeja sähköpostien tarkistamiseen - ja pysy niihin
Et todennäköisesti jätä aikatauluasi avoimeksi määrittelemättömän ajan ja pituuden kokouksille ympäri vuorokauden, joten miksi antaa sähköpostin ilmaiseksi hallita tunkeutua päiväsi?
”En jätä sähköpostiviestiani avoinna koko päivän; Asetin tietyt ajankohdat päivän aikana käydä läpi jokaisen sähköpostin ja vastata harkiten, arkistoida tai tallentaa myöhempää käyttöä varten. Tällä tavoin en monitehtäviä ja saan läpi kaikki sähköpostini nopeammin, koska olen itse keskittynyt käsillä olevaan tehtävään ”, sanoo yrityskonsultti David Mitroff. "Suosittelen, että ihmiset alkavat kolmella eri puolituntitunnilla päivässä lukea läpi sähköpostiviestinsä ja vastata niihin sekä pitää postilaatikonsa kiinni loppupäivänä ja säätää tarvittaessa sieltä."
BeenVerified-viestinnän päällikkö Justin Lavelle suosittelee, että ajan esto pysyy päivittäisten sähköpostien ylläpitäjänä, ja suosittelee, että varattaisiin aika viikossa kerran viikossa postilaatikon ylläpitoon. “Valitse aika joka viikko ylläpitää postilaatikkoasi. Suojaa aikaa kuten mitä tahansa muuta tärkeää kokousta ja järjestä ”, hän ehdottaa. "Pyyhi merkityksetön, arkistoi kokonaisuus ja priorisoi tehtäväluettelo."
9. Poista sähköposti-ilmoitukset käytöstä
Vaikka oletkin eronnut tarkistamaan vain sähköpostit ennalta määrätyissä lohkoissa, Saapuneet-ilmoituksen sireenilaulu saattaa olla liian suuri houkutus vastustaa. Jos näin on, ratkaisu on yksinkertainen: Sammuta ilmoitukset. "Jos työskentelet aikajaksoissa, et koskaan mene yli pari tuntia näkemättä sähköpostiasi", Miller sanoo. "Sammuta ilmoitukset, koska ne häiritsevät sinua tekemästä sitä, mitä parhaillaan työskentelet pöydälläsi."
Voit pitää itsesi vastuullisena käyttämällä Boomerangin Saapuneet-tauko-toimintoa. Siksnans sallii sähköpostin saapumisen vain kahdesti päivässä tiettyinä aikoina, kun hän voi kiinnittää huomionsa heihin.
10. Purista Mindless-sähköpostitehtävissä seisokkien aikana
Varmista, että sähköpostitilit synkronoidaan tehokkaasti puhelimeesi, ja käytä tyhjäkäynnillä hetkisiä noutopostituksia. "Suurin osa vastaanotetuista viesteistä ei vaadi suoraa toimintaa", sanoo HomeworkingClub.com: n perustaja Ben Taylor. "Roskapostia voidaan poistaa, muita asioita voidaan arkistoida, ja voit käsitellä paljon näitä vain kahden minuutin supermarketin jonossa ollessasi."
